Чем “облачная” бухгалтерия отличается от традиционной?

Software
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 11 октября 2018

По материалам: Accountancy Age

cloud.PNG

“Облачные технологии” – это термин, который сегодня на слуху. Компании и их клиенты так или иначе уже пользуются ими в той или иной форме в своей повседневной жизни. В связи с этим все активнее начинает заявлять о себе специализированное бухгалтерское программное обеспечение в “облаке”.

Если брать область бухгалтерского учета, то здесь некоторые компании все еще медлят в плане перехода с традиционных систем учета и внедрения альтернативных “облачных” решений. Это недоверие нетрудно объяснить и понять, приняв во внимание нематериальный характер объекта недоверия, но оно действительно весьма тормозит бизнес.

Ключевой составляющей современной бухгалтерии является хранение и использование больших объемов данных: это критически важно для того, чтобы бизнес был успешным и постоянно рос. Почему тогда еще не все компании пользуются “облачными” решениями?

Неоспоримые преимущества

С концептуальной точки зрения, чтобы быть классифицированной как “облачное”, программа должна размещаться на удаленных, а не локальных серверах. Известный новозеландский производитель “облачных” платформ Xero определяет это как “платформу, способную обеспечить онлайн-доступ к данным и программам в любое время, в любом месте и с любого устройства”. Жесткий диск вашего компьютера более не является центральным месторасположением.

QuickBooks, говоря про “облачные” бухгалтерские решения, отмечает: “Сотрудники получают большую прозрачность в организации и способны к более эффективному сотрудничеству. Что касается владельцев бизнеса, то им душевного спокойствия придает осознание того, что рутинное обслуживание и обновление программного обеспечения осуществляются провайдерами SaaS*”.

*SaaS, или “Software as a Service” – форма “облачного” обслуживания, при котором пользователи получают в свое распоряжение от провайдера полностью готовое и обслуживаемое решение

В реальности “облачные” решения не насколько и отличаются от традиционных решений, как это принято думать. Основное отличие заключается именно в том, что все функции осуществляются за пределами рабочего стола пользователя. Если есть интернет доступ, этого уже достаточно. Вы можете зайти на удаленный сервер и получить доступ ко всем необходимым данным.

Инвестиции в “облачное” программное обеспечение уже успели доказать свои долгосрочные преимущества, особенно с точки зрения расходов. Вместо того чтобы каждый раз устанавливать и затем обновлять ПО на своих компьютерах, компания просто платит ежемесячный взнос за подписку в обмен на доступ к своей собственной удаленной базе данных, доступ к которой имеет только она.

Сотрудники компаний, работающих с “облачным” программным обеспечением, могут быть уверены в сохранности своих данных даже в условиях удаленной работы с ними. Даже в крупных компаниях со многими сотрудниками все они имеют возможность работы с одними и теми же данными, не полагаясь при этом на передачу следующего набора данных вручную.

Кроме того, легкий доступ к “облачным” бухгалтерским ПО улучшает взаимодействие между компаниями. Для более крупных международных организаций это особенно актуально, если необходимо обеспечить соответствие каждого подразделения общим для всей группы компаний целям.

Но и малым предприятиям, которым просто не требуется устанавливать у себя столько разнообразных программ, “облачные” решения могут быть полезными с точки зрения экономии издержек. Помимо этого, если малое предприятие только развивается и еще ищет способы “вписать” себя в бухгалтерскую “экосистему”, ежемесячные подписки – подходящий вариант, так как в этом случае компания не связывает себя никакими контрактными обязательствами. Это дает больше гибкости в выборе поставщика, который ей подходит, вместо того чтобы иметь дело с тем, которого выбрала по ошибке.

По сравнению с традиционными системами, “облачные” бухгалтерские решения активнее способствуют переходу с “бумажной” работы на электронный вариант благодаря своим хранилищам. Если компанию заботят вопросы экологии (а с учетом развития расширенной корпоративной отчетности данный фактор и в самом деле беспокоит все большее число ориентированных на инвесторов организаций), это еще один очень весомый плюс.

Если речь идет об активном росте, с установленными на местах бухгалтерскими системами он оказывается намного дороже, так как компаниям приходится тратить деньги на расширение лицензий и обслуживание на каждом новом приобретенном компьютере – очень существенная статья расходов, но только не с “облачными” технологиями.

Все