Российские «дочки» иностранных компаний зачастую абсолютно несамостоятельны в вопросах автоматизации. Им приходится внедрять ту систему и те процедуры, которые спущены материнской компанией. Опыт ЗАО «Сан Кемикэл» – исключение из правил. Возможно, в этом причина успешного внедрения и оригинального подхода к трансформации данных российского учета в корпоративную отчетность по US GAAP.
Руководство «Сан Кемикэл» решило перейти на единую ERP-систему еще в 2003 году, спустя десять лет после образования предприятия. Используемый до этого «зоопарк» программных решений создавал немало проблем при подготовке международной отчетности. Бухгалтерский учет вели в программе Sun Systems, а производственный – в одном из программных продуктов «1С». Торговые филиалы реализацию учитывали также в Sun Systems, но каждый в своей системе.
«Зоопарк» систем и ошибки в отчетах
Особенно трудоемким был процесс подготовки международной отчетности. Заметим, что «Сан Кемикэл» обязана представлять в головную компанию детальный отчет о реализации по группам товаров на четвертый рабочий день по итогам каждого месяца, а также пакет финансовой отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках и т. д.) – на седьмой рабочий день. Стандарты корпоративной отчетности соответствуют требованиям US GAAP.
Процесс формирования корпоративной отчетности начинался с того, что в систему Sun Systems, стоящую в центральном офисе, загружали данные производственного и торгового учета. Затем уже из этой системы экспортировали оборотно-сальдовые ведомости по счетам в Access. В нем проводилась трансформация по заранее настроенным процедурам, результаты этих преобразований выводили в таблицы Excel и в них вносили оставшиеся корректировки. Львиная доля проблем была связана с тем, что данные российского бухгалтерского учета приходилось не только трансформировать в соответствии с US GAAP, но и переводить из рублей в евро. На корректировки, связанные с разницей в курсе валют, а также переоценкой активов и обязательств, приходилось в общей сложности около 1 млн. рублей.
И только после того как все корректировки были внесены, в компании наконец формировали итоговые формы отчетности (порядка 50 таблиц). Стоит ли говорить, что такая процедура была чрезвычайно трудоемкой. Более того, прежде чем отправить данные материнской компании, сотрудникам финансовой службы приходилось тщательно все перепроверять. Из-за высокой доли ручного труда постоянно возникали ошибки. В принципе, сроки подготовки отчетности выдерживались, но это стоило огромных усилий. К тому же не было уверенности в качестве данных – несмотря на все проверки и перепроверки, риск того, что какие-то ошибки останутся незамеченными, сохранялся.
Практически никакой пользы от такого «зоопарка» систем не было и для оперативного управления бизнесом. О том, чтобы менеджмент получал необходимые для принятия решений данные в режиме реального времени, не могло быть и речи. Руководство компании прекрасно осознавало существовавшие проблемы и, приняв решение о внедрении комплексной информационной системы, поставило следующие задачи:
- создать единую базу финансовых и управленческих данных для центрального офиса, производства и филиалов, а также обеспечить к ней оперативный доступ всем заинтересованным пользователям;
- оптимизировать процесс приятия оперативных управленческих решений;
- свести к минимуму долю ручного труда при трансформации отчетности по РСБУ в соответствии с US GAAP и автоматизировать все работы в единой информационной системе.
Логика автоматической трансформации
Свой выбор ERP-системы остановили на Microsoft Dynamics NAV, поскольку она позволяла одновременно вести не только бухгалтерскую, но и управленческую отчетность, в случае с компанией «Сан Кемикэл» – отчетность по US GAAP. Плюс к этому система практически идеально подходила для автоматизации планирования и учета в производстве. Кстати, на тот момент это была единственная иностранная система, адаптированная для ведения российского бухгалтерского учета. Для внедрения и адаптации Dynamics NAV под нужды «Сан Кемикэл» были привлечены специалисты компании WillMore. Шесть месяцев ушло на автоматизацию российского учета и отчетности, три – на автоматизацию трансформации и формирования корпоративной отчетности.
