4. Документы хозяйственных операций.
У каждой хозяйственной операции должен быть свой первоначальный или исходный документ. Ниже приводятся примеры некоторых первоначальных документов:
- Счета-фактуры
- Дебетовые авизо
- Кредитовые авизо
- Сводные ведомости
- Чеки
- Расписки в получении
- Оправдательные документы (ваучеры) на мелкие наличные расходы
Вам эти документы, наверняка, уже знакомы, но здесь мы вновь рассмотрим основные особенности всех, за исключением чеков и ваучеров на мелкие наличные расходы.
Счета-фактуры
Счет-фактура – хозяйственный документ, оформляемый всякий раз, когда одно лицо продает товары другому. Он обязан включать:
- имена и адреса обеих сторон, участвующих в сделке купли-продажи
- дату продажи
- название, количество и цену за единицу проданного товара
- сведения о торговой скидке и НДС в тех случаях, когда они имеют место
- регистрационный номер поставщика для расчета НДС
- номер заказа
- номер счета-фактуры
- особые условия, например, скидка за оплату наличными
Число требуемых копий счетов-фактур может быть различным в разных компаниях: минимальное число копий – два, а максимальное – пять. Сложность в том, что третью и четвертую копии иногда называют соответственно накладной и извещением об отправке. Эти счета-фактуры используются для ввода данных в ежедневные книги текущих операций.
Важно, чтобы правильность счета-фактуры проверялась до его оплаты (иначе счет может быть оплачен дважды). Чтобы застраховаться от ошибок, следует придерживаться обычной практики не оплачивать оказанные услуги на основе сводных ведомостей, получаемых в конце месяца. Единственным исключением из этого правила может быть тот случай, когда к сводной ведомости прилагаются оригиналы счетов-фактур. Другой проблемой является использование фотокопий счетов-фактур для оплаты в случае, когда оригиналы затеряны. Фотокопии не следует использовать как основание для оплаты.
Дебетовые авизо
Дебетовые авизо подобны счетам – фактуры. Они используются в следующих случаях:
- Когда в первоначальном счете-фактуре, направленном покупателю, была ошибочно указана заниженная сумма.
- Когда поставщик должен оплатить дополнительные суммы, например, за перевозку или страхование.
- Когда заказчик возвращает товар поставщику – дебетовое авизо предполагает, что поставщик направит кредитовое авизо.
Кредитовые авизо
Требуются только две копии кредитового авизо, при этом первая копия должна ВСЕГДА быть выделена КРАСНЫМ ЦВЕТОМ. Кредитовое авизо используется для закрытия ежедневных книг текущих операций, как у поставщика, так и у заказчика.
Поставщик направляет кредитовое авизо в случае, если:
- Товары были возвращены как некачественные или присылались на консигнацию;
- Товары некачественные, но они не возвращаются из-за расходов по пересылке и по этой причине кредитовое авизо предоставляет заказчику СКИДКУ;
- Имела место переплата.
ПОМНИТЕ, если в первоначальном счете-фактуре указана торговая скидка и НДС, то их следует также учитывать при составлении кредитового авизо.
Сводные ведомости
В конце месяца поставщик направляет сводные ведомости, чтобы сообщить дебитору общую сумму неоплаченной задолженности на данную дату. Приготовленная вручную ведомость содержит только общую сумму, но отпечатанная на компьютере, она включает все операции. Если имеется расхождение между неоплаченной задолженностью, указанной в ведомости, и задолженностью, отраженной на личном счете в Книге кредиторов у заказчика, то обе суммы должны быть выверены до того, как будет произведена оплата поставщику.
Расписки в получении
Ранее существовала практика, когда в качестве доказательства оплаты получатель средств выдавал расписки на каждую полученную сумму. Каждый плательщик вправе потребовать расписку, но по Закону о Чеках 1957 чек сам, если на нем банкир поставил штамп «Оплачено», является распиской в получении денежных средств. Это обстоятельство сделало многие расписки ненужными. Расписка должна содержать следующие необходимые данные:
- имя (и адрес) обеих сторон, участвующих в получении средств, то есть дебитора и кредитора
- полученную сумму (цифрами и иногда прописью)
- номер расписки
- за что производится оплата
- дату
- подпись