Управление дебиторской задолженностью

Дебиторская задолженность является неотъемлемым элементом сбытовой деятельности любого предприятия. Довольно большая ее часть в общей структуре активов снижает ликвидность и финансовую стойкость предприятия и повышает риск финансовых потерь компании.

Cовременные условия развития экономики нашей страны предусматри­вают динамизм развития взаиморасчетов между контрагентами. В таких условиях особое внимание необходимо уделять дебиторской задолженности.

Очень часто ее определяют как составляющую оборотного капитала, коко­торая представляет собой требования к физическим или юридическим ли­цам относительно оплаты товаров, продукции, услуг.

Существует тенденция отождествлять дебиторскую задолженность с ком­мерческим кредитом. Коммерческий кредит предоставляется покупателю с учетом его стоимости (ресурсы компании предоставляются в пользование на платной основе) и срочности (срок использования предоставленных средств ограничен).

Согласно стандартам бухгалтерского учета, дебиторская задолженность это сумма задолженности дебиторов предприятию на определенную дату. Де­биторами могут быть как юридические, так и физические лица, которые за­должали предприятию денежные средства, их эквиваленты или другие активы. По данным бухгалтерского учета можно определить сумму задолженности на любую дату, но обычно такая сумма определяется на дату баланса.

Обычно экономическая выгода от дебиторской задолженности выражает­ся в том, что предприятие в результате ее погашения рассчитывает рано или поздно получить денежные средства или их эквиваленты. Соответственно де­биторскую задолженность можно признать активом только тогда, когда су­ществует вероятность ее погашения должником. Если такой вероятности нет, сумму дебиторской задолженности следует списать. Если задолженность не­возможно правильно оценить, то есть определить ее сумму, она не может быть признана активом и не должна отображаться в балансе.

Таким образом, дебиторскую задолженность можно определить как обо­ротный актив предприятия, который возникает в его сбытовой деятельности и характеризует взаимоотношения контрагентов по оплате стоимости полу­ченного товара (работы, услуги).

Обзор статистических данных по Украине за 2006 г. свидетельствует о росте: дебиторская задолженность по всем субъектам хозяйствования (кро ме малых предприятий и учреждений, которые содержатся за счет бюджета) на 1 апреля 2006 г. составляла 346,9 млрд. грн. На протяжении января-марта 2006 г. дебиторская за­долженность увеличилась на 8,2%. Удельный вес просроченной задолженности в общей сумме дебиторской задолженности составлял 20,4% против 21,6% на 1 января 2006 г.

Правительство считает чрезвычайно острой ситуацию в жилищно-коммунальном хозяйстве. Многолетняя его убыточность и дебиторская задолженность потребителей привели к тому, что местные органы исполнительной власти безответственно относят­ся к качеству и объемам предоставления соответствующих услуг населению. В результа­те этого не приводится в надлежащее техническое состояние жилищный фонд и ком­мунальная инфраструктура, не снижаются расходы электроэнергии, топлива, воды.

Работа с дебиторской задолженностью, то есть процесс управления ею, является важным моментом в деятельности любого предприятия и требует пристального внима­ния руководителей и менеджеров. Определение подходов к управлению дебиторской задолженностью, этапов и методов – проблема, которая не имеет однозначного реше­ния, зависит от специфики деятельности предприятия и личных качеств руководства.

Так как управление дебиторской задолженностью является составляющей системы управления предприятием, то сам процесс управления ею можно осуществлять этапа­ми. Кроме того, управление дебиторской задолженностью происходит во времени, и естественно, что его необходимо представлять в виде некоторой этапной системы.

