Ворох бумаг, который необходимо заполнить накануне сдачи отчетности, угнетает любого бухгалтера одним только видом. А ведь после составления всех деклараций увесистую кипу этих документов необходимо сдать в налоговые органы. В результате уставший специалист вынужден выстаивать очередь в ИФНС и объясняться с не менее замученным налоговым инспектором, если тот обнаружит в бумагах какие-либо ошибки. Однако этой ситуации можно избежать, если компания станет сдавать отчетность по телекоммуникационным каналам через операторов связи.
Плюсы «электронки»
1 января 2008 года закон обязал всех «сотенных» налогоплательщиков представлять отчетность в налоговые органы по электронным каналам связи. Сразу после этого бухгалтерские интернет-форумы заполнились сообщениями о том, насколько отчетность онлайн неудобна и невыгодна. Однако такое ополчение против нововведения длилось относительно недолго. В данный момент гневных посланий не оставляет никто, а большинство бухгалтеров уверяют, что электронная сдача отчетности — это огромный плюс, ведь подключение к системе представления налоговой и бухгалтерской отчетности по телекоммуникационным каналам связи имеет ряд существенных преимуществ. Во-первых, это бесспорная экономия рабочего времени, ведь благодаря «электронке» отпадает необходимость посещения налоговых инспекций. Вся информация в любое время суток отправляется из офиса компании, говорит бухгалтер компании «Аква Лого» Мария Назарова:
— Наша компания сдает декларации в электронном виде несколько лет и очень довольна таким способом передачи отчетности. Самое главное преимущество интернета — это экономия времени и значительных усилий. У меня нет необходимости стоять в очередях, не нужно тратить время на поездки в налоговую инспекцию. Отчетность в электронном виде можно направить в ИФНС в любое время суток, вплоть до полуночи последнего дня сдачи, в то время как график работы налоговой инспекции и почты, как известно, ограничен.
Вторым плюсом «электронки» специалисты называют отсутствие дублирования сданных документов на бумажных носителях и дискетах. Такое право налогоплательщиков закреплено в пункте 6 Приказа Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 2 апреля 2002 г . № БГ-3-32/169 «Об утверждении порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» (с полной версией этого документа вы можете ознакомиться в справочной правовой системе КонсультантПлюс).
Кроме этого сдача отчетности онлайн помогает избежать серьезных ошибок в декларациях. Дело в том, что в программе содержатся сведения, которые позволяют бухгалтеру подготовить документы в стандартном формате. Вдобавок к этому электронная программа сама проконтролирует правильность заполнения всех полей отчетности и проследит актуальность версии используемой формы. Если же последняя была изменена, пользователь получит автоматическое обновление. Кстати, по электронной почте налогоплательщик также может получить всю общедоступную информацию от налоговых органов: сведения об изменении налогового законодательства, нормативных актов, бюджетных счетов, данные о кодах бюджетной классификации и другие актуальные сведения. Причем необходимо понимать, что такое информирование осуществляется в оперативном режиме и первыми такие сведения получают как раз «электронные» бухгалтеры.
Позаботились разработчики программ-помощников и о том, чтобы отправитель деклараций по электронным каналам связи имел возможность получить информационные выписки о выполнении обязательств перед бюджетом разных уровней (распечатки по налогам). Они передаются налоговой инспекцией по каналам связи исключительно в зашифрованном виде, чтобы избежать утечки информации. Кроме того, программа сама защитит любые передаваемые данные от просмотра и корректировки. И еще один немаловажный факт: после отправления декларации налогоплательщику гарантировано получение подтверждения о ее доставке в налоговую инспекцию. Это извещение имеет в спорных ситуациях юридическую силу, и никакие штрафные санкции в этом случае на организацию наложены не будут, говорит главный бухгалтер компании «Серебряный мир» Инга Кестобадзе:
— У меня была ситуация, когда мы не успевали отправить в налоговые органы отчетность в установленное время. В результате все документы были готовы за полчаса до окончания сроков подачи деклараций. «Электронка» нас действительно выручила, отчетность была отправлена в срок, но в целях безопасности мы все-таки помчались подтверждать свое отправление по почте. Там я провела всю ночь, а на утро выяснилось, что этого не требовалось, ведь если программа подтвердила отправку отчетности, никаких претензий у налоговиков к компании быть не может.