В «Сан Кемикэл» основной план счетов – российский, учетных базы две – бухгалтерская и управленческая (корпоративная). Планы счетов сблизили настолько, насколько было возможно. Необходимую для корпоративной отчетности аналитику создали за счет открытия субсчетов и дополнительных аналитических признаков (измерений). Например, для счета 26 «Общехозяйственные расходы» создан субсчет 26-014, на котором отражаются затраты на оплату труда. Чтобы спуститься на уровень ниже и учесть зарплату в разрезе ЦФО, ввели дополнительное аналитическое измерение по центрам затрат (производство, дистрибуция, продажи, администрация). В частности, для административного персонала это будет «Центр затрат «Администрация»». В принципе, все аналитики можно было бы реализовать в виде субсчетов, но в компании не стремились излишне раздувать план счетов. При трансформации система, исходя из субсчета и аналитического измерения, самостоятельно определяет, как та или иная хозяйственная операция будет отражена в базе данных, на основе которых составляется отчетность по US GAAP.
Имитация параллельного учета
В отличие от традиционного подхода, «Сан Кемикэл» удалось организовать в Dynamics NAV трансформацию (переучет) первичных документов. Эту процедуру специалисты WillMore разработали и автоматизировали специально под запрос компании. Перекладывается не отдельный показатель отчетности или проводка, а весь документ, со всеми деталями и реквизитами. Благодаря этому в ходе анализа управленческой отчетности можно докопаться до «первички», причем сумма в документе будет отображаться в нужной валюте (в евро). Что интересно, это не результат ведения трудоемкого параллельного учета, а именно ежемесячной трансформации. Когда объем управленческой информации значителен и трансформация сочетается с переводом в другую валюту, необходимо видеть источник данных – происхождение той или иной цифры, то есть первичный документ. По сути система имитирует параллельный учет. Разница в том, что не приходится держать двойной штат сотрудников и вести вручную две базы данных. Вторая база заполняется автоматически раз в месяц благодаря процедуре трансформации. Кстати, система в зависимости от объекта учета делает проводку автоматически, игнорирует ее (например, это касается внутригрупповых оборотов) или ставит на паузу – до решения ответственного менеджера (если какие-либо затраты, оформленные одним документом, нужно распределить по разным периодам).
Валютные разницы без проблем
Новая процедура переоценки помогла избавиться от проблем с учетом валютных разниц. Сейчас в компании доходно-затратные транзакции, формирующие отчет о прибылях и убытках, переоцениваются по курсу на дату самой транзакции и в дальнейшем не корректируются. В корпоративной учетной базе, на основе данных которой формируется отчетность по US GAAP, реализован процесс переучета всех сальдо по счетам в валюте, отличной от евро, в российской базе – отличной от рублей. В частности, переучет касается сальдо взаиморасчетов по трем направлениям – банки, покупатели и поставщики. Система автоматически суммирует обороты в разрезе валют (по отдельности для каждой из валют). Те из них, что номинированы в рублях, переоцениваются раз в месяц накануне формирования отчетности.
Сейчас процедура закрытия периода полностью укладывается в требуемые материнской компанией сроки. Благодаря внедрению ERP-системы удалось сократить численность финансовой службы практически вдвое. Теперь нет необходимости в специалистах, занимающихся исключительно корпоративной отчетностью, – со всеми задачами справляются бухгалтеры участков. Система проста в эксплуатации, большую часть настроек можно менять, не привлекая сторонних специалистов. Активная помощь внедренцев (сотрудников компании WillMore) требовалась только в первый год после запуска системы, пока ее приходилось доводить до ума. Кстати, за последние пять лет необходимость в каких-либо последующих изменениях программы возникала всего несколько раз, когда менялось российское законодательство.