Часть 1.

Анализ эффективности управления запасами, часть 1

Оборот производственных запасов характеризует скорость движения материальных ценностей и их пополнения. Чем быстрее оборот капитала, помещенного в запасы, тем меньше требуется капитала для данного объема хозяйственных операций.

Оборачиваемость производственных запасов в отраслях промышленности весьма существенно различается. В отраслях с длительным операционным циклом формирование запасов требует более крупных капиталов.

Сроки оборота производственных запасов предприятий одной и той же отрасли, как правило, характеризуют, насколько успешно используется ими капитал. Как было выяснено ранее, накапливание запасов связано с весьма значительным дополнительным оттоком денежных средств, что делает необходимой оценку возможности и целесообразности сокращения срока хранения материальных ценностей. Уровень запасов определяется объемом продаж, характером производства, природой запасов (возможностью их хранения), возможностью перебоев в снабжении и затратами по приобретению запасов (возможной экономией от закупок большего объема) и др.

Уровень незавершенного производства зависит от характера производства, отраслевых особенностей, способа оценки.

Основным фактором, который необходимо учитывать при анализе уровня запасов готовой продукции, является объем продаж, прогнозирование которого требует, в свою очередь, учета реальных потребностей покупателей. Поэтому одно из преимуществ длительных экономических связей связано с возможностью координации производства продукции с планами закупок.

В практике управления запасами выделяют следующие основные признаки неудовлетворительного контроля ресурсов:

• тенденция к постоянному росту длительности хранения запасов;
• непрерывный рост запасов, заметно опережающий рост объема продаж;
• частые простои оборудования из-за отсутствия материалов;
• нехватка складских помещений;
• периодический отказ от срочных заказов из-за недостатка (отсутствия) запасов товарно-материальных ценностей;
• большие суммы списаний из-за наличия устарелых (залежалых), медленно оборачивающихся запасов;
• значительные объемы списаний запасов вследствие их порчи и хищений.

Формирование запасов товарно-материальных ценностей сопряжено с дополнительным оттоком денежных средств вследствие:

• увеличения расходов, возникающих в связи с хранением и владением запасами (аренда складских помещений и их содержание, расходы по перемещению запасов, страхование имущества и др,);
• увеличения расходов, связанных с риском потерь из-за устаревания и порчи, а также хищений и бесконтрольного использования товарно-материальных ценностей (общеизвестно: чем больше объем и срок хранения имущества, тем сложнее осуществлять контроль за его сохранностью);
• увеличения сумм уплачиваемых налогов. В условиях инфляции фактическая себестоимость израсходованных производственных запасов (суммы их списания на себестоимость) существенно ниже их текущей рыночной стоимости. В результате величина прибыли оказывается «раздутой», но именно с нее будет рассчитан причитающийся к уплате налог. Естественно, что по мере увеличения объема запасов растет величина налога на имущество;
• отвлечения средств из оборота, их «омертвления». Чрезмерные запасы прекращают движение капитала, нарушаю! финансовую стабильность, заставляя руководство предприятия в срочном порядке изыскивать необходимые для операционной деятельности денежные средства (как правило, дорогостоящие). Поэтому не без основания чрезмерные запасы товарно-материальных ценностей называют «кладбищем бизнеса».

Эти и другие негативные последствия политики накапливания запасов нередко полностью перекрывают положительный эффект от экономии за счет более ранних закупок.

Значительный отток денежных средств, связанный с расходами на формирование и хранение запасов, делает необходимым поиск путей их сокращения. При этом, разумеется, речь не идет о сведении величины расходов по созданию и содержанию запасов товарно-материальных ценностей к минимуму. Такое решение, скорее всего, оказалось бы неэффективным и привело к росту потерь другого рода (например, от порчи и бесконтрольного использования товарно-материальных ценностей). Задача состоит в том, чтобы найти «золотую середину» между чрезмерно большими запасами, способными вызвать финансовые затруднения (нехватку денежных средств), и чрезмерно малыми запасами, опасными для стабильности производства и, что не менее важно, грозящими имиджу надежного поставщика на рынке, поскольку наличие необходимых для потенциальных клиентов запасов с точки зрения маркетинга может рассматриваться как средство конкурентной борьбы.

Такая задача не может быть решена в условиях стихийного формирования запасов. Для этого необходимо проводить анализ состояния запасов по определенной методике, позволяющей поддерживать конкурентоспособность и сохранять вложения капитала на минимальном уровне.

При разработке методики анализа формирования и состояния запасов необходимо учесть следующие основные факторы:

• политику поставщиков в отношении поставок материальных ценностей;
• допустимые пределы, в которых могут колебаться запасы;
• возможность и объем закупок сверх нормальных потребностей в условиях повышения цен или дефицита материальных ценностей;
• опасность устаревания и порчи материальных ценностей.

Развернутая система анализа запасов прямо или косвенно способствует достижению различных целей, как это показано в табл. 5.26.

Таблица 5.26
Основные задачи анализа запасов и критерии их удовлетворительного решения

1. Достижение поставленных целей предполагает выполнение следующей учетно-аналитической работы.
   Оценка рациональности структуры запасов, позволяющая выявить ресурсы, объем которых явно избыточен, и ресурсы, приобретение которых нужно ускорить. Это позволят избежать излишних вложений капитала в материалы, потребность в которых сокращается или не может быть определена. Не менее важно при оценке рациональности структуры запасов установить объем и состав испорченных и неходовых материалов. Таким образом обеспечивается поддержание производственных запасов в наиболее ликвидном состоянии и сокращение средств, иммобилизованных в запасы.
2. Выбор и обоснование ключевых показателей, которые будут применяться в процессе оценки рациональности управления запасами. Отметим, что указанные показатели могут быть использованы для оценки результатов деятельности конкретных лиц, ответственных за разработку и реализацию политики управления запасами на предприятии. К таким показателям в первую очередь следует отнести показатели, характеризующие оборачиваемость запасов.