По мнению И.А. Бланка, формирование алгоритмов управления дебиторской задол­женностью осуществляется по следующим этапам: анализ дебиторской задолженности предприятия; выбор вида кредитной политики предприятия по отношению к покупате­лям продукции; определение возможной суммы оборотного капитала, которая направ­лена на дебиторскую задолженность по коммерческому и потребительскому кредитам; формирование системы кредитных условий; формирование стандартов оценки поку­пателей и дифференциация условий предоставления кредита; формирование процеду­ры инкассации дебиторской задолженности; обеспечение использования на предпри­ятии современных форм рефинансирования дебиторской задолженности; построение эффективных систем контроля движения и своевременной инкассации дебиторской задолженности.

Почти к такому же выводу пришел Г.Г. Кирейцев, но дополняя И.А. Бланка, он выделя­ет еще несколько этапов: контроль финансового состояния дебиторов; при непогаше­нии долга или его части установление оперативной связи с дебитором на предмет признания им долга; обращение к хозяйственному суду с иском о взыскании просро­ченной задолженности; компенсация убытков из фонда безнадежных долгов.

Российские специалисты выделяют четыре основных направления работы по уп­равлению дебиторской задолженностью:

• планирование размера дебиторской задолженности по компании в целом;
• управление кредитными лимитами покупателей;
• контроль дебиторской задолженности;
• мотивация сотрудников.

Для управления дебиторской задолженностью предприятию необходима информа­ция о дебиторах и их платежах: данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на данный момент; время просрочки платежа по каждому из счетов; размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных фирмой нормативов; кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита). Как правило, такие сведения можно получить при исследовании системы бухгалтерского учета. Однако прежде чем приступить к иссле­дованию системы, стоит определить принципы учета и контроля дебиторской задол­женности. Автор данной статьи выделяет такие этапы управления дебиторской задол женностью: построение системы учета и контроля дебиторской задолженности; разра­ботка кредитной политики; автоматизация управления дебиторской задолженностью.

В целом же, приведенные этапы управления дебиторской задолженностью базиру­ются на основных функциях управления. Базируясь на определении управления, что приведено в работе коллектива авторов под руководством Зарубинского В.М, управле­ние – функция организованных систем разной природы (биологических, социальных, технических), которая обеспечивает сохранение их определенной структуры, под­держку режима деятельности, реализацию их программ и целей. Предлагается в про­цессе управления дебиторской задолженностью выделять такие этапы.

Первый этап управления – планирование величины дебиторской задолженности – был, есть и будет одним из важнейших. Это связано с тем, что в процессе реализации ра­бот по планированию величины дебиторской задолженности, необходимо учитывать не только параметры дебиторской задолженности, которые характеризуют ее состоя­ние, но и целый ряд внешних факторов, которые могут существенно повлиять на ко­нечные результаты управления.

В процессе выполнения учета дебиторской задолженности собирается информация о финансовом положении дебиторов, от которых зависит состояние дебиторской за­долженности. Основная сложность на данном этапе заключается в определении мини­мального объема и номенклатуры данных, которые позволяют управляющему субъекту иметь ясное представление о состоянии объекта управления. Данное обстоятельство связано с двумя моментами. Первый момент вызван тем, что для сбора и обработки учет­ной информации необходимы денежные средства, которые всегда ограничены. Второй момент вызван тем, что информация может дублироваться и опаздывать, а это не спо­собствует принятию обоснованного решения.

Третий этап управления – контроль величины дебиторской задолженности, кото­рый предусматривает сравнение фактических данных учета с плановыми или бюджет­ными. В эпоху централизованного планирования было достаточно разработать плано­вые показатели, но в рыночных условиях плановые показатели должны формироваться при изучении рынка, что требует разработки бизнес-планов развития, бюджетов. В свя­зи с отсутствием системы плановых показателей деятельности предприятия этап конт­роля выполняет несколько иные функции, фактически контроль сводится к сравнению бухгалтерских данных только за прошлый и текущий (плановый) период. Поэтому эф­фективный процесс управления должен базироваться на общей системе управления предприятием.

На четвертом этапе – анализ дебиторской задолженности – исследуются и выделя­ются факторы, влияние которых привело к появлению отклонений фактических пара­метров состояния дебиторской задолженности от плановых показателей.

