ERP – информационная система или концепция управления? Проблемы выбора и внедрения.

«Кто не прибегает к новым средствам, пусть ожидает новых болезней,
потому что время – величайший мастер нововведений»
Фрэнсис Бэкон

Конец 20 века ознаменовался приходом в Россию с Запада корпоративных информационных систем класса ERP, первые попытки внедрения ERP пакетов, по обычной русской традиции с хода – провалились, однако 4 года упорной работы дали свои плоды, на сегодняшний день ERP – пакеты начинают свое торжественное шествие по предприятиям России, внося свой положительный вклад в развитие российской экономики.

ERP – Enterprise Resource Planning (планирование ресурсов предприятия), класс учетно-транзакционных компьютерных систем управления предприятием, предназначенных для планирования и управления всеми ресурсами предприятия, необходимыми для производства, реализации и учета продукции.[1]
ERP имеет двойственную природу: с одной стороны, это прежде всего информационная система, с другой – стандарт (концепция) управления, который реализован в данной информационной системе.
С одной стороны, ERP как информационная система объединяет информацию, использованную многочисленными функциональными подразделениями организации, в унифицированную компьютерную систему. Это означает, что для управления информацией вместо изолированных баз данных каждого отдельно взятого отдела (как например, базы по персоналу, клиентам, заказам, оборудованию, финансам, складам и т.д.), предполагается использовать одну и ту же базу данных. А это позволит руководству компании и работникам в разных отделах всегда иметь одинаковую и актуальную информацию.
Унифицированная природа ERP-системы может привести к значимым преимуществам, включая уменьшение вероятности ошибок, большую скорость и эффективность, и более полный доступ к информации. С лучшим доступом к информации работники и их руководители смогут, во-первых, приобрести лучшее понимание того, что происходит на предприятии, а во-вторых, принимать лучшие, с точки зрения развития бизнеса, решения.
До появления ERP-систем компании хранили свою важную информацию в пределах многочисленных отделов. При этом разные подразделения часто использовали и разные системы и технику, чтобы управлять этой информацией. Кроме того, информация могла быть продублирована много раз в пределах организации, совсем необязательно являлась идентичной и с наличием последних изменений. Некоторая информация вообще могла находиться только на бумаге, затрудняя доступ к ней внутри всей организации.
С другой стороны, ERP как стандарт (концепция) управления, является очередным элементом в системе эволюции стандартов управления предприятием. Точкой отсчета можно считать появление в начале 60-х годов системы планирования потребности в сырье и материалах MRP (Material requirement planning). Данный стандарт был реализован с помощью средств автоматизации, доступных в то время и учитывал особенности технологической цепочки, последовательность операций и их продолжительность, а потому позволял снижать издержки, связанные со складскими запасами. Но вне поля зрения оставались факторы производственных мощностей, их загрузки, стоимости рабочей силы.

Следует отметить, что подобная техника планирования потребности в материалах использовалась на ряде предприятий Европы до начала второй мировой войны, но в ручном варианте. Первым, кто осознал потенциал использования вычислительной техники для решения задачи управления производственными запасами, был Орлицки. [2]

Рисунок 1 – Эволюция систем планирования и управления

Появление системы, учитывающей все факторы, необходимые для успешного управления предприятием, было предопределено, и вскоре в свет вышла система планирования ресурсов производства – MRP II (Manufacturing Resource Planning). Система MRP II является стандартом по управлению ресурсами производства, она включает в себя набор инструментов (элементов), с помощью которых производится успешное управление производством:

• Sales and Operation Planning – планирование продаж и производства
• Demand Management – управление спросом
• Master Production Scheduling – составление плана производства
• Material Requirement Planning – планирование потребностей в сырье и материалах
• Bill of Materials – спецификации продукции
• nventory Transaction Subsystem – складская подсистема
• Scheduled Receipts Subsystem – отгрузка готовой продукции
• Shop Flow Control – управление производством на цеховом уровне
• Capacity Requirement Planning – планирование производственных мощностей
• Input/output control – контроль входа/выхода
• Purchasing – материально-техническое снабжение
• Distribution Resource Planning – планирование запасов сбытовой сети
• Tooling Planning and Control – планирование и управление инструментальными средствами
• Financial Planning – финансовое планирование
• Simulation – моделирование
• Performance Measurement – оценка результатов деятельности

Параллельно с системами планирования ресурсов производства развивались бухгалтерские программы и приложения, автоматизирующие различные участки работы предприятия. В 90-х годах стало возможно создание системы Enterprise Resource Planning (ERP), объединяющей все внутренние ресурсы предприятия. В основу был положен принцип единого хранилища данных. Информация перестала передаваться от системы к системе, а каждый корпоративный пользователь мог получать нужную ему информацию — в пределах своих полномочий.

