Продолжая начинания ERP

Основная болезнь современного бюджетирования и планирования – неизменное использование многими компаниями традиционных электронных таблиц или устаревших программных пакетов.

Так, согласно исследованию компании The Hackett Group¹, проведенному в 2000 году, на планирование и бюджетирование «уходит много времени и ресурсов, кроме того, не обеспечивается должное количество информации». В результате, при их проведении возникает опасность совершения ошибок, а сами процессы становятся неинтегрируемыми и выполняются на несвязанных, изолированных системах.

Сегодня процессы бюджетирования и планирования находятся на той же стадии развития, на какой 10 лет назад пребывали транзакционные системы. Во многих компаниях применялись автономные системы и приложения, которые обращались к back-офис² системам обработки транзакций, например для ввода заказов, управления запасами, биллинга, управления дебиторскими задолженностями и финансами. Каждая их этих систем или приложений использовала свои данные, работала в собственной среде и обычно управлялась отдельным подразделением компании. Если какая-то интеграция между системами и приложениями и предусматривалась, то она сводилась в основном к экспорту/импорту данных из одной системы в другую. Это не только приводило к множеству проблем с качеством данных, но и затрудняло координирование операций между различными хозяйственными функциями и подразделениями.

Решением этой проблемы стало создание централизованных и интегрированных систем, которые получили название систем планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning, ERP). ERP-системы обеспечили набор интегрированных модулей приложений, работающих с единой комплексной базой данных. При передаче транзакции в одном приложении, соответствующие данные и результаты автоматически обновлялись в оставшихся программах. Таким образом удалось избежать операций экспорта и импорта, повысить целостность данных и интегрировать бизнес-процессы.

Уроки back-офиса для front-офиса

На сегодняшний день руководство средней компании использует для стратегического планирования, бюджетирования, финансовой консолидации и управленческой отчетности несколько автономных приложений. Конечный результат такой же, как и во времена, предшествующие появлению ERP: качество и целостность данных при передачи их из одного приложения в другое не гарантируется, а координирование операций между различными бизнес-функциями и подразделениями, ответственными за эти приложения и задачи, – весьма затруднено.

По мнению специалистов Hackett Group, компании, в которых используются оптимальные методы планирования, бюджетирования и отчетности отличаются тем, что они:

• интегрированные, т.е. в них используются четко определенные процессы и методологии, связывающие стратегическое и операционное планирование, а также бюджетирование и управленческую отчетность;
• оперативные, т.е. в них планы и бюджеты реализуются менее чем за 90 дней, ставится цель реализовать концепцию «virtual close», согласно которой отчеты создаются незамедлительно.
• специализированные, т.е. их бюджет содержит менее 40 статей, а для поиска и мониторинга важнейших факторов успеха или ключевых показателей эффективности используется «событийная отчетность» (exception-based reporting).
• основанные на единой технологии – для планирования, бюджетирования и отчетности используется одна корпоративная система.

Хотя, благодаря автоматизации и интеграции бизнес-операций, ERP-системы и могут повлиять на практические результаты работы, они мало отражаются на самом важном – на расширении возможностей деловой активности, росте доли на рынке, увеличении продаж и эффективности бизнеса, а также на повышении ценности бизнеса в целом. Комбинация этих процессов, объединенных в одну систему, называется планированием и управлением менеджмента (Management Planning and Control, MPC). При этом, что хорошо для back-офиса, то хорошо и для front-офиса³.

MPC-архитектура для front-офиса

Чтобы использовать MPC-систему для разрешения проблемных процессов головного офиса, необходимо применить такой же подход к управлению данными, как и для ERP-пакетов: он должен гарантировать более точное, своевременное и детальное представление о состоянии бизнеса.

Решением является применение интегрированного пакета приложений, предназначенных для поддержки оптимальных методов стратегического планирования, бюджетирования, прогнозирования, финансовой консолидации, управленческой отчетности и анализа. Пакет MPC-приложений позволяет предприятию создавать планы и бюджеты, управлять их исполнением, оценивать фактическое исполнение по сравнению с запланированным, выделять исключения и моделировать решения на будущее.

