Правильно организованная система платежного календаря — один из важных компонентов управления финансами предприятия. «Логистика финансов» позволит избежать необоснованных потерь времени и ресурсов в процессе оперативной деятельности компании и будет незаменима при исполнении бюджетов.
Филипп Котлер, гуру маркетинга, заявил в 1970-е годы: если у вас нет отдела маркетинга — создайте его. Но тридцать лет спустя он уже убеждал распустить этот отдел. Можно сказать, что сейчас ситуация и с финансовыми отделами складывается также. Если десять лет назад актуальным вопросом было создание финансовых департаментов, то сейчас хочется воскликнуть (пусть и в шутку): если у вас есть финансовый отдел — разгоните его. На смену традиционным подходам приходят другие инструменты. Организованный с использованием современных технологий платежный календарь — один из них.
В этой статье мы рассмотрим некоторые аспекты функционирования платежного календаря в компании с точки зрения его влияния на общую эффективность деятельности компании.
Повышение финансовой дисциплины
Платежный календарь — это система управления денежными потоками, поступлениями и выплатами в компании. Основная задача этой системы — содействовать своевременному выполнению компанией финансовых обязательств при достижении собственных финансовых целей.
Ценность платежного календаря как инструмента управления денежными потоками компании заключается в установлении связи между денежными потоками, моментами их возникновения, происхождением и назначением этих сумм. Это три фактора, которые надо всегда контролировать: сам поток или сумма, момент времени, когда он должен возникать, и почему эта сумма вообще возникла. Абсолютно важное условие — ответ на третий вопрос является тут самым ключевым. Он показывает, действительно ли вы управляете своими денежными средствами или просто технически пытаетесь выполнить функцию выплат исходящих платежей.
Итак, глобальная задача — управление денежными потоками. Осуществление ее на уровне всей компании — предпосылка создания на своем предприятии количественного анализа последствий.
За суетой ежедневной работы с реестром выплат мы иногда не успеваем заметить важность и сложность этих решений. Если же убрать всю суету, настроив платежный календарь, то на первый план выйдет как раз анализ с точки зрения управления денежными потоками.
Управление денежными средствами в системе бюджетирования
Платежный календарь подразумевает управление кредиторско-дебиторской задолженностью. Те компании, у которых два-три покупателя, не испытывают сложности при контроле «дебиторки». В проектных организациях проблема дебиторской задолженности также не вызывает затруднений, потому что каждый проект-менеджер контролирует состояние расчетов со своим единственным дебитором. То же самое с кредиторской задолженностью в компаниях, у которых мало поставщиков.
Управление дебиторской задолженностью становится сложным, если возрастает число покупателей. Ситуация складывается также, если поставщиков много и нам нужно не запутаться и знать, когда и кому мы должны заплатить для того, чтобы они вовремя привезли нам наше сырье или оказали услуги, чтобы наша деятельность не остановилась и наше предприятие эффективно работало, чтобы не наступили штрафные санкции.
Закупка новых необоротных активов тоже очень часто накладывает на платежный календарь свои особенности. Бывает, суммы, которые проходят по основной деятельности, например закупка канцтоваров или какие-то другие очень мелкие статьи расходов, проводятся через длинную цепочку утверждений. При этом статьи, связанные с инвестициями на значительно большие суммы, обладают меньшей детализацией и могут теряться на фоне операционных платежей, тем самым нарушая баланс в платежном календаре. Возникает вопрос: почему мы изначально не могли запланировать, что для нас инвестиционная деятельность является более важной, чем текущие выплаты?
Управление денежными средствами, имеющими отношение к товарно-материальным запасам, сразу ставит задачу управления оборачиваемостью запасов. Чем быстрее у нас оборачиваемость, чем меньше складских запасов, тем дешевле они нам стоят, тем эффективнее мы используем денежные средства для обеспечения необходимого сырья, материалов, товаров, которые нужны для основной деятельности.
Как видно из приведенных примеров, все решения, которые руководство принимает относительно денежных средств, тем или иным образом затрагивают основную деятельность организации. Следовательно, от того, как мы грамотно сможем построить платежные календари, от того, насколько быстро будет проходить процедура утверждения и сколько времени останется для анализа указанных взаимосвязей, зависит эффективность деятельности компании.
