Формирование отчетности компании с использованием «мэппинга»

Оперативное и качественное принятие решений менеджментом предприятия зависит от грамотно выстроенной в компании системы управленческого учета. Управленческий учет здесь в соответствии с общепринятой практикой применения данного термина означает использование принципов учета и управления финансами для решения задач в следующих областях деятельности предприятия:

• разработка и реализация бизнес-стратегии;
• осуществление планирования и контроля;
• эффективное использование ресурсов;
• повышение эффективности деятельности;
• сохранение материальных и нематериальных активов;
• корпоративное и внутрифирменное управление бизнес-процессами

Доступ к учетной информации в любом случае осуществляется с использованием различного вида отчетов.

Поскольку сбор и хранение данных о хозяйственной деятельности предприятия –достаточно трудоемкий и затратный процесс, то эффективное использование этой информации становится важной задачей и конкурентным преимуществом. Объем собираемой информации определяется менеджментом компании как компромиссное решение между требованиями государства и регулирующих органов по раскрытию информации и максимальным объемом возникающей в процессе деловой активности предприятия информации (финансовой, технологической, статистической).

Наиболее эффективным способом использования формируемой в процессе деятельности информации является создание хранилища данных (datewarehouse), на основе которого с использованием OLAP-технологий любой менеджер предприятия может сформировать отчет для анализа данных в нужном ему аналитическом разрезе и обеспечить себя информацией для принятия решений.

Однако в настоящее время наиболее распространенным вариантом остается создание информационной системы, в которой накапливаются данные и, как правило, имеется генератор пользовательских отчетов, который дополняет типовые отчеты, предусмотренные разработчиком системы.

Обычно разработчики программного обеспечения предлагают пользователям регулярно обновляемые формы внешней (для контролирующих органов) отчетности (бухгалтерской и налоговой) и рекламируют возможность создания любых видов управленческих отчетов, необходимых предприятию. Однако созданный отчет не обязательно корректно сформирован.
С проблемой корректного формирования (заполнения) отчетов предприятие остается один на один.

Необходимость для предприятия формировать отчетность по Международным стандартам может только усугубить ситуацию.

Ключевым моментом формирования отчетности во всех случаях является необходимость создать связь между учетными данными в информационных системах и соответствующими полями в формах отчетности.

Возможны следующие варианты организации взаимосвязи:

• В виде таблицы описания взаимосвязей или соответствия полей отчета и данных в системе (с последующим написанием алгоритма автоматического формирования отчета).
• Путем ручной выборки необходимой информации (с полным отсутствием возможности автоматизировать отчет).
• Смешанный вариант, предполагающий наличие таблиц взаимоувязки и ручные расшифровки и корректировки при формировании отчетности.

Первый вариант организации взаимосвязи информационных учетных систем с формами отчетности (посредством таблиц описания взаимосвязей) называется «мэппинг».

Мэппинг (в широком понимании) – это преобразование данных из одной формы в другую. Для бухгалтерского учета мэппинг – это составление таблицы соответствий бухгалтерских счетов из различных планов счетов, например российского плана счетов и плана счетов GAAP (МСФО) (или плана счетов управленческого учета).

Пример 1. Смешанный вариант организации взаимосвязи.

Большинство компаний составляют отчетность, например по МСФО, путем трансформации. Метод основан на подходе, в соответствии с которым информация, сформированная по российским стандартам, анализируется и корректируется для приведения ее в соответствие с МФСО.

Отчетность трансформируется, как минимум в четыре этапа с использованием таблиц мэппинга и ручных корректировок.

1-й этап. Структурная трансформация баланса и отчета о прибылях и убытках. В результате делаются перегруппировка и агрегирование отдельных статей финансовой отчетности в целях подготовки базы данных для выполнения последующих корректирующих проводок. При этом таблица мэппинга содержит показатели финансовой отчетности по РСБУ и их отражение в промежуточной отчетности по МСФО.

2-й этап. Выполнение корректирующих проводок, направленных на устранение качественных различий между российской отчетностью и отчетностью по МСФО. Делается специалистом по трансформации вручную.

3-й этап. Составление отчетности по МФСО на основе трансформированных баланса, отчета о прибылях и убытках и прочих форм. Таблица мэппинга включает показатели промежуточной отчетности по МСФО и описание корректировок, сделанных специалистом по трансформации.

4 –й этап. Подготовка описательной части отчета.

