Признаки плохой работы финансового отдела
«Сунь-цзы»: искусство войны
Многим руководителям, консультантам и теоретикам менеджмента хотелось бы получить формулу оценки работы финансового отдела (здесь и далее – подразделения компании, отвечающего за учет, экономику и финансы). Трудно сравнить работу одного финансового отдела с другими или привести их деятельность «к общему знаменателю».
Руководителям важно вовремя определить «узкие места» в ключевых составляющих менеджмента, а для сотрудников финансовых отделов – вовремя распознать «болезнь», чтобы это не повлияло на их карьеру. Описанные далее признаки помогут в этом.
Длительное закрытие отчетных периодов
Квалифицированный персонал должен закончить подготовку отчетности через десять дней после окончания расчетного периода, а семи дней достаточно для подготовки предварительной отчетности менеджменту компании.
Объемы операций и их сложность – не причина для задержек. Благодаря информационным технологиям даже гиганты с многомиллионными оборотами демонстрируют сегодня скорость подготовки консолидированных квартальных отчетов в течение 4-5 дней и стремятся к публикации в Интернете основных показателей своей деятельности в режиме реального времени. Принцип «чем быстрее – тем лучше» не соревнование, а конкурентное преимущество в современном бизнесе.
Чрезмерно большая плата за аудит
Увеличение платы за аудиторские услуги, связанное с ростом количества и сложности учитываемых данных, аргументируется сотрудниками финансовых отделов как естественное, хотя здесь может скрываться желание перенести часть своей работы на внешнего сотрудника. Не эффективно платить аудитору с международной квалификацией $200 в час за исправление ошибок в журнале операций.
Продолжительный период поступления платежей от клиентов
Дебиторская задолженность – любимый контрольный показатель топ-менеджеров. Собственники бизнеса также могут легко рассчитать среднее время поступления платежей от клиентов на основании предоставленной им отчетности, даже если этот показатель продуманно не показан. Период зачисления денежных средств клиента на расчетный счет компании с момента выставления ему счета зависит от отрасли и, что забавно, от земной широты: чем севернее страна, тем выше культура расчётов и меньше период его проведения. Так, например, в Финляндии, как правило, вам заплатят в тот же день, а в странах Ближнего Востока надо будет не раз напомнить о долге. Эти особенности важны в международном бизнесе и могут служить аргументами при объяснении причин неплатежей один раз, но в следующий раз такая хитрость не пройдет. Хороший финансовый руководитель должен вовремя «поднимать флаг» роста дебиторской задолженности и контролировать работу подразделений, ответственных за расчеты с клиентами.
Ошибочные платежи
Часто ли Ваши поставщики получали одну и ту же оплату дважды? Ошибка – с кем не бывает. А может быть беспроцентный кредит?! Так или иначе, это серьезный «прокол» в управлении денежными потоками компании, особенно, если он происходит регулярно.
«Ручные» правки в отчетности
Удивительно, но даже крупнейшие компании, в которых успешно функционируют современные и дорогостоящие системы учета и планирования ресурсов, предпочитают готовить отчетность «в карандаше», чтобы исправить резинкой, если что-то не так. Бывает, исправляют прямо перед тем как её передать и не вносят соответствующие изменения в компьютерную систему. В результате появляются несоответствия, которые «всплывают» со временем. При этом теряется контроль над процессом учета, появляется нежелательная путаница, и финансовая база данных становится бесполезной. Недостаточная «прозрачность»
Методика финансового учета и отчетности должна быть понятной и простой как для внешних, так и для внутренних пользователей. Когда механизм подготовки отчетов сложен или неполон, появляется неоднозначность, что влечет за собой недоверие и задержки в подготовке отчетов, о чем было сказано ранее.
Нечеткая структура.
Функции сотрудников финансового отдела слегка «перекрываются» для обеспечения эффективной командной работы. Конкуренция или значительное дублирование вредны. Грустно наблюдать ситуацию, когда генеральному директору компании попадают отчеты о прибылях и убытках главного бухгалтера и финансового директора за один расчетный период. Управление по принципу «Разделяй и властвуй!» здесь не эффективно.
«Дружба» с продавцами
Традиционно, отдел продаж «создает работу» для финансового отдела, заключая сделки с клиентами и, тем самым, инициируя новые учетные операции. Если только один-два раза в год финансовый отдел «снабжает продавцов» информацией о структуре доходов и пассивно ведет себя в процессе поддержки продаж, это плохой признак организации бизнеса. Контроль роста доходов – без сомнения зона ответственности финансового управления.
Кроме того, заключив контракт на условиях предоплаты, отдел продаж не отправит заказ в производственный или закупочный отдел до тех пор, пока не получит данные об оплате от финансового подразделения. В таких случаях результат работы финансового отдела очевиден.
«Текучесть» кадров
Бывает, что учет хозяйственных операций не производится в информационной системе ежедневно и нагрузка на сотрудников в момент формирования ежемесячной отчетности резко возрастает. Никто не захочет заниматься «большой чисткой», особенно, если в рабочем расписании кроме этого ничего нет. Когда такое случается, сотрудники, обладающие аналитическим складом ума и предрасположенностью к чёткости, «сгорают» от текущей работы, либо страдают от слабого менеджмента, поскольку они теряют ритмичность и стабильность рабочего процесса. В результате компанию покидают хорошие сотрудники.
Заключение
Распознавание «узких мест» лишь помогает руководителю оценить работу отдела. При этом важно использовать полученные выводы для изменения действий и тенденций, не отвечающих целям и интересам компании.