Из вышесказанного следует, что сдача отчетности по коммуникационным каналам связи очень практична. Она не только гарантирует всяческие удобства налогоплательщикам, но и ограждает их от вороха лишней работы, что особенно актуально в связи с загруженностью бухгалтеров. Некоторые, конечно, могут подумать, что само подключение к электронным каналам связи может оказаться длительным и выматывающим процессом, однако это заблуждение.
Нюансы подключения
Сдавать отчетность через операторов связи могут все фирмы, которые подключены к интернету. Правда, только в том случае, если у налоговой инспекции, в которой зарегистрирована организация, есть необходимая программа для приема электронных данных от налогоплательщика. В Москве и Подмосковье программа есть у всех налоговиков, поэтому для столичных учетных работников ИФНС создали все условия для реальной сдачи электронной отчетности. Представлять же декларации онлайн любая организация может через специализированного оператора связи, у которого есть заключенный договор с УФНС на право оказания таких услуг. Координаты операторов связи представитель организации всегда может уточнить в своей же налоговой инспекции. При этом стоит учитывать, что инспекция не может принуждать налогоплательщика заключить договор с определенным оператором связи, так как такая норма не содержится в российском законодательстве, поясняет юрисконсульт организации «Право» Эльвира Садретдинова:
— Согласно Конституции, у каждого гражданина нашей страны есть право выбора. Естественно, оно распространяется и на то, какой организации отдать предпочтение в качестве обслуживания. И если, к примеру, в налоговой инспекции откажутся принимать отчетность, когда она будет передана не через компанию «Такском», такие действия налоговиков будут признаны нарушающими права организации. В этом случае налогоплательщик может обратиться в суд и потребовать компенсации за нанесенный ущерб.
Если организация определилась с выбором оператора связи, ей следует обратиться к нему и назначить день установки оборудования. По приезду специалист поставит на компьютер бухгалтера специальную компьютерную программу, через которую и будут передаваться декларации. После установки спецоператор предоставит налогоплательщику ключи шифрования и электронную цифровую подпись, говорит исполнительный директор компании «Элвис-Тревел» Владимир Кичигин:
— Последняя необходима для того, чтобы налоговые органы при получении деклараций могли не только идентифицировать подписавшееся лицо, но и установить, что информация в электронном документе не была искажена. Дело в том, что применение такой подписи защищает файлы отправленных электронных документов от корректировок.
Для того чтобы применять электронную цифровую подпись, у фирмы должно быть два ключа — закрытый и открытый. Закрытый ключ будет известен только налогоплательщику. Для остальных участников процесса — налоговиков и оператора связи — эта информация останется неизвестной, так как закрытый ключ используется бухгалтером для подписания документа. Открытый ключ, напротив, будет известен любому получателю электронного документа, в данном случае — налоговой инспекции. Это необходимо для того, чтобы инспекторы могли проверить подлинность подписи. Таким образом, получается, что, когда фирма подписывает документ электронной цифровой подписью, к тексту добавляется строка, которая содержит информацию о самом документе и о закрытом ключе организации. А когда документ получит налоговая инспекция, она сможет, применив программу анализа электронной цифровой подписи, установить два факта: то, что подпись действительно принадлежит налогоплательщику, и то, что в текст после его подписания не вносились никакие изменения.
Заключить контракт с оператором связи можно, как правило, на один год. По истечении этого срока ключи подписи будут изменены и договор придется продлить. Что же касается общей стоимости подключения к системе сдачи отчетности в электронном виде, она зависит от нескольких факторов. Общую цену услуги оператор может определить исходя из цены самой программы, стоимости регистрации в системе, стоимости подписи и годовой абонентской платы. На сегодняшний день средняя цена подключения в столице колеблется от 5000 до 15 000 рублей. По истечении первого года компания будет платить только абонентскую плату, которая в среднем составит 2000—3500 рублей.