Симптомы не работающего платежного календаря
В некоторых ситуациях платежный календарь компании не работает эффективно. Вот основные симптомы, свидетельствующие об этом:
- конфликты с поставщиками из-за просрочек по платежам;
- несогласованность заявок на выплаты. В этой ситуации процесс согласования заявок затруднен, занимает много времени, иногда проходят платежи, которые не были утверждены должным образом, и все это сопровождается разбирательством, почему так произошло. Нужно платить сегодня, а денег нет, скорее всего, будут завтра. Во многих компаниях, в которые мы приходим, финансовый директор или главный бухгалтер, в зависимости от того, как организован финансовый отдел, полдня разбирается в кипе бумажных счетов, и это считается нормальным. В результате время такого дорогого человека для компании, как финансист, мо-жет тратиться на роботу с бумажными счетами. Очень много вопросов может быть связано с потерей этих счетов, а соответственно, с непроплатой и необеспечением предприятия оборотными средствами;
- сложно отследить, на какой стадии находится заявка. Как-то мы проводили работы в организации, где нужно было собрать шесть подписей для того, чтобы провести платеж: . Это означает, что заявка существует в момент ее возникновения, гуляет по кабинетам и коридорам и в лучшем случае утверждается неделю;
- топ-менеджмент много времени тратит на работу со счетами.
Основные задачи работающего платежного календаря
Каждый финансовый директор может перечислить задачи, которые в его видении должен решать платежный календарь. Отметим основные из них:
- Не допустить кассовых разрывов и невыполнения обязательств. Нужно обеспечить баланс между выплатами и поступлениями. При этом необходимо обеспечить финансисту, собственнику или просто менеджеру возможность увидеть дату платежа, если такие кассовые разрывы могут возникать.
- Не допустить расходования средств свыше утвержденных. Даже если предположить, что денег у нас очень много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Необходимо тратить только в рамках разумных и утвержденных бюджетов. Платежный календарь позволяет контролировать, находится платеж в рамках бюджета или нет.
- Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока денежных средств в любой момент времени.
- Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Платежный календарь, например, реализованный в Excel, страдает тем, что приходится тратить время на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы быстро обеспечить нас достоверными данными, избежав при этом двойного ввода.
- Позволить финансовым менеджерам технически оптимизировать выплаты. Если мы, запланировав входящий и исходящий денежные потоки, распределим их по оси времени, мы можем увидеть кассовые разрывы. Увидев это заблаговременно, мы можем начать работу с покупателями и поставщиками, сдвинув какие-то выплаты или поступления.
- Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования расходов в компании может быть организована нерационально. Счета пачками приносят финансовому директору, который начинает разбирать их, причем некоторые из них не требуют пристального внимания. Например, платеж 50 грн за бумагу, который к тому же находится в рамках бюджета… Неужели финансовому директору нужно уделять этому внимание? Чтобы так не происходило, процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.
- Максимально исключить человеческий фактор. Человек может забыть. Один сотрудник забыл передать заявку, другой человек забыл заявку вовремя ввести в компьютер и так далее. Кроме «забыл» есть еще «ошибся» — например, внося какие-то реквизиты, указал не ту статью.
Что дает правильно работающий платежный календарь:
- повышение финансовой дисциплины;
- контроль над деятельностью;
- уменьшение времени прохождения платежей от инициации до оплаты;
- повышение прозрачности бизнеса для руководителя и собственника;
- отсутствие штрафов за несвоевременное выполнение обязательств;
- сохранение партнерских отношений с поставщиками;
- снижение кредитной нагрузки на компанию вследствие более продуманной политики привлечения заемных средств;
- высвобождение времени ТОП менеджмента.
Примеры из практики внедрения электронного платежного календаря
История 1. Супермаркет. Все супермаркеты одной из крупнейших торговых сетей, включая украинские подразделения, в настоящее время работают в системе заявок, которая была утверждена в Москве и одной из целей которой является обеспечение инвестиционного бюджета денежными средствами. Не оперативного бюджета, а именно инвестиционного. В начале проекта владельцы компании поставили задачу очень быстро захватить регионы, в результате почти каждую неделю открывался новый магазин.
Вначале в компании была отдельно стоящая система учета планов, которые были оторваны от фактического исполнения, стояла система «1С:Бухучет», а также существовали заявки на движение денежных средств, частично осуществлялся контроль лимитов по отдельным статьям. То есть налицо был классический вариант лоскутной автоматизации, но уже не хватало мощности системы и взаимосвязей. Нужен был инструмент, который бы одновременно обрабатывал фактические и плановые данные, позволял бы одновременно проводить их в системе.