Архитектура, лежащая в основе MPC-решения, позволяющего более эффективно осуществлять управление и реализовывать стратегии, представляет собой:

• многоуровневый проект, где приложение функционально распределено на клиентский, серверный компонент и компонент базы данных;
• централизованную базу для управления планируемыми, актуальными, консолидированными и прогнозируемыми данными и результатами;
• общую бизнес-модель со встроенной финансовой и временной логикой, предназначенную для обработки финансовых отчетов и данных анализа, а также различных временных показателей, без дополнительного программирования со стороны пользователя;
• Web-среду, поддерживающую и направляющую пользователя в рамках процессов бюджетирования, отчетности и анализа;
• расширенные возможности нерегламентируемого анализа для быстрой идентификации, обнаружения и проверки аномалий, проблем и благоприятных возможностей;
• всеобъемлющую систему защиты от несанкционированного доступа или изменения в различных частях базы данных;
• централизованное администрирование, обеспечивающее контроль и мониторинг процессов планирования, бюджетирования, консолидации и отчетности.

В основе MPC-системы лежит централизованная реляционная база, поддерживающая полный пакет приложений. Здесь хранятся не только данные и результаты бюджетирования, но также ключевые бизнес-факторы, полученные на основе стратегического планирования, а также реальных и прогнозируемых данных и результатов. И если в приложении используются отдельные файлы, хранящиеся на различных компьютерах, то данные, вводимые в MPC-базу, и результаты, рассчитываемые по этим данным, сразу же становятся доступными для дальнейшего анализа, поскольку уже не нужно перемещать эти данные и результаты из одного приложения в другое. Реляционность MPC-системы позволяет масштабировать пакет для поддержки больших объемов данных и более широкого круга пользователей, а также легко интегрировать его с существующими ERP-системами и другими операционными приложениями. Технически MPC-базу можно характеризовать как реляционную витрину данных. Реляционная витрина похожа на реляционное Хранилище за исключением того, что ее содержимое соответствует определенной предметной области (в данном случае планированию и управлению менеджмента). В отличие от реляционной базы, предназначенной для поддержки обработки транзакций, реляционная витрина (или Хранилище) разработана для поддержки принятия решений.

В целом, это означает, что лежащая в основе реляционная схема обеспечивает пользователей приложения многомерным представлением данных и результатов. Такое представление позволяет осуществлять планирование, бюджетирование, отслеживание и прогнозирование по разным измерениям. Например, пользователь может составлять бюджет продаж, расходов и доходов в определенной валюте, для некоторого периода времени по определенным продуктам, местам расположения и каналам распространения. Бюджетные показатели можно сравнивать с фактическими результатами по тем же самым измерениям.

Изменение рынка породило новые критерии

Положительным моментом является то, что сейчас на рынке есть стремление к проектированию аналитических программных пакетов, где множество несопоставимых процессов объединяется в одну систему. Происходит постепенный переход от «точечных» или специализированных решений (point solutions) к интегрированным проектам, где все MPC-процессы выполняются в одном пакете. Повышается интерес компаний к поиску более эффективных способов проверки и оценки производительности по разным измерениям – финансовым, клиентским, по операциям. Такие целостные решения для финансового анализа синтезируют качественные и количественные данные.

Кроме того, руководство нуждается и в более эффективных MPC-инструментах для реализации корпоративных стратегий в рамках предприятия и выполнения оперативных целей и бюджетов, и для обеспечения единой интеграции транзакционных систем. Им требуются решения, которые способствовали бы взаимодействию и сотрудничеству направленному на внедрение новшеств и обмен результатами, а также позволяли бы применять показатели эффективности для проверки стратегического плана, бюджета и прогнозов.

На рынке уже установились четкие критерии оценки MPС-продуктов, которые коренным образом отличаются от любых других финансовых аналитических приложений. Приведем девять критериев, которые помогут пользователю отличить настоящие MPC-системы от просто «интегрированных приложений».

1) Интегрированные процессы. Необходимо убедиться, что в системе поддерживается планирование, бюджетирование, консолидация, административная отчетность и анализ в одном замкнутом приложении. Пользователь должен иметь возможность переключаться между процессами не меняя рабочей среды и не перемещая данные, а руководство – быстро реагировать на все изменения, оценивая альтернативы, регулируя планы и информируя пользователей, без дополнительного изучения и поддержки множества технологий и приложений.

