Неоперационные расходы банка: оптимизация и контроль

Результативность финансово-хозяйственной дея­тельности, управления активами и пассивами обеспечивается в том числе наличием эффек­тивной системы внутреннего контроля. Контроль не­операционных расходов – это отдельная и немало­важная составляющая внутреннего контроля.

Служба внутреннего контроля (СВК) организует свою деятельность в соответствии с принципами Ба-зельского комитета в целях:

• обеспечения соблюдения всеми сотрудниками банка требований внутренних документов, а также требований российского законодательства и нормативных актов ЦБ РФ;
• обеспечения эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности банка при совершении сделок, управления активами и пассивами, включая обеспечение сохранности активов.

В зависимости от объёма расходов банка должна строиться политика в контролируемой сфере деятель­ности, определяться количественный и профессиональный состав служащих отдела контроля неопера­ционных расходов (ОКНР) СВК. Необходимо отметить, что рентабельность такого подразделения в СВК за­висит от объёма произведённых банком расходов. Чем крупнее банк, тем больше его затраты на содержание, тем больше акционеры заинтересованы в осуществ­лении независимой экспертизы действий своих ме­неджеров и контроле затрат. В ИНВЕСТСБЕРБАНКе (ОАО) экономическая эффективность создания отдела рассчитывалась примерно следующим образом:

• неоперационные расходы банка составляют ~100 млндолл. США;
• контролируемая подразделением часть ~30 млн долл

Если поставить задачу сэкономить в первый год хотябы 1 %, то при затратах на подразделение (заработная плата, аренда, оборудование, канцелярия), равным 100 тыс. долл. в год, примерная прибыль банка составит ~ 0,2 млн долл. США. За первое полугодие работы ОКНР СВК эта задача была перевыполнена.

Что же такое неоперационные расходы и насколько легитимен этот термин? В соответствии с Указанием ЦБ РФ от 28.09.99 № 650-У «О внесении изменений и дополнений в инструкцию Банка России от 11.09.97 № 65 „О порядке осуществления надзора за банками, имеющими филиалы"», термин «неоперационные рас­ходы» заменён термином «другие операционные рас­ходы, а также расходы на содержание аппарата, социально-бытовые расходы, штрафы, пени, уплаченные неустойки и ряд других производственных расходов».

Указать причину, по которой ЦБ РФ столь безжа­лостно отнёсся к слову «неоперационный» не берёмся, однако позволим предложить свою формулировку, от­давая себе отчёт, что мы это делаем далеко не первы­ми. Полагаем, что имеем на это право, так как термин давно и прочно вошёл в профессиональную лексику и удобен для восприятия и краткости описания широ­кого спектра работ.

Итак, «неоперационные расходы», по версии спе­циалистов ИНВЕСТСБЕРБАНКа (ОАО), – это расхо­ды на:

• приобретение, содержание и эксплуатацию зданий, помещений, сооружений, оборудования, автотранспорта, техники и прочего имущества;
• приобретение основных средств, нематериальных активов и материальных запасов;
• оплату любого рода услуг, связанных с хозяйственной, рекламно-информационной, социально-бытовой и охранной деятельностью банка.

ОКНР СВК ИНВЕСТСБЕРБАНК (ОАО) создан в соответ­ствии с Положением об организации внутреннего кон­троля в кредитных организациях и банковских группах от 16.12.03 № 242-П, утверждённым Центральным бан­ком РФ, и отвечает принципам рекомендаций Базель-ского комитета по банковскому надзору. В письме ЦБ РФ от 13.05.02 № 59-Т «О рекомендациях Базельского комитета по банковскому надзору» в приложении «Внутренний аудит в банках и взаимоотношения над­зорных органов и аудиторов», в статье «Сфера ком­петенции» (принцип 9 статьи 37), указано, что «де­партаменты по контролю или мониторингу конкретной деятельности подразделения банка» – а к ним отно­сятся департамент поддержки бизнеса, департамент информационных технологий и другие «затратные» подразделения – «являются частью системы внутрен­него контроля». И далее, «в целях большей эффектив­ности департамент внутреннего аудита может при вы­полнении им своих задач использовать информацию, поступающую от различных контрольных департамен­тов». Таким образом, СВК может использовать инфор­мацию, поступающую от контролирующих подразде­лений, созданных внутри департаментов и в то же время обязано проверять их конкретную деятельность. В целях сокращения управленческих расходов и времени на принятие решений, касающихся оформления договоров и прохождения оплаты хозяйственных счетов в ИНВЕСТСБЕРБАНКе (ОАО) было принято решение об объединении подразделений по проверке неоперационных расходов в «Центрах затрат» и под­разделения внутреннего аудита. Данный принцип изо­бражён на схеме 1.