Таблица 1. Иллюстрация взаимоувязки российского плана счетов бухгалтерского учета с планом счетов GAAP (извлечение)

Таблицы мэппинга используются также при формировании управленческой корпоративной отчетности (чаще в холдингах, компаниях с филиалами).

Основой настройки мэппинга является определенным образом (согласно принятым в компании стандартам) сгруппированные данные учета.

Проще говоря, создавая строку корпоративной отчетности, мы указываем, какие именно обороты (или сальдо счетов (субсчетов)) и в каком порядке должна использовать автоматическая система учета для формирования этой строки.

Мэппинг – это заложенные вами правила, по которым будут формироваться необходимые вам отчеты. Технические принципы формирования строк мэппинга одинаковы для всех форм отчетности, разница только в наполнении.

В связи с этим следует отметить, что настраиваться мэппинг должен квалифицированными специалистами и, что немаловажно, в едином методологическом ключе. Процедура мэппинга требует достаточно много времени.

Основой управленческого учета (как и бухгалтерского учета) являются: план счетов, статьи бюджета и различные аналитические справочники.

Однако управленческий план счетов значительно отличается от стандартного плана счетов, который используется для ведения учета бухгалтерией, так как часть счетов управленческого плана счетов (далее – УПС) может иметь более подробную аналитику, а другая часть, возможно, более укрупненную аналитику (все зависит от конкретного предприятия). Структура аналитических справочников тоже разная, так как для управленческих отчетов нужно представление учетной информации в совершенно ином разрезе, чем для бухгалтерских отчетов.

Безусловно, на практике увязка показателей (мэппинг) управленческого, налогового и бухгалтерского (финансового) учета вызывает массу проблем.
Рассмотрим некоторые из них.

1. Нехватка аналитики в рабочем плане счетов (далее РПС) фирмы.

Это и понятно, так как предприятия, которые создавались на один день, не всегда имели долгосрочную стратегию, и интересы акционеров не всегда соблюдались. Сегодня изменилась сама культура бизнеса. Акционеры, в том числе и государство, проявляют все больший интерес к тому, насколько грамотно и умело менеджеры всех звеньев управляют предприятием.
Решением данной проблемы являются расширение и дополнение имеющегося на фирме РПС и постепенное накапливание информации на вновь вводимых счетах (субсчетах).

Осмысление основных подходов построения Плана счетов, а также трех компонент (финансовой, налоговой, управленческой) единой системы учета на фирме предопределяют необходимость выделения в системном подходе к РПС коммерческой организации трех базовых составляющих, а именно:

1. финансовой (бухгалтерской);
2. налоговой;
3. управленческой.

Содержание каждой составляющей, в конечном счете, должно быть определено разработчиками РПС исходя из требований, предъявляемых к финансовому, управленческому и налоговому учету пользователями информации.

Возможные трактовки финансовой, налоговой и управленческой составляющих системного подхода к РПС представлены ниже.

Финансовая (бухгалтерская) составляющая. Использование РПС должно обеспечить возможность формирования всех (без исключения) результатных учетно-аналитических показателей внешней финансовой отчетности и пояснительной записки в разрезе бухгалтерских счетов Главной книги на отчетную дату. Блок бухгалтерских счетов РПС, задействованных для формирования внешней бухгалтерской отчетности, – это финансовые счета. В свою очередь, финансовые счета подразделяются на аналитические и синтетические. Субсчета финансового учета РПС являются промежуточными между аналитическими и синтетическими. Причем финансовые аналитические и синтетические счета, а также субсчета могут представлять собой неотъемлемую часть управленческой составляющей РПС. Так, например, данные, отраженные на отдельных субсчетах финансового счета 90 «Продажи», имеют важное значение для принятия управленческих решений.

При формировании группы финансовых счетов РПС необходимо выполнить следующие требования:

1. между статьями внешней бухгалтерской отчетности и остатками на финансовых счетах должно быть установлено такое соответствие, которое не требует дополнительных логических операций для определения типа статьи отчетности;
2. минимальный из возможных набор финансовых счетов РПС необходимо целенаправленно формировать исходя из состава показателей внешней финансовой отчетности;
3. каждый показатель внешней финансовой отчетности должен быть получен из данных финансового учета с использованием РПС без каких-либо дополнительных расшифровок и корректировок.