Заявки в компании имели столько точек согласования, что могли быть в пути не один месяц. Заявки согласовывались в бизнес-подразделениях, функциональных подразделениях в отделе бюджетирования, на бюджетном комитете, тендерном комитете и руководстве компании. Представьте такую цепочку согласования для всех заявок. Соответственно, если бы так все продолжалось, то о каком бурном росте можно говорить? С другой стороны, сломать механизм в одночасье тоже было нельзя.
В результате процесс согласования заявок организовали по принципу функциональной и финансовой ответственности, выделили операционные центры финансовой ответственности с ответственными сотрудниками, следящими за поддержанием определенной функциональной области и за своими лимитами.
Процесс постановки системы платежного календаря происходил тяжело. Рядовые сотрудники первое время жаловались, что им стало тяжело работать. «Раньше положил бумажку в финансовый отдел, и процесс пошел, — жаловался один из менеджеров, — а теперь будь добр заполни заявку, введи одно, подтверди другое». Для сотрудников новый процесс был достаточно жестким, но без этого руководство компании не смогло бы получить информацию в различных аналитических разрезах и в дальнейшем оптимизировать работу.
Компания в результате внедрения системы платежного календаря смогла добиться следующих результатов:
- Все бюджеты (текущие и инвестиционные) с горизонтом планирования до трех лет вводятся и утверждаются в Автоматизированной Системе Бюджетного Управления (АСБУ).
- Все заявки на выплату денежных средств вводятся и утверждаются в АСБУ, с автопроверкой лимитов по планам и договорам.
- Факт исполнения бюджетов автоматически поступает из бухгалтерской системы.
- Исключен ручной ввод.
- Отчетность по бюджетам, KPI и анализ отклонений выполняются в АСБУ по внутренним стандартам и МСФО.
- АСБУ автоматически контролирует сроки исполнения различных задач в платежном календаре.
История 2. Девелоперская компания. С похожими проблемами столкнулась украинская девелоперская компания. В этом случае основной проблемой было то, что при строительстве объектов приходится привлекать большое количество субподрядчиков. Если субподрядчику платят не вовремя по закрытым актам, он просто прекращает работать. При этом отодвигаются сроки строительства всего объекта. Соответственно,
такая банальная вещь, как своевременные платежи, очень критична для экономической эффективности строительного бизнеса. Если же весь проект рассчитан правильно, быстро и эффективно проходит все стадии, то мы достигаем нужных финансовых результатов.
Бизнес-процесс этого платежного календаря получился весьма разветвленный, в нем были описаны все пункты и ветки принятия решения о выплате денежных средств. К этому процессу была прикреплена система с электронным архивом. То есть документы, которые проходили по организации (договора, распоряжения, акты и прочие), после сканирования теперь заносятся в электронный архив. Таким образом, если у какого-то лица в процессе согласования той или иной заявки возникает вопрос из серии «а был ли мальчик?», вот тут хотят за что-то заплатить, а что это за договор? акт? какой акт? есть ли акт в системе? а где он?.. то вся эта документация доступна в любой момент времени в электронном формате.
Общая схема реализации выглядит следующим образом. В центральной базе происходит согласование заявок на выплату денежных средств. Затем эти заявки утверждаются, и система автоматически генерирует платежные поручения. Эти платежные поручения экспортируются в клиент-банк, идет оплата, из клиент-банка возвращается информация в виде банковских выписок, система их автоматически обрабатывает, находит платежные поручения, которые были исходящими, а в исходящих поручениях уже есть вся необходимая аналитика. Разнесение этих данных происходит автоматически. Таким образом упрощается дальнейшая обработка данных в системе, формируется корпоративная информационная система.
Реализация, казалось бы, простых и очевидных задач платежного календаря привела к значительному эффекту. Субподрядчики перестали приостанавливать работы из-за несвоевременных оплат. Все обязательства выполняются вовремя, и срывы в сроках строительства возможны только по вине строителей, а не по вине финансовых служб. За счет того, что удалось заблаговременно выявлять кассовые разрывы, краткосрочное кредитование практически свелось к нулю. Перестали теряться заявки на оплату.
Достигнутые результаты оказали влияние на имидж компании и взаимоотношения с контрагентами. На следующих проектах девелоперы стали пересматривать условия работы с субподрядчиками, появилась возможность предлагать более выгодные для компании условия на том основании, что повысилась надежность компании как финансового партнера. В результате повысилась эффективность деятельности компании, были снижены расходы.
Заключение. Платежный календарь — только один из финансовых инструментов компании. Но его внедрение и умелое использование позволяет достичь существенных результатов.