Ситуация. Пишет С.П. Соловьева, главный бухгалтер из Нижнего Новгорода:
«Организация применяет упрощенную систему с объектом налогообложения доходы минус расходы. Работник приобрел на свои деньги компьютер для офиса, принес документы об оплате и написал заявление с просьбой возместить расходы. Я оформила авансовый отчет, но сейчас нет денег, чтобы рассчитаться за покупку. Можно ли учесть стоимость компьютера, если он уже введен в эксплуатацию?»
Нежелательные последствия
В данном случае стоимость компьютера можно включить в расходы только после погашения задолженности перед работником. Более того, налоговики могут не принять авансовый отчет и решить, что работник продал компьютер организации. Если так произойдет, придется дополнительно начислить НДФЛ.
Общие правила выдачи наличности под отчет указаны в пунктах 10 и 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.0993 № 40 (далее — Порядок).
Во-первых, руководитель предприятия должен установить в приказе срок, на который выдаются деньги. Это вызвано тем, что согласно пункту 11 Порядка работник обязан отчитаться о своих тратах в течение трех рабочих дней после назначенного срока, а если срок не установлен, ему на это отводится лишь три рабочих дня после получения суммы. В случае задержки налоговики могут посчитать, что работнику был выдан беспроцентный заем и начислить НДФЛ с материальной выгоды. Да, это можно оспорить, но проще издать приказ. В нем помимо срока налоговики рекомендуют привести список сотрудников, которые будут брать подотчетные деньги. Такого требования в Порядке нет, но оно вполне уместно, и выполнить его несложно.
Во-вторых, работник может получить очередной аванс, только если закрыл предыдущий.
В-третьих, недопустимо передавать подотчетные суммы. Например, если один сотрудник не смог купить товар и это перепоручили другому, то первый должен вернуть деньги в кассу, а второй — взять их.
Перейдем к учету. Налоговую базу при упрощенной системе допускается снижать только на произведенные и оплаченные расходы (п. 2 ст. 346.17 НКРФ). Ваш сотрудник приобрел для фирмы компьютер. Порядок списания зависит от уплаченной суммы.
Напомним, что можно учитывать только те виды расходов, которые указаны в перечне пункта 1 статьи 346.16 НКРФ. В подпункте 1 обозначена стоимость покупки, изготовления или сооружения основных средств. В их состав входит имущество, признаваемое амортизируемым в соответствии с главой 25 НКРФ (п. 4 ст. 346.16 НКРФ). В пункте 1 статьи 256 НКРФ указано, что амортизируемыми являются объекты со сроком полезного использования более 12 месяцев и дороже 20 000 руб., которые находятся в собственности и служат для получения дохода. С тремя первыми признаками сходится: компьютер принадлежит организации, позволяет извлекать доход и рассчитан более чем на год работы. Если и стоит он более 20 000 руб., то может быть отнесен к основным средствам. Расходы на них отражаются равными долями по кварталам, оставшимся до конца налогового периода, после оплаты и ввода объектов в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НКРФ).
Если же компьютер обошелся в 20 000 руб. или менее, его уже нельзя назвать амортизируемым и основным средством он не является. Тем не менее затраты на покупку все равно удастся учесть в налоговой базе. Согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 НКРФ разрешено отражать материальные расходы, а в них в соответствии со статьей 254 НКРФ включается стоимость неамортизируемого имущества (подп. 3 п. 1). Списывать ее можно после оплаты и ввода объекта в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 и п. 2 ст. 346.17 НКРФ).
Судя по всему, компьютер уже используется, хотя с работником не рассчитались. Значит, организация не оплатила расходы, и пока это не произойдет, учесть расходы не удастся. Важнее другое.
Как уже не раз говорилось, налоговики не любят подотчеты наоборот. Почему? Работник потратил собственные деньги, а потом передал имущество организации. Налоговые инспекторы вправе расценить это как перепродажу. Соответственно они включат выручку в облагаемый доход работника и увеличат НДФЛ. Конечно, с налоговиками не стоит соглашаться, но в любом случае на бухгалтера ложится лишняя нагрузка.
Ссылка на статью 254 дана в пункте 2 статьи 346.16 НК РФ
Что можно изменить
Проверьте, на чье имя выписана накладная. Если указано наименование организации, то все в порядке, если нет, стоит переоформить документ. Однако лучше обойтись без подотчета наоборот, а заключить с работником договор беспроцентного займа на сумму, равную стоимости компьютера.
В первую очередь рекомендуем просмотреть документы на компьютер. Если приходная накладная (или другой документ, подтверждающий покупку) выписана на организацию, нельзя заподозрить перепродажу и можно оставить все как есть.
Документы же, оформленные на работника, следовало бы переделать. Иначе, во-первых, не удастся признать стоимость компьютера в расходах — как подтвердить, что имущество приобрела именно организация? А во-вторых, это дает основание считать передачу работником компьютера перепродажей и начислить с его доходов дополнительный НДФЛ. Так что проще обратиться в магазин с просьбой поменять документ. Если же в товарном чеке покупатель вообще не обозначен, советуем подстраховаться и попросить указать название организации.
