Управленческий переучет.
Существует распространенное мнение, что создание системы управленческого учета должно начинаться с создания на предприятии системы сбора управленческой информации. Такой подход представляется очевидным. Не случайно эту точку зрения часто можно встретить на страницах популярных журналов, посвященных управлению. Мотивация такого подхода банальна: для полноценного анализа нужна полная и достоверная информация, а значит управленческий учет должен начинаться со сбора информации.
Такой подход можно объяснить несколькими причинами. Прежде всего, сбор информации есть хотя и затратное, но наиболее очевидное и относительно простое дело, не представляющее особой проблемы. Об анализе управленческой информации апологеты такого подхода предлагают на этом этапе не беспокоится, поскольку аналитика возможна только после того, как собраны данные для анализа. Да и сам управленческий анализ, по мнению многих, не представляет особых трудностей. В частности бытует расхожее заблуждение (в т.ч. на страницах тех же популярных журналов) о том, что специализированные компьютерные программы способны автоматически анализировать управленческую информацию и давать оценки.
Часто, также, представления об управленческом учете ограничиваются прямой интерпретацией самого термина. Учет предполагает сбор данных, интерпретируемый как центральная и первоочередная (или даже единственная) задача управленческого учета.
Описанный выше подход это серьезное и, к сожалению, распространенное заблуждение. Проблема в том, что информация о деятельности предприятия неисчерпаема, и собирать ее, не имея четкого представления о том, каким образом эта информация будет использована для целей управления предприятием – задача совершенно бесполезная. Возможности менеджеров воспринимать и анализировать информацию ограничены; и только благодаря способности выделять ту информацию, которая имеет ключевое значение, менеджерам удается справляться со сложными управленческими задачами.
Можно затрачивать время и усилия на сортировку и накопление в компьютерных системах множества данных: первичных документов, времени и ресурсов производственных операций, параметров производственного процесса, данных логистики, данных о клиентах и т.п. Но когда дело доходит до использования этих данных, часто они оказываются на удивление бесполезными.
Типичная и самая простая причина в том, что собранные данные просто никому в организации не нужны. Возможно, также, используется только малая часть этих обширных массивов данных, причем для относительно второстепенных задач.
Далее, часто оказывается, что данные были «собраны» в виде исключающем их использование для решения задач управления. Это в особенности характерно для «бумажных данных». Так, например, в объемной папке подшитых первичных документов крайне сложно безошибочно сделать выборку по совокупности каких-либо признаков (например, по товару и клиенту) и подсчитать сумму, не говоря уже о сколько ни будь более сложных операциях.
Эта проблема только отчасти решается применением информационных технологий. Основная причина, опять же, лежит в области «сбора» данных. Если собранные данные изначально не «разложены по полочкам» в том виде, который требуется для специфической процедуры анализа, проведение самого анализа может оказаться невозможным из-за чрезмерных затрат по «перекладке» данных. Если данные собраны не так как надо, получение на их основе достоверной аналитической информации требует создания нестандартных запросов, выборок и алгоритмов преобразования данных, что требует значительных затрат времени и высокой квалификации аналитика. Аналитики, способные выполнять такого рода задачи, это, как правило, очень ограниченный ресурс.
Наконец, распространена ситуация, когда собранные данные всего лишь незначительно не соответствуют потребностям менеджмента. Например, ключевой с точки зрения задач управления параметр просто не регистрировался. Даже незначительное несоответствие может оказаться достаточным, чтобы полностью обесценить все собранные данные (дьявол, как известно, в мелочах).
Вследствие этих причин, гигабайтные базы данных, накопленные за несколько учетных периодов и включающие в себя обширные данные о бизнесе предприятия, могут оказаться абсолютно бесполезны для критически важных задач управления. Собранные со значительными затратами времени и усилий, эти данные оказываются «мертвыми».
Нередко такие последствия являются результатом ситуации, когда сотрудники, организующие сбор информации (например, бухгалтерия), оказываются далеки от задач использования этой информации, либо имею представление об использовании информации для весьма ограниченного круга задач (в примере с бухгалтерией, задач налогового учета). Соответственно, данные, подлежащие сбору, и методы регистрации определяются исходя из ограниченных, либо слишком общих представлений, интуиции и стереотипов относительно того, какие данные и в какой форме могут «пригодиться».
Чаще, однако, причина носит более «системный» характер – в организации отсутствует систематическая постановка задач анализа и использования управленческой информации. В такой ситуации любая собранная информации априори оказывается «мертворожденной».
Таким образом, задача сбора и регистрации данных в рамках управленческого учета оказывается настолько зависимой от конкретных управленческих задач, что решить ее без четкого определения последних, т.е. изолированно, невозможно.
Практические рекомендации, которые можно дать в этом случае, следующие: создание системы управленческого учета на предприятии не должно начинаться с организации процесса сбора информации. Хотя такое начало похоже на «закладку фундамента» – с чего, казалось бы, следует начинать строительство «здания» управленческого учета – фундамент, скорее всего, окажется непригодным для «здания», представления о котором пока смутны. В лучшем случае «фундамент» придется переделывать, и получится «долгострой» – кратчайший путь к провалу всего начинания. В худшем – организованный сбор данных так и останется бесполезной тратой времени и денег.
Вместо этого начните с «проектирования здания». Основная задача – добиться целостной постановки ключевых задач использования управленческой информации. Иными словами, вместо организации сбора информации, прежде всего должны быть ясно сформулированы информационные потребности управления, в полной мере отражающие индивидуальные особенности бизнеса, конкурентную ситуацию и стратегию предприятия. Несомненно, это нетривиальная задача, но только так может быть построена эффективная система управленческого учета.
Всевозможное программное обеспечение, предложение которого в настоящее время очень велико, может только помочь в решении этой задачи, но не заменит ее решения – на этот счет не должно быть никаких иллюзий (источник которых – рекламные заявления). Программное обеспечение, включая наиболее «интегрированное» и функционально насыщенное, является всего лишь одним из инструментов – не решением. Более того, большая информационная емкость и автоматизация процессов учета, как правило, порождает сильный соблазн заняться тем же бесцельным сбором информации – на этот раз с гораздо большей производительностью (проекты автоматизации снова и снова это демонстрируют). Как следствие, с применением специализированного программного обеспечения проблема управленческого переучета не исчезает, приобретая даже большую актуальность.
Обсудить статью в конференции «Управленческий учет» >>>