Подразделение контроля неоперационных расхо­дов создано в СВК ещё и потому, что СВК имеет осо­бый статус в банке, так как действует под непосредст­венным руководством совета директоров и независимо от остальных подразделений, что даёт возможность производить независимую оценку деятельности бан­ка. Место в структуре СВК отдела контроля неопера­ционных расходов представлено на схеме 2.

В письме ЦБ РФ от 10.06.01 № 87-Т «О рекомен­дациях Базельского комитета по банковскому надзо­ру» в приложении «Система внутреннего контроля в банках: основы организации» в принципах 5 и 10 от­ражены мониторинг деятельности по осуществлению контроля и разделение полномочий. ОКНР СВК в соот­ветствии с этими принципами осуществляет контроль различных подразделений на постоянной основе, пу­тём организации системы согласования, системы сверки счетов и перекрёстной проверки.

Основная цель создания подразделения контроля неоперационных расходов в банке – это сохранение

и рациональное использование денежных ресурсов и имущества акционеров. Задача сотрудников ОКНР СВК заключается в том, чтобы профессионально опре­делить целесообразность затрат, эффективность по­траченных средств, «промониторить» рынок и в случае необходимости дать предложения по снижению расхо­дов. И ни в коем случае не нарушить технологический процесс приобретения товаров и услуг, тем самым оста­новив бизнес или администрирование в банке.

Как известно, последующий контроль, предприни­маемый аудиторами, оказывает определённое воз­действие на менеджеров, участвующих в процессе расходования средств. Однако аудиторы не контро­лируют сам процесс и, таким образом, не могут на эта­пе подготовки расходов отследить риски и нарушения, возникающие в процессе приобретения товаров и ус­луг. В нашем случае мы предлагаем осуществлять предварительный контроль. Во многих случаях его не­возможно «оцифровать», т. е. точно определить полез­ность участия сотрудника СВК на стадии проработки документов, заключения договоров, оплаты счетов и т. д. Однако на многих сотрудников само участие в процессе расходования средств СВК оказывает не­обходимое, положительное для банка воздействие, что отражается на результатах экономии средств все­го предприятия. В результате проведённого сотруд­никами ОКНР СВК анализа рынка в подразделениях за первое полугодие работы была сокращена сумма вы­писанных счетов на 1 млн руб. Далее темпы сокраще­ния снизились, что указывает на наличие «эффекта присутствия», а это само по себе уже является поло­жительным результатом.

Выполнению вышеизложенных задач помогают разработанные нами следующие направления кон­троля.

• 1. Контроль при заключении договоров, счетов, заявок, служебных документов на материально-техническое обеспечение, в том числе на приобретение помещений, техники, сооружений, технического и банковского оборудования, вычислительной, информационной и другой оргтехники, средств связи, канцелярских, хозяйственных и бытовых товаров, полиграфической и иной PR-продукции и других товарно-материальных ценностей, согласование условий и сроков поставок и реализацииматериально-технических ценностей, согласование целесообразности и стоимости заключаемых договоров.
• 2. Контроль при заключении договоров, счетов,заявок, служебных документов на осуществление различного вида услуг, в том числе на выполнение:
  • строительных работ;
  • эксплуатационных работ;
  • хозяйственных услуг;
  • типографских и PR – услуг;
  • контроля услуг, связанных с охраной;
  • согласования условий и сроков поставок услуг;
  • согласования целесообразности и стоимости заключаемых договоров.
• 3.   Осуществление контроля неоперационных затрат при заключении договоров аренды (в том числе помещений) и лизинг.
• 4. Контроль за соблюдением подразделениями положений внутренних и внешних документов, регла­ментирующих вопросы хозяйственно-финансовой и материально-технической деятельности.
• 5. Контроль за наличием основания для включе­ния подразделениями статей расходов в смету содер­жания банка.
• 6. Контроль за соблюдением тендерным комитетом условий обеспечения конкурентной среды,
  эффективного использования ресурсов подрядчикаи расходования средств банка.

Вся работа по обеспечению контроля заканчи­вается рекомендациями по снижению неопераци­онных расходов.

Исходя из вышеизложенного, сотрудники СВК, осу­ществляющие контроль за неоперационными расхо­дами, должны обладать широким кругозором в об­ласти хозяйственной деятельности. Оптимальным считаем наличие в ОКНР СВК специалистов, работав­ших ранее в подразделениях обеспечения бизнеса, строительных компаниях и профессионалов, разби­рающихся в IT-технологиях.