Пятый этап – этап разработки ряда альтернативных решений или определения оп­тимального решения.

Для формирования нескольких возможных решений, направленных на улучшение той ситуации, в которой находится предприятие, достаточно информации, собранной еще на стадии анализа. На основе этой информации можно создать систему ограниче­ний относительно соответствующей целевой функции, а также провести ранжирова­ние причин, которые больше всего влияют на величину дебиторской задолженности. Та же причина может вызывать несколько последствий, а устранение этих причин мо­делируется с целью оценки возможных результатов. Таким образом, разрабатывается несколько альтернативных решений или даже определяется оптимальное решение.

Шестой этап – фаза реализации одного или нескольких альтернативных решений – на этом этапе осуществляется выполнение принятого оптимального решения или нес­кольких альтернативных решений. На этой стадии определяются необходимые сред­ства, а также порядок реализации принятого решения.

Важным вопросом при управлении дебиторской задолженностью является ее клас­сификация. В зависимости от того, какой признак положен в основу ее классификации, можно использовать разнообразные методы управления дебиторской задолжен­ностью.

Традиционная классификация дебиторской задолженности предусматривает ее распределение по правовому критерию на срочную или просроченную. К срочной отно­сится дебиторская задолженность, срок погашения которой еще не наступил или состав­ляет меньше одного месяца и которая связана с нормальными сроками расчетов, опреде­ленными в соглашениях. Просроченная – это задолженность с нарушением договорных сроков. Дальше важно разобрать понятие сомнительный долг, который понимается как текущая дебиторская задолженность, относительно которой существует неуверенность ее погашения должником. Понятно, что долги такого вида продолжают значиться на ба­лансе кредитора, пока есть хоть незначительная уверенность в их погашении. Списы­ваться же с баланса они будут только когда станут безнадежными. Поэтому отдельно бу­дем выделять безнадежную дебиторскую задолженность, к которой относим текущую дебиторскую задолженность, относительно которой существует уверенность в ее нево­звращении должником или по которой истек срок исковой давности [11].

Согласно П©БУ 10 дебиторская задолженность делится на долгосрочную и крат­косрочную. Долгосрочной дебиторской задолженностью признается задолженность, которая не возникает в ходе нормального операционного цикла и будет погашена пос­ле 12 месяцев с даты баланса.

У П©БУ 2 «Баланс» дается определение операционного цикла – это промежуток времени между приобретением запасов для осуществления деятельности и получением денежных средств от реализации произведенной из них продукции или товаров и ус­луг. Определения нормального операционного цикла в стандартах нет, однако, исполь­зуя приведенное ранее определение операционного цикла, можно сделать вывод, что это операционный цикл в обычных условиях деятельности. Обычно операционный цикл не превышает 12 месяцев, но по некоторым видам деятельности он может продол­жаться более одного года. Невзирая на это, задолженность, возникшая в процессе тако­го операционного цикла, обычно считается не долгосрочной, а текущей.

Следовательно, долгосрочная задолженность – это в основном задолженность, не связанная с операционной деятельностью.

Текущая дебиторская задолженность (краткосрочная) – это задолженность, воз­никшая в процессе нормального операционного цикла или погашенная на протяже­нии 12 месяцев с даты баланса.

Таким образом, если задолженность, которая возникла, не связана с операционным циклом, но предусматривается, что она будет погашена в срок менее 12 месяцев, то та­кая задолженность признается текущей.

Датой баланса обычно является последний день отчетного периода.

Из приведенных ранее определений долгосрочной и текущей дебиторской задол­женности следует сделать вывод: поскольку отнесение задолженности к текущей или долгосрочной привязано к дате баланса, на указанную дату следует пересматривать долгосрочную задолженность по отдельным дебиторам по срокам ее погашения. Если окажется, что до срока погашения задолженности осталось меньше 12 месяцев, преж­нюю долгосрочную задолженность следует отобразить на дату баланса как текущую.

