Сводные таблицы являются одним из инструментов представления данных, содержащихся в табличном виде. Наиболее эффективное его использование достигается при проведении аудиторских процедур на предмет подтверждения предпосылки подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности – возникновения. В соответствии с п. 13 правила (стандарта) аудиторской деятельности № 5 «Аудиторские доказательства», утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 23.09.02 г. № 696 (в ред. постановления Правительства Российской Федерации от 7.10.04 г. № 532), под предпосылкой подготовки финансовой (бухгалтерской) отчетности «возникновение» понимаются относящиеся к деятельности аудируемого лица хозяйственная операция или событие, имевшие место в течение соответствующего периода.
Рассмотрим использование сводных таблиц при проведении аудиторских процедур на предмет своевременности на примере следующих хозяйственных операций:
- начисления амортизационных отчислений;
- выплаты заработной платы сотрудникам;
- начисления регулярных доходов по арендной плате (лизинговым платежам);
- начисления заработной платы в разрезе сотрудников;
- начисления регулярных расходов по арендной плате (лизинговым платежам);
- начисления процентов по кредитам (займам);
- списания расходов будущих периодов.
Своевременность начисления амортизационных отчислений
Перед началом аудиторской процедуры необходимо отобрать операции, связанные с начислением амортизации по объектам основных средств за анализируемый период. При этом источник отнесения амортизации (дебет соответствующих счетов) значения не имеет. В программе по автоматизации аудиторской деятельности IT Audit: Аудитор отбор рассматриваемых операций производится по данным бухгалтерского учета с использованием фильтрации данных по значению 02 (счет 02 «Амортизация основных средств»). Данные по начислению амортизации формируются в таблице, содержащей несколько полей (табл. 1).
Таблица 1 
Для рассматриваемой аудиторской процедуры приведенные данные являются избыточными, поэтому ограничимся следующими тремя полями:
- дата (значение поля будет использоваться при обобщении суммы начисленной амортизации за определенный период, например месяц);
- наименование основного средства (поле необходимо с целью обобщения данных в разрезе объектов основных средств);
- сумма начисленной амортизации (поле используется для обобщения суммы начисленной амортизации по каждому основному средству за соответствующий месяц).
Если аудитор при проведении данной процедуры сочтет необходимым одновременно проанализировать обоснованность отнесения начисленной амортизации на соответствующие счета учета расходов, то в дополнение к приведенным данным он может использовать поле «Дебет счета».
Используя информацию трех указанных полей, аудитору необходимо преобразовать исходные данные таким образом, чтобы обеспечить решение поставленной задачи (табл. 2).
Таблица 2 
В программе IT Audit: Аудитор эти данные будут автоматически представлены в виде сводной таблицы.
Таблица 3 
Из данных сформированной сводной таблицы следует, что:
- аудируемым предприятием по основному средству «Компьютер» не была начислена амортизация в феврале; в марте амортизация по данному объекту основных средств была начислена сразу за два месяца (февраль и март);
- в марте не была начислена амортизация по основному средству «Автомобиль»; это может быть следствием, например, ошибки, связанной с несвоевременным начислением амортизации, прекращения начисления амортизации или приостановления начисления амортизации.
Аудитор может сохранить преобразованные данные в качестве своего рабочего документа.
Схема преобразования данных с использованием сводных таблиц при проведении других аудиторских процедур аналогична приведенной.
Своевременность выплаты заработной платы сотрудникам
Напомним, что в течение длительного времени действует норма трудового законодательства, предусматривающая выплату работникам заработной платы не реже двух раз в месяц. Практикующие аудиторы знают, что проверить выполнение данного требования достаточно проблематично. С помощью программы IT Audit: Аудитор сделать это относительно просто.
Предварительно аудитору необходимо отобрать операции по выплате заработной платы (табл. 3).
Таблица 4 
Для выполнения рассматриваемой аудиторской процедуры аудитору потребуется следующая информация:
- дата операции;
- список сотрудников;
- сумма начисленной заработной платы.
Аудитору необходимо построить следующую таблицу (табл. 5).
Таблица 5 
Очевидно, что из данных табл. 5 можно получить информацию лишь о том, были ли в соответствующем месяце выплаты заработной платы конкретным сотрудникам. Для решения изначально поставленной задачи воспользуемся дополнительным инструментом сводных таблиц программы IT Audit: Аудитор – добавим в сводную таблицу второе поле «Дата операции», но с детализацией уже по дням. В результате получим группировку данных о выплаченной заработной плате в месяцах по датам. Сводная таблица примет вид, который обеспечит выполнение анализируемой аудиторской процедуры (табл. 6).
Таблица 6 
Из данных сформированной сводной таблицы следует, что:
- в январе Иванову В.В. заработную плату выплачивали один раз в месяц, а в феврале заработная плата не выплачивалась вовсе; выплата февральской зарплаты была в марте;
- в январе Петрову И.Н. заработная плата была выплачена с соблюдением действующего законодательства, а в феврале и марте только один раз в месяц.
Своевременность начисления регулярных доходов по арендной плате (лизинговым платежам)
Практически любой крупный клиент аудиторской фирмы отражает операции по начислению арендной платы за пользование арендуемым имуществом, в том числе и объектами недвижимости. Если объем рассматриваемых операций является существенным для клиента, то целесообразно применение новых эффективных методов проведения аудиторских процедур, в том числе и сводных таблиц. Перед формированием сводных таблиц необходимо отобрать операции по начислению регулярных доходов от взимания арендной платы (лизинговых платежей) (табл. 7).
Для выполнения рассматриваемой аудиторской процедуры аудитору потребуется следующая информация:
- дата операции;
- список арендаторов;
- сумма арендной платы.
Таблица 7 
Аудитор должен сформировать следующую таблицу (табл. 8).
Таблица 8 
Из данных сформированной сводной таблицы следует, что:
- арендатором «Прогресс» в феврале не был отражен доход, а в марте доход отражен сразу за два месяца (февраль и март);
- арендатором «Лукоморье» в марте не был отражен доход, что может быть следствием, например, ошибки, связанной с несвоевременным начислением дохода или прекращением действия договора аренды.
Приведенные примеры показывают, что использование сводных таблиц в программе IT Audit: Аудитор позволяет аудиторам за минимальное время провести достаточно трудоемкие аудиторские процедуры, а также задокументировать их выполнение.