Оценка оборачиваемости товарно-материальных запасов проводится по каждому их виду (производственные запасы, готовая продукция, товары и т. д.). В разделе 5.1 отмечалось, что для оценки скорости оборота запасов по данным отчетности используется формула 5.4:

При этом

Более точный расчет среднего объема товарно-материальных запасов основан на данных о ежемесячных остатках материалов.

Срок хранения запасов определяется по формуле

Для более точного расчета длительности хранения запасов используются формулы

и

Анализ состояния и динамики оборачиваемости запасов на предприятии представлен в табл. 5.27.

Таблица 5.7
Оценка состояния оборачиваемости товарно-материальных запасов

Данные табл. 5.27 подтверждают сделанные ранее выводы относительно общего замедления оборачиваемости оборотных активов. Значительно изменилась оборачиваемость производственных запасов, срок хранения которых на предприятии по сравнению с прошлым годом вырос на 5,5 дня. Это свидетельствует о том, что предприятие проводит политику накапливания запасов.

Подобная ситуация является достаточно распространенной в условиях разрыва хозяйственных связей и инфляции. Падение покупательной способности денег заставляет предприятия вкладывать временно свободные средства в запасы материалов. Кроме того, накопление запасов часто является вынужденной мерой снижения риска непоставки (недопоставки) сырья и материалов, необходимых для производственного процесса предприятия. Отметим в этой связи, что предприятие, ориентирующееся на одного основного поставщика, находится в более уязвимом положении, чем предприятия, строящие свою деятельность на договорах с несколькими поставщиками.

3. Определение сроков и объемов закупок материальных ценностей – это одна из самых важных и сложных для российских предприятий задач анализа состояния запасов.

Несмотря на возможность принятия неоднозначных решений, общим для всех предприятий является подход к определению объема закупок, согласно которому учитывается:

• средний объем потребления материалов в течение операционного цикла (обычно определяется на основании результатов анализа потребления материальных ресурсов в прошедших периодах и объема производства в условиях предполагаемого сбыта);
• дополнительное количество (страховой запас) ресурсов для возмещения непредвиденных расходов материалов, например в случае срочного заказа или увеличения периода, требуемого для формирования необходимых запасов.

При анализе сроков и размеров закупок необходимо предварительно обосновать приемлемые для организации значения следующих показателей.

Минимум запаса – уровень запасов, ниже которого имеющийся запас материальных ценностей не должен снижаться.

Максимум запаса – уровень запасов, который не должен превышаться.

Минимальный и максимальный уровни запасов целесообразно определять исходя из дневной нормы их потребления. Расчет должен опираться на результаты детального анализа состава и структуры материальных ценностей и скорости их оборота. Определение минимума и максимума запасов имеет принципиальное значение для анализа запасов, поскольку первый показатель позволяет обосновать недостаток, а второй – излишек оборотных средств в части производственных запасов.

Точка заказа – объем запасов, по достижении которого необходимо повторить заказ для их пополнения. Он может рассматриваться как сумма двух составляющих: минимум запасов плюс объем запасов, который будет израсходован за период с момента размещения заказа до получения материальных ценностей. Задачей анализа в этой связи становится обоснование сроков размещения заказов, не допускающих их полного исчерпания.

Размер заказа  – количество материалов, на которое должен быть составлен заказ для пополнения их запаса. В случае достижения минимума запаса в момент получения пополнения запаса по размещенному заказу фактический запас будет соответствовать максимальному уровню.

Задачей анализа при этом является обеспечение минимальных затрат на создание запасов при обеспечении бесперебойного функционирования. Для этого необходимо учитывать: текущие расходы по содержанию запасов; расходы, связанные с оформлением и размещением заказов; соотношение цены на закупаемые материальные ценности и их объема; опасность устаревания и порчи; размеры складских площадей.

Следует иметь в виду, что интересы отдельных служб организации в отношении политики формирования запасов могут существенно различаться.

Служба МТС заинтересована, как правило, в закупках по возможности большего количества ресурсов, поскольку это позволяет добиться лучших условий поставки и расчетов и к тому же ограничить претензии службы производства по поводу несвоевременного снабжения.

Служба производства также заинтересована в значительных запасах, поскольку это позволяет ей быстро реагировать на заявки службы, отвечающей за продажи.

С точки зрения службы продаж большие запасы, как было отмечено ранее, – средство конкурентной борьбы за покупателя.

В то же время с позиции финансовой службы, оценивающей рациональность управления финансовыми потоками организации, значительные запасы означают рост расходов по их содержанию, обслуживанию и финансированию.

В анализе закупок запасов материальных ценностей должны учитываться две противоположные тенденции: расходы по приобретению большего объема ресурсов в расчете на единицу запасов сокращаются, тогда как расходы по хранению, а также риски устаревания и ухудшения качества растущих запасов увеличиваются. Данный подход, с помощью которого определяется рациональный объем закупаемых ценностей, иллюстрирует рис. 5.3.