Б.О. Жнякин и В.В. Краснова предлагают наиболее полную классификацию дебитор­ской задолженности по срочному признаку, а именно: текущую, срочную, просрочен­ную, долгосрочную и безнадежную [6].

В основу классификации дебиторской задолженности можно положить распреде­ление дебиторской задолженности в зависимости от целевых групп должников. При этом используются маркетинговые подходы, которые основываются на изучении пове дения потребителей. Учет различных причин неплатежей и реальных возможностей граждан по оплате возникших долгов решается на основе учетных данных о платежах и задолженностях.

Одним из таких методов является метод АВС-анализа. В связи с тем, что этот термин пришел из заграницы, то часто возникает путаница между «эй-би-си – методом» (от английского Activity Based Costing), и «а-бэ-цэ – анализом» от ABC-Analysis. Их сущ­ность абсолютно разная. Метод АВС (Activity Based Costing) – это способ определения и учета расходов по видам деятельности организации, способ пооперационного опре­деления и учета расходов. АВС-анализ (ABC-Analysis) связывают с именем итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето (в статистике хорошо известная «диаграм­ма Парето») [7].

В основе этого метода лежит закон, открытый итальянским экономистом В. Парето, который говорит, что за большинство возможных результатов отвечает относительно небольшое число причин, в данный момент этот закон больше известен как «правило 20 на 80».

Этот метод в отечественной практике и более широко за границей используется как для выбора объектов из общей номенклатуры изделий, которые выпускаются предпри­ятием, так и в рамках одного вида изделий [7, 3]. Метод АВС-анализа основан на распре­делении совокупности потенциальных объектов на группы за удельным весом того или иного показателя. В литературе приводятся примеры проведения АВС-анализа по пока­зателям оборота, прибыли, трудоемкости, расходов на материалы [7, 8], и даже по таким параметрами, как быстродействие и потребительская мощность [6, 10]. Относительно дебиторской задолженности, его можно сформулировать таким образом: 80% суммы дебиторской задолженности может числиться за 20% дебиторов [5].

Число групп при проведении АВС-анализа может быть любым, но наибольшее расп­ространение получило деление рассмотренной совокупности на три группы (75:20:5), чем, очевидно, и обусловлено название метода, известного за границей как ABC-Analy­sіs [7]. Группа А – незначительное число объектов с высоким уровнем удельного веса по выбранному показателю. Группа В – среднее число объектов со средним уровнем удельного веса по выбранному показателю. Группа С – высокое число объектов с не­значительной величиной удельного веса по выбранному показателю.

ГГ. Кирейцев предлагает соотношение (75:20:5) для определения степени весомости покупателей: А – покупатели – это те, с которыми предприятие осуществляет прибли­зительно 75% оборота. Такой оборот составляют около 5% покупателей. В – покупате­ли (20%) дают, как правило, 20% оборота. С – покупатели (75%), оборот составляет приблизительно 5%.

Возможна и такая интерпретация правила Парето относительно дебиторской за­долженности. Дебиторы группы А – наиболее важные дебиторы, те 20% на которые приходятся 80% дебиторской задолженности, которые заслуживают повышенного контроля, поскольку здесь усилия будут оправданными. Группа В – дебиторы средней важности те, на которые в сумме приходится 15% дебиторской задолженности и требу­ют внимания лишь изредка. Группа С – маловажные дебиторы те, на которых прихо­дится 5% всей дебиторской задолженности предприятия. Управлению дебиторами этой группы не стоит уделять слишком многих сил и времени.

Последовательность проведения анализа: во-первых – рассчитать общую сумму за­долженности всех клиентов списка; во-вторых – вычислить 80% от этой суммы; в-третьих – выделить путем суммирования задолженности по списку, начиная с его части, где самые большие задолженности, ту часть потребителей, которые задолжали 80% общей суммы. Их число значительно меньше количества должников. Выделенная группа граждан – первая и главная целевая аудитория, учитывая ее относительную немногочисленность и основную долю долга (80%). Работа с этой категорией должни ков должна строиться на основе персонального подхода. Эти усилия оправданы сумма­ми долгов, которые будут возвращены. Подобным же образом выделяются еще две груп­пы: самой небольшой будет первая, самой многочисленной – третья.