В то же время даже правильно заполненные документы на покупку могут не убедить налоговиков. Предлагаем пойти по другому пути. Заключите с работником договор беспроцентного займа на сумму, равную стоимости компьютера. Какие в нем должны быть условия, изложено в статьях 807—813 ГКРФ. Потом тем же днем оформите получение денег от работника в кассу по договору займа и выдачу ему же под отчет. Документы, доказывающие приобретение компьютера, приложите к авансовому отчету, и аванс будет закрыт. Погасить задолженность перед работником можно в любой срок не позднее указанного в договоре займа.
В чем плюсы такого варианта? Прежде всего стоимость компьютера можно учесть, еще не погасив задолженности перед работником. Ведь согласно пункту 1 статьи 807 ГК РФ заемные суммы считаются собственностью заемщика. Следовательно, организация заплатила за компьютер собственными деньгами и после ввода в эксплуатацию можно списывать его стоимость в расходы поквартально равными долями до конца налогового периода (п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НКРФ) или единовременно, если компьютер стоит 20 000 руб. и дешевле (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и п. 2 ст. 346.17 НКРФ). Заметим, что ни получение, ни погашение займа в налоговом учете не отражается. Заемные средства являются необлагаемыми доходами (подп. 10 п. 1 ст. 251 НКРФ), а возвращенный заем при упрощенной системе не признается расходом — в закрытом перечне он не упомянут (п. 1 ст. 346.16 НКРФ).
Но главное, авансовый отчет будет безупречным и причина для разногласий с налоговиками исчезнет.
Ссылка на статью 251 дана в подпункте 1 пункта 1.1 статьи 346.15 НК РФ
Вроде бы никаких сомнений, что при упрощенной системе заемные средства не учитываются. Согласно подпункту 1 пункта 1.1 статьи 346.15 НКРФ доходы, приведенные в статье 251 НКРФ, не включаются в налоговую базу. А в подпункте 10 пункта 1 ста-тьи251 НКРФ указаны суммы, полученные по договору займа. И все-таки иногда налоговики определяют доходы по одним банковским выпискам, и под обложение подпадают заемные средства. Правда, суды это пресекают. Так, ВАС РФ подтвердил (Определение от 16.10.2008 № 13467/08), что деньги, которыми располагал налогоплательщик, были заемными и сумма их не должна включаться в облагаемые доходы. Значит, инспекция привлекла организацию к ответственности необоснованно. Похожие факты рассматривались ФАС Московского округа (постановление от 02.04.2008 № КА-А40/2446-08). Здесь судьи тоже поддержали налогоплательщика, который вернул заем и не желал платить с него налог.
Если сумма займа небольшая, налоговики просто дополнительно начисляют налог (а также пени и штрафы). С теми, чьи доходы вместе с займом превышают максимально допустимый уровень (п. 4 ст. 346.13 НКРФ), поступают иначе. Напомним, что сейчас лимит составляет 30,76 млн. руб. (20 млн. руб., умноженные на коэффициент-дефлятор 1,538). На следующий год планируется его поднять до 60 млн. руб. (законопроект прошел второе чтение в Госдуме). Так вот, налоговики не увеличивают единый налог, а заставляют платить налоги, предусмотренные при общем режиме.
В судах опять же выясняется, что спорные средства, включенные в доходы, являлись заемными. Значит, максимальный уровень соблюдался. Такое решение содержится в постановлениях
Что говорят суды
ФАС Центрального округа от 28.01.2009 № А09-4405/2008-15, Северо-Кавказского округа от 30.09.2008 № Ф08-5821/2008 и от 02.07.2008 № Ф08-3717/2008, Уральского округа от 09.06.2008 № Ф09-4103/08-С3 и Северо-Западного округа от 30.06.2008 № А21-355/2008. Правда, в случае, с которым связано последнее постановление, полученный заем неверно отразили в бухучете, что и дало налоговикам повод отнести его сумму на доходы. Однако, по мнению судей, ошибки в отражении операций на бухгалтерских счетах не могут влиять на право применять упрощенную систему.
Коэффициент-дефлятор на 2009 год установлен приказом Минэкономразвития России от 12.11.2008 № 395
Обратите внимание на обстоятельства, разбираемые ФАС Волго-Вятского округа (постановление от 17.10.2007 № А82-1474/2007-28). Индивидуальный предприниматель, применяющий УСН, взял беспроцентный заем. При проверке налоговые органы заявили, что у заемщика образовался доход в виде материальной выгоды и дополнительно начислили НДФЛ. Однако, опираясь на пункт 3 статьи 346.11 НК РФ, судьи сочли, что предприниматель не должен уплачивать НДФЛ с доходов от предпринимательской деятельности, и отменили решение налоговой инспекции.
Имеется в виду формулировка, действовавшая до 2009 года
Мы выделили это дело потому, что сейчас бы предприниматель его не выиграл. 1 января 2009 года вступила в силу новая редакция пункта 3 статьи 346.11 НК РФ, согласно которой при упрощенной системе с доходов предпринимателя по-прежнему не удерживается НДФЛ, но только если они не облагаются по ставкам, указанным в пунктах 2, 4 и 5 статьи 224 НК РФ. А в пункте 2 как раз упомянута экономия на процентах от заемных средств. Повторим, речь идет только об индивидуальных предпринимателях. Организации такие доходы не учитывают, что подтверждает и Минфин (см. письмо от 02.04.2007 № 03-11-04/2/78).