ERP-систему, в отличии от MRP II, нельзя назвать стандартом – это скорее концепция, так как на сегодняшний момент «детально» не определен круг задач, стоящих перед ERP-системой, как и каким образом (с помощью каких инструментов) система должна решать поставленные перед нею задачи. Каждая компания, производящая ERP пакеты, решает это на свое усмотрение, но в большинстве присутствуют следующие элементы (модули):

• производство;
• финансы;
• управление знаниями;
• управление затратами;
• управление кадрами;
• логистика;
• бизнес-анализ;
• конфигуратор продукции;
• проекты.

Последним шагом в эволюции систем управления и планирования является появления систем класса ERP II – Enterprise Resource and Relationship Processing, управление внутренними ресурсами и внешними связями предприятия. Основное отличие систем этого класса – наличие элементов, автоматизирующих функции, обращенные вовне – CRM (Customer Relations Management) и SCM (Supply Chain Management) – управление отношениями соответственно с заказчиками и с поставщиками.

Рассмотрев природу ERP, выясним какой эффект дает использование данной системы. В России опыт использования ERP систем пока очень незначителен, поэтому воспользуемся зарубежным. Согласно статистике Американского общества по управлению производственными запасами, внедрение современной ERP-системы может обеспечить следующую отдачу:[3]

Таблица 1 – эффект от внедрения ERP – системы

Таким образом, благодаря успешному внедрению ERP-системы, создаются условия для увеличения ликвидности предприятия за счет изменения структуры его активов: уменьшение в доле оборотных активов дебиторской задолженности; более эффективное использование средств предприятия за счет увеличения общей оборачиваемости как всего капитала в целом, так и отдельных его частей; снижение потребности предприятия в оборотных средствах за счет повышения ритмичности работы; уменьшения запасов и внедрение прогрессивных методов их планирования и контроля – вот основные элементы, определяющие прямой экономический эффект от внедрения ERP-системы.

Если вы решили что, ERP-система вам необходима, то перед вами обязательно встанет две проблемы, которые необходимо будет решить: выбор ERP-системы и внедрение.

Одна из самых больших проблем при реализации ERP-системы – это не ее выбор, а ее внедрение. Зарубежный опыт показывает, что только 30-50% реализаций ERP-систем оказываются успешными. Внедрение ERP достаточно продолжительный процесс, в больших компаниях полная автоматизация всех бизнес-процессов занимает от 2 до 3 лет. Существует два основных способа внедрения ERP-пакетов:

• Помодульное внедрение. ERP-системы состоят из «кубиков», предназначенных для внедрения на разных «участках» бизнеса. Например, для обслуживания финансовых потоков предприятия предназначен модуль «Финансы», а для учета движения материальных ресурсов — «Логистика». При данном способе внедрения происходит постепенно – внедрение всей ERP-системы по модулям. Обычно внедрение начинают либо с самого простого участка (бизнес процесса), когда нужно показать результат быстро и сразу (в этом случае первым обычно внедряется модуль «Финансы»), либо с самого проблемного, который зачастую и является самым сложным («Производство», «Логистика» и т.д.). Все зависит от задач, стоящих перед группой внедрения.
• Полное внедрение по принципу «все и сразу». Подходит для только что открывшихся предприятий, особенно при покупке бизнеса по франчайзингу. Зачастую при покупке лицензии ведения определенного вида бизнеса под определенной торговой маркой (Mac Donalds, Coca–Cola, и т.д.), предприятию кроме раскрученной торговой марки, правил ведения бизнеса и т.д. предлагается корпоративная информационная система, автоматизирующая и стандартизирующая все бизнес-процессы. Таким образом, предприятию предлагается уже готовый «трафарет» по организации и ведению бизнеса, реализованный в информационной системе.