Данный метод дает возможность сформировать целевые аудитории должников, к которым применяемые методы взыскания долга будут отличаться, что позволит выби­рать наиболее эффективные именно для этой категории способы взыскания. Кроме то­го, к преимуществу можно отнести и выбор группы дебиторов, которые аккумулируют наибольшую сумму и которым необходимо уделить внимание в первую очередь. При применении метода АВС-анализа возникают и определенные трудности, особенно это касается коммунальных предприятий. Они заключаются в необходимости автоматиза­ции и компьютеризации всех взаимоотношений с дебиторами. При этом в коммуналь­ных предприятиях компьютеризованный учет платежей должен вестись не по домам или районам в общем, как это всегда делается, а по конечным потребителям. Результа­том анализа являются списки должников, с которыми необходимо работать.

Метод АВС-анализа применяется в основном при управлении дебиторской задол­женностью, которая уже существует. Для предупреждения возникновения непредсказу­емой задолженности можно использовать управление с установлением кредитных лимитов. Он представляет собой максимально допустимый размер дебиторской задол­женности как в целом для предприятия, так и по каждому контрагенту [9] или устанав­ливается для каждого из коммерческих отделов компании, выделенных по отраслевому принципу пропорционально части выручки за предыдущий период в общем объеме продаж по предприятию и утверждается распоряжением генерального директора. По такой же схеме происходит распределение лимитов среди менеджеров, которые ра­ботают с покупателями. Каждый из менеджеров в свою очередь должен распределить полученный им кредитный лимит по клиентам. Как правило, для новых покупателей, которые работают с компанией не больше полугода, кредитный лимит устанавливает­ся в размере, что не превышает среднемесячный объем продаж. Для контрагентов, ко­торые работают с компанией более шести месяцев, кредитный лимит устанавливается менеджером и в обязательном порядке утверждается руководством [7].

Рассчитывая эти показатели, предприятие в первую очередь ориентируется на свою стратегию, увеличение доли рынка требует большего кредитного лимита, чем содержа­ние своей рыночной доли и аккумуляция свободных денежных средств. При этом нуж­но поддерживать достаточную ликвидность предприятия и учитывать кредитный риск (риск полной или частичной потери выданных средств) [9]. В большинстве случаев ра­бота с новым клиентом начинается на условиях предоплаты. После того как накоплена статистика платежей и поставок по контрагенту, ему может быть предоставлен кредит­ный лимит [7].

Применение кредитных лимитов дает преимущества при работе в первую очередь с новыми клиентами – позволяет предупредить возникновение неконтролируемой де­биторской задолженности. Трудности, которые возникают при этом: обязательная ав­томатизация процесса, знание контрагента, изучение его кредитных возможностей и платежеспособности, что предусматривает тесный контакт.

Наличие значительных сумм дебиторской задолженности украинских предприя­тий, о чем свидетельствует анализ статистических данных, требует внимания к разра­ботке как методологии эффективного управления существующей дебиторской задол­женностью, так и предупреждения ее возникновения.

Управление дебиторской задолженностью любого предприятия, в том числе и ком­мунального, с целью повышения его эффективности, требует диверсификации подхо­дов. Метод АВС-анализа – один из многих, который целесообразно использовать на предприятиях для определения целевой аудитории. Так как, применение АВС-анализа позволит осуществить сегментацию, которая даст возможность применять определен ные методы влияния на должников. Применение кредитных лимитов позволит контро­лировать процесс возникновения задолженности и сделает его контролируемым. Соче­тание двух рассмотренных методов позволит эффективно контролировать дебиторс­кую задолженность предприятия и разрабатывать эффективные мероприятия по ее сокращению.