Налоговая составляющая. Применение РПС в системе бухгалтерского учета обеспечивает возможность исчислять налоговую базу и величину прибыли для целей налогообложения в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ. Реализация налоговой составляющей системного подхода к РПС предполагает:

1. организацию аналитического финансового и налогового учета расходов и доходов с целью выявления их влияния на величину налогооблагаемой базы для исчисления налога на прибыль коммерческой организации путем детализации финансовых счетов (01 – 99) РПС;
2. разработку перечня налоговых счетов (например, 101–199). Их внедрение даст возможность вести учет отклонений учетных данных объектов финансового и налогового учета с целью создания на базе финансового учета и финансовой отчетности налогового учета и налоговой отчетности;
3. разработку правил, позволяющих откорректировать влияние налоговой составляющей на единую интегрированную бухгалтерскую отчетность с целью исключения дублирования отчетных (результатных) учетно-аналитических показателей.

Управленческая составляющая. В РПС для получения результатных учетно-аналитических показателей управленческой внутренней отчетности и ведения управленческого учета выделяется блок управленческих счетов (например, 201–299). На этих управленческих счетах осуществляется двойная запись регулировок к финансовым счетам 01–99 исходя из требований, предъявляемых пользователями к внутренней управленческой отчетности. В дальнейшем данные на управленческих счетах 201–299 при использовании определенных правил дополняют (корректируют) данные на финансовых счетах 01–99. Результатом таких действий являются показатели внутренней управленческой отчетности.

Реализация управленческого аспекта в системном подходе к формированию РПС предполагает разработку:

1. положений учетной политики (внешней и внутренней), уточняющих критерии признания объектов учета, их оценку, а также раскрытие содержания статей управленческой отчетности;
2. подсистемы управленческих счетов единого РПС, необходимой для регистрации и обобщения отклонений данных управленческого учета от данных финансового учета;
3. альтернативного финансовой отчетности состава форм управленческой отчетности.

Кроме того, при формировании блока управленческих счетов РПС необходимо разработать таблицу «Взаимосвязь (мэппинг) между подсистемами финансовых и управленческих счетов с показателями альтернативной управленческой отчетности».

Таблица 2. Мэппинг операций российского бухгалтерского (финансового) учета для формирования строк формы корпоративной отчетности «Баланс» (извлечение)

Бесспорно, решение о создании в коммерческой организации интегрированной системы бухгалтерского (финансового, налогового и управленческого) учета и разработки для такой системы единого рабочего плана счетов на основе типового Плана счетов не является однозначным. Теоретически к построению рабочего плана счетов коммерческой организации могут быть применены следующие подходы (в случае использования планов счетов для трех видов бухгалтерского учета):

• единый интегрированный план счетов финансового, налогового и управленческого учета;
• интегрированный план счетов финансового и налогового учета, автономный план счетов управленческого учета;
•  интегрированный план счетов финансового и управленческого учета; автономный план счетов налогового учета;
•  интегрированный план счетов налогового и управленческого учета; автономный план счетов финансового учета;
•  автономные планы счетов финансового, налогового, управленческого учета.

2. Проблемы построения справочников и классификаторов, основными из которых являются:

• дублирование информации в справочниках;
•  некорректная кодировка срок справочников.

Часто случается, например, что отсутствует единый порядок присвоения кодов и наименований, один и тот же контрагент может быть указан в справочнике дважды (ООО «Ромашка» и «Ромашка» ООО, иные варианты и комбинации) или под разными наименованиями (например, под полным и под сокращенным). Поиск необходимых данных в информационной системе по неструктурированным справочникам достаточно сложен и неудобен. Кроме того, беспорядок в справочниках вызывает ошибки в составляемой отчетности.

Например, каждое предприятие, входящее в холдинг, в определенной степени самостоятельно ведет первичный учет, разрабатывает и пополняет собственные справочники. Этой работой на предприятиях, как правило, занимаются разные службы: финансовые подразделения, отдел маркетинга, юридический отдел и др. Все это позволяет принимать оптимальные управленческие решения в рамках конкретного предприятия. Однако понимание и возможности анализа текущего состояния холдинга в целом очень затруднены из-за неструктурированности и неунифицированности информации.

Иная часто встречающаяся ситуация: в одной из компаний из-за регулярных запросов отдела маркетинга в бухгалтерию о структуре продаж бухгалтерам приходилось вручную собирать сведения в необходимых информационных разрезах. Это было связано с тем, что в отделе продаж в справочник не всегда вносились данные, нужные для автоматического формирования требуемых отчетов.