Для тех же налогоплательщиков, которые по каким-либо причинам не хотят заключать договор с оператором связи, ФНС планирует внедрить свою электронную версию программы подачи отчетности онлайн. И, как утверждают специалисты, возможно, в недалеком будущем такая сдача деклараций станет приоритетной и закрепится на законодательном уровне.
Минуя операторов
Некоторое время назад программисты Главного научно-исследовательского вычислительного центра ФНС (ГНИВЦ) разработали специальную систему отправки электронных деклараций в налоговые инспекции для предприятий, владеющих секретной информацией (к примеру, МВД). Система называется «ГНИВЦ-ПРИЕМ Регион». Она позволяет организациям направлять в налоговые электронные отчеты, минуя операторов связи. Таким образом, программа исключает получение конфиденциальных данных третьими лицами.
В настоящее время передача налоговых отчетов таким способом осуществляется в Санкт-Петербурге, Кемерове, Смоленске, Твери и Казани, до осени текущего года электронную отчетность, которая минует операторов связи, планируется внедрить в иркутском Управлении ФНС. Вполне возможно, что Москва не останется вдали от нововведения, и как только испытание программы будет закончено, ее внедрение станет осуществляться и на столичной территории, считает главный бухгалтер предприятия «ОМЕГА-сервис» Лидия Журавлева. Кроме того, в столице уже применяются аналогичные программы «ГНИВЦ курьер» и «ГНИВЦ Курьер-корпорация», которые были введены в экспериментальном порядке временным регламентом, утвержденным приказом ФНС России от 1 февраля 2005 г . № САЭ-3-13/22@.
Необходимо заметить, что предпосылки к такому переходу электронного документооборота были положены еще в 2004 году, когда специалисты ГНИВЦ получили задание и бюджетное финансирование под создание единой программы для приема отчетности от всех спецоператоров. Одновременно с этим возникла идея организовать сдачу отчетности напрямую, минуя оператора. Результатом такой позиции стало появление программы «ГНИВЦ-ПРИЕМ Регион».
Для того чтобы пользоваться любой из вышеуказанных программ, налогоплательщику нужно получить электронные средства защиты у удостоверяющего центра, прошедшего сертификацию в ГНИВЦ. Сам список сертифицированных центров можно посмотреть на сайте www.gnivc.ru. Затем понадобится приобрести клиентское приложение для формирования электронных отчетов в нужном формате. Как правило, средства защиты и клиентское приложение продает одна и та же фирма, но теоретически получить программу можно в любой другой компании и даже разработать самостоятельно. После этого налогоплательщик обязан заключить с инспекцией безвозмездный договор о намерениях. То есть подписать документ, в котором будет сказано, что организация готова сдавать отчетность в налоговую службу по телекоммуникационным каналам связи, минуя операторов, а налоговая инспекция готова ее принимать.
Конечно, этим фактом крайне недовольны компании-операторы, которых налоговая новинка попросту вытеснит с рынка услуг. По словам одного из представителей такой организации, пожелавшего остаться неизвестным, эта новация несет в себе неоднозначный намек:
— Безусловно, я считаю, что операторы нужны, и по-другому быть не может. В конце концов, хотя бы потому, что они всегда отстаивают позицию своего клиента. Если представить, что отчетность будет осуществляться, минуя операторов связи, в голове рисуются плачевные картины. Представьте, что налогоплательщик отправил отчетность напрямую налоговикам, а у них в этот момент полетел сервер, благодаря этому декларации не дошли вовремя и были получены лишь на следующий день. В результате срок сдачи отчетности прошел и на налогоплательщика автоматически накрутили штрафы и пени. После этого представителю компании придется бегать и доказывать, что он отправлял все вчера. Организация-оператор от такой ситуации защитила бы, но налогоплательщик принял решение не пользоваться ее услугами.