По мнению сотрудников СВК ИНВЕСТСБЕРБАНКа (ОАО), существует две оптимальные схемы ознаком­ления с документами (договоры, счета и т. д.) на этапе их согласования.

Веерное ознакомление: перед подписанием до­кумент (в копии) одновременно рассылается всем за­интересованным в предварительном ознакомлении подразделениям банка (схема 3).

Последовательное ознакомление: перед подписа­нием с документом (в копии или оригинале) последо­вательно знакомятся все заинтересованные подраз­деления банка (схема 4).

ИНВЕСТСБЕРБАНК (ОАО) в качестве «самой жиз­неспособной» выбрал для себя схему последователь­ного ознакомления с документами. Последовательное ознакомление позволяет максимально подробно и эф­фективно получать информацию по рассматриваемо­му документу. При этом ОКНР СВК как контролирую­щий орган банка получает полную историю о процессе рассмотрения документа, что позволяет производить объективный контроль за процессом рассмотрения документов как комплектно, так и поэтапно.

Учитывая размеры ИНВЕСТСБЕРБАНКа (ОАО) и его затраты на содержание, мы определили, что регуляр­ный контроль счетов осуществляется в том случае, ес­ли сумма по счёту равна или превышает 1000 долл. США. Такой подход позволяет, не отвлекаясь на мел­кие счета, более детально «мониторить» специали­зированный рынок товаров и услуг и более профес­сионально выдавать рекомендации по сокращению расходов или уменьшения рисков. И в то же время су­ществующая в банке электронная система докумен­тооборота LOTUS NOTES позволяет в случае необхо­димости отследить историю и проконтролировать любой счёт независимо от его суммы. Следует отме­тить, что каждый банк должен сам устанавливать для себя рубеж контроля в зависимости от специфики, объёмов затрат и штатного расписания СВК.

В период первого полугодия 2006 года сотрудни­ками ОКНР СВК инициировано и подготовлено около 60 служебных записок в адрес руководителей банка. Основные претензии были направлены на выполнение сотрудниками подразделений поддержки бизнеса, подразделения информационных технологий и под­разделений регионального бизнеса приказов и рас­поряжений, связанных с проведением тендеров, оформления договорных отношений и приобретени­ем материальных ценностей.

По инициативе ОКНР СВК были сформулированы дополнительные требования, направленные на сокра­щение неоперационных расходов и минимизацию рис­ков банка, связанные с хозяйственной деятельностью, а именно проведение тендеров, оформление догово­ров, подписание счетов и приобретение ТМЦ. Сотруд­ники отдела активно участвовали в подготовке почти 30 приказов, в результате чего была произведена кор­рекция нормативных документов.

По результатам служебных записок ОКНР СВК в подразделениях были проведены тендеры: на по­ставку компьютерного оборудования, экспресс-дос­тавку почтовых отправлений, поставку полиграфиче­ской продукции, закупку и обслуживание системы охранного видеонаблюдения, физическую охрану объ­ектов банка, выполнение строительно-монтажных ра­бот на объектах банка и т. д. Приблизительный эконо­мический эффект от проведённых тендеров составит примерно 6 млн руб. в год. Следует отметить, что СВК  принимает участие в заседаниях тендерного комитета на правах совещательного голоса, чтобы не допустить ситуаций, приводящих к конфликту интересов.

По результатам замечаний сотрудников ОКНР СВК были исправлены действующие договоры на сумму по­рядка 10 млн руб., которые оформлялись с нарушением действующего порядка и на поверку скрывали в себе фи­нансовые риски в силу их некорректного составления.

В заключение хотелось бы отметить, что акционеры ИНВЕСТСБЕРБАНКа (ОАО) высоко оценивают поло­жительный эффект от создания отдела контроля неоперационных расходов и рекомендуют руково­дству банка широко внедрять такую систему контро­ля в крупных филиалах банка. Так, после объединения банка с крупнейшим банком Западно-Сибирского ре­гиона – Омскпромстройбанком наша технология ста­ла работать и в этом филиале.

Полагаем, что если у банка большой объём неопе­рационных расходов, немалый штат сотрудников, име­ются объекты недвижимости да ещё при этом слож­ная иерархия управления и если руководство такой компании заинтересовано в сокращении расходов на содержание, в минимизации рисков при сотрудниче­стве с контрагентами, атакже в чётком контроле за хо­зяйственной деятельностью, то создание отдела контроля неоперационных расходов будет являть­ся одним из самых эффективных способов для ре­шения этих задач.