На процесс внедрения – его успешность, сроки, качество оказывают влияние следующие факторы:

1. Наличие административного ресурса на уровне топ – менеджмента, лучше, если это будет генеральный директор. Внедрение ERP-пакета затрагивает все службы предприятия – необходимо не только желание руководства, но и его постоянная помощь в решении возникающих проблем. Топ менеджмент должен быть полностью заинтересован в успешном внедрении ERP-системы.
2. Корпоративная культура. Особенно это касается старых предприятий, где десятилетиями складывалась определенная культура взаимоотношений, которую нарушает ERP-система. Сотрудники среднего и низшего звена должны понимать, что система будет внедрена и этот процесс неотвратим. Попытки саботажа и затягивания введения в эксплуатацию системы необходимо жестко пресекать.
3. Наличие соответствующего технического обеспечения.
4. Компьютерная грамотность персонала. Перед внедрением необходимо обеспечить базовый уровень компьютерной грамотности среди персонала, причем не только среди клерков, но и производственных менеджеров (начальников цехов, участков и т.д.) Один из способов решения данного вопроса – обучение и сертификация персонала по одной из компьютерных образовательных программ – Европейские компьютерные права (ECDL), Компьютерное образование взрослых (КОВ) общества Знание и т.д.
5. Текущие состояние автоматизации на предприятии – наличие и состояние справочников – номенклатурных номеров материально производственных запасов, описание производственных маршрутов и процессов и т.д.
6. Состояние бизнес-процессов на предприятии. Необходимо решить, какие бизнес-процессы лучше взять из ERP-системы, в связи с тем, что они лучше решены там, какие оставить собственные – реализовав их в ERP-системе.
7. Внедрение пакета силами только консультантов невозможно, к тому же это слишком дорого. Необходимо выделение сотрудников предприятия, которые часть своего рабочего времени будут посвящать внедрению системы. Кроме того, в дальнейшем, именно на них ляжет основная нагрузка по поддержанию ERP-системы в рабочем состоянии.

Что касается проблемы выбора, то на настоящий момент на Российском рынке ERP-систем для крупных предприятий можно выделить три основные системы: Oracle E-Business, SAP R/3 и Baan (ERP и IV). В последние время, в связи со сменой собственника и разработчика, появился новый игрок – новый владелец системы Axapta – компания Microsoft, начала активное позиционирование своего ERP-пакета MBS Axapta, как систему для средних и крупных предприятий, поэтому в ближайшее время на рынке ERP-систем ожидаются крупные изменения.

Рисунок 2 – Российский рынок ERP-систем для крупных предприятий

Каждый из этих пакетов имеет отраслевые решения, они различны, но следующие решения являются базовыми и присутствуют практически во всех пакетах: авиакосмическая отрасль и ВПК; судостроение; машиностроение; пищевая промышленность; металлургия; автомобилестроение; химическая промышленность; нефтегазовая промышленность; целлюлозно-бумажная промышленность.

Сравнивать ERP пакеты достаточно проблематично, каждый имеет свои плюсы и минусы. Согласно исследованиям, проведенным Шведской компаний Data Research DPU, наиболее лучшие показатели по следующим позициям заняла следующая тройка ERP – пакетов:[4]

Таблица 2 – Сравнение ERP-систем для крупных компаний по различным параметрам, тройка лидеров

Компании разработчики в основном не занимаются внедрением пакетов, отдавая процесс внедрения «на откуп» консалтинговым компаниям. В Росси рынок услуг по внедрению ERP пакетов на текущий момент достаточно молод, но и уже на сегодняшний день на нем сформировались свои лидеры:

• ООO «Альфа Интегратор» – «БААН Евразия» – ERP пакет Baan
• Компания Columbus IT Partner Russia – ERP пакет MBS Axapta
• Компания ООО «САП СНГ и страны Балтии» – ERP пакет SAP R/3
• Компания «Oracle СНГ» – ERP пакет Oracle E-Business

Последний вопрос: сколько же все это стоит? Точную цифру назвать трудно, все зависит от размеров бизнеса, внутреннего состояния компании и т.д. Для крупных компаний цифра начинается от нескольких миллионов долларов, состав затрат при внедрении системы обычно следующий: 20% – лицензия на программное обеспечение, 40% -консалтинговые услуги, 20 % – техническое обеспечение и остальные 20% обучение персонала.