Однако, несмотря на столь агрессивное мнение специалиста, можно предположить, что налоговые органы смогут придумать решение проблемы, если такая ситуация возникнет. В конце концов, налоговики будут в курсе того, что произошло с их сервером. Кроме того, декларации в этом случае не придут не только от одной компании, а от целого ряда организаций. Спорить с таким количеством налогоплательщиков налоговые органы вряд ли станут.
Если смотреть объективно, у компаний должен быть выбор между двумя системами и каждая сторона, заинтересованная в клиентах, имеет право заниматься популяризацией своего продукта. Хочешь сдавать отчетность через спецоператора — пожалуйста, хочешь напрямую — без проблем. Такова здоровая российская конкуренция, и последнее слово в ней всегда будет оставаться за потребителем.
Примечание
Умная отчетность пенсионного фонда
Появившаяся на несколько лет позже, чем налоговая, электронная отчетность для Пенсионного фонда изначально предполагала единое средство приема. ПФР с огромным дефицитом бюджета не мог позволить себе разработку собственной программы («ГНИВЦ-ПРИЕМ Регион» обошелся бюджету более чем в 500 000 000 рублей). Однако в каждом регионе был выбран один спецоператор, который поставлял и поддерживал приемное средство, понимающее отчеты, составленные на любой из программ оператора. Главное достоинство такого решения в том, что вся головная боль ложится на компании, которые зарабатывают, передавая отчетность. Пенсионный фонд получил окончательный результат, а налогоплательщика технические вопросы не коснулись.
Главное — не паниковать!
Конечно, у электронной отчетности есть и недостатки. Это технические программные сбои. Одна из самых распространенных проблем, которая может возникнуть из-за них, — отчетность не дошла до налогового органа. В этом случае фирма не получит протокол из ИФНС и экземпляр отчета, подписанный электронной цифровой подписью налоговой инспекции. В результате компании грозят штрафы по статье 119 Налогового кодекса (непредставление деклараций) или по статье 126 (неподача бухгалтерской отчетности).
Однако стоит учитывать, что претензии налоговиков в этом случае необоснованны, так как отчетность считается поданной в тот день, в который она была отправлена. Последнее засвидетельствует подтверждение о доставке, которое высылает спецоператор связи. То есть тот факт, что документ не дошел до налоговой инспекции, не свидетельствует о том, что организация-налогоплательщик его не отправляла. Такой вывод следует, к примеру, из письма Минфина от 24 апреля 2006 г . № 03-02-07/1. Исходя из вышесказанного следует, что, отправив отчет в последний день, не стоит паниковать по поводу отсутствия ответа из инспекции и дублировать декларации в бумажном виде. Принимать такое решение можно только после согласования с инспекцией. В противном случае налоговики, ориентируясь на дату сдачи бумажных документов, могут попытаться взыскать штраф.
За семью печатями
Для защиты информации от несанкционированного просмотра или искажения в системе применяются средства защиты информации с гарантированной стойкостью. Все средства защиты имеют сертификаты ФАПСИ, а такие алгоритмы шифрования используют Министерство обороны, дипломатические ведомства, МВД и другие аналогичные структуры. По заверениям ФНС, для того чтобы расшифровать информацию методом прямого перебора, злоумышленникам понадобится использовать весь существующий компьютерный ресурс в мире в течение 50 лет.
Сдал декларацию? проверь
Если отчетность дошла до налоговой инспекции и налоговики ее приняли, то организация получит следующие документы:
- подтверждение оператора о том, что он получил декларацию. Этот файл будет подписан электронной цифровой подписью оператора и фирмы-налогоплательщика;
- файл отчетности, подписанный организацией и налоговым органом;
- протокол о результатах проверки на соответствие формату, подписанный электронной цифровой подписью инспекции.
Материал подготовлен при содействии Управления Федеральной налоговой службы по г. Москве