– Несовместимость частей автоматизированной системы учета.
Например, снабжающее подразделение ведет регистры и справочники МТЦ в программе Cache, а бухгалтерские (финансовые) и управленские регистры, справочники ведутся в SAP R3, там же формируется отчетность компании. Форматы представления данных в этих программах различны, поэтому конвертация данных между ними затруднена, а в некоторых случаях напрямую невозможна.

При разработке справочников следует придерживаться следующих принципов.

– Детализация и структура справочников должна быть такой, чтобы можно было быстро обрабатывать данные и формировать требуемые отчеты.

Если справочник имеет недостаточную детализацию, то это усложнит получение необходимой информации. Например, если в середине года необходимо узнать о затратах на выпуск рекламных брошюр по заказу отдела маркетинга, а до этого все маркетинговые затраты учитывались вместе, то потребуется делать дополнительную выборку информации по косвенным признакам (например, по типографиям). (Для холдингов или групп компаний детализация справочников будет зависеть от требований к структурированию информации не только отдельного предприятия, но и всего холдинга.)

Если справочник сильно детализирован, то его тяжело наполнять информацией и использовать в работе. Например, справочник «Движение денежных средств» может содержать более тысячи различных назначений платежа. Подготовка отчета о движении денежных средств по основным платежам для генерального директора потребует много времени, поскольку придется провести необходимую группировку (укрупнение показателей или выборку необходимой из массива избыточной информации). Кроме того, при вводе информации пользователь может не знать, куда необходимо отнести тот или иной платеж. Это неизбежно приведет к неверному выбору позиций из справочника или отнесению платежа к «прочим». Можно порекомендовать детально описать, какие объекты учета могут быть отражены по каждой строке справочника.

– Кодирование элементов справочника должно исключать дублирование сведений и способствовать ускорению работы со справочником. Перед кодированием данных необходимо определить, в какой из информационных систем предприятия будут храниться эталонные справочники. Возможность использования тех или иных кодов во многом будет зависеть от возможностей системы. В качестве такой системы может выступать бухгалтерская программа, информация из которой автоматически переносится в другие системы, использующие такие же справочники.

– Следует избегать использования похожих кодировок в разных справочниках.
Например, если при анализе продаж отдел маркетинга выделяет группы покупателей не по регионам, а по городам и областям, то группы для анализа не должны совпадать с кодами федеральных регионов. В противном случае это приведет к ошибкам при вводе информации. Так, для Москвы установлен код «77», а на предприятии под этим кодом числится Белгородская область. В результате сотрудник может отнести определенный вид продаж не к области, а к Москве, и информация будет искажена. В данном случае рекомендуется создавать коды разной длины, например для кодировки маркетинговых групп использовать три цифры (код «770» для клиентов Белгородской области);

– В идеале код справочника не должен превышать 8 символов. В противном случае данные сложно вводить, так как коды нелегко отличить друг от друга.

– создавая взаимосвязанные справочники, следует исключить их дублирование. Чтобы избежать появления ошибок в справочниках (вследствие бессистемности и хаотичности их заполнения), необходимо проанализировать содержащуюся в них информацию на предмет выделения данных, которые могут формировать отдельные справочники.

– Разработав единую систему справочников, необходимо обеспечить ее защиту от несанкционированного внесения изменений. Достаточно высокая безопасность обычно может быть достигнута как за счет использования способов идентификации пользователей, так и за счет разграничения прав доступа пользователей к информации. Чаще всего для создания и поддержания справочников в компаниях разрабатываются регламенты, в которых определяются ответственные за занесение информации в справочники и ее модификацию.

В заключение следует сказать, что решать вышеобозначенные проблемы необходимо до начала настройки мэппинга. В противном случае вряд ли можно рассчитывать на формирование управленческой отчетности. Даже если отчетность сформируется, то вероятность, что она будет корректной, практически равна нулю. Причины очевидны:

1. Ошибки, которые появятся из-за ранее описанных проблем.
2. Ошибки ведения бухгалтерского учета (как методологические, так и счетные). Учет ведут люди, не надо это забывать.
3. Далее следовало бы привести длинный перечень различных вариантов ошибок, источником которых будут результаты наложения п. 1 и 2. Однако, на наш взгляд, это излишне.