2) Общие бизнес-правила. Система должна иметь общий набор измерений, бизнес-элементов и правил, хотя последние можно ограничить специфическими процессами. В результате при изменении структуры или элемента связанные с ними отчеты и анализы будут обновляться автоматически. По тем же причинам всегда будет обрабатываться только один набор данных, даже если потребуется несколько версий. Это означает, что любое число, стоящее в плане, бюджете или в наличности, хранится и обрабатывается только в одном месте.

3) Встроенная финансовая логика. Система должна автоматически генерировать финансовые отчеты и выполнять связанный с ними анализ, не требуя вмешательства программиста. По мере того как пользователь манипулирует данными, система должна корректно обрабатывать дебиты/кредиты, доходы/убытки и бухгалтерские счета.

4) Моделирование будущего. Все бизнес-правила должны уметь обращаться к любому элементу в базе данных, а ПО – выполнять консолидацию по нескольку раз. Используя подобные правила, система сможет выполнить ряд задач (как, например, распределение и расчет долей участия дочерних компаний и пр.), которые иным способом решить не удастся.

5) Временная логика. В системе должны обрабатываться различные временные показатели, относящиеся к процессам, отчетности и другим функциям, таким как: периодичность учета, скользящие бюджеты (rolling budgets ) и показатели за текущий год. Применение этой логики упрощает настройку систем и их перевод на непрерывное планирование (continuous planning.)

6) Стимуляция взаимодействия. В любой момент времени без предварительного уведомления пользователь должен иметь online-доступ к данным, которые он без всяких ограничений сможет просматривать и анализировать по всем допустимым измерениям, как-то: проект, продукт, направление деятельности и т. п. Кроме того, необходимо располагать возможностью вращать и представлять измерения во вложенном виде, а также выполнять детализацию («углубление в данные») внутри модели.

7) Управляемый анализ. MPC-системы должны обращать внимание пользователя на исключения и предоставлять ему специальные инструменты для детального анализа отклонений. Уведомления об исключениях должны приходить автоматически, иначе последние могут остаться незамеченными.

8) Web-архитектура. Для эффективного внедрения на предприятии архитектура MPC-решения должна быть основана на Web-технологиях. Это означает, что пользователи, вне зависимости от уровня подготовки, могут обратиться к системе через Web-браузер с любого удаленного компьютера. Web-архитектура дает существенные преимущества для планирования. Во-первых, за счет интуитивно понятного интерфейса обеспечивается возможность разделения информации из множества разных источников без изучения используемых технологий. Во-вторых, системы можно поставлять широкому контингенту пользователей, относительно недорого и с минимальными усилиями. В-третьих, использование сети устраняет необходимость в установке приложения на каждом пользовательском компьютере. В-четвертых, любые изменения распространяются автоматически.

9) Централизованная база данных. MPC приложения работают на централизованной базе данных, не используя «фирменные» («специальные») файловые структуры, которые часто применяются в современных системах. Эта база должна основываться на широко распространенной реляционной технологии – IBM, Oracle или Microsoft (а для более мелких приложений можно применять и OLAP базы данных), что обеспечит масштабируемость и надежность. Применяя существующую технологию можно максимально использовать внесенные в инфраструктуру инвестиции и минимизировать расходы на реализацию проекта и обучение персонала.

MPC – преемник ERP

Пришло время интегрированных пакетов приложений, поддерживающих наиболее эффективные методы стратегического планирования, бюджетирования, прогнозирования, финансовой консолидации, управленческой отчетности и анализа. Используя MPC-решение компании могут одновременно связывать стратегические планы, операционные бюджеты и наличные товары с прогнозируемыми показателями, при этом обеспечиваются неограниченные возможности анализа и устраняется ряд серьезных проблем, связанных с целостностью данных и неэффективными временными затратами.

MPC-системы открывают новую веху на рынке финансовых продуктов и наверняка окажутся не менее важными, чем ERP, когда финансовое управление компаний перейдет от установки на высокую производительность к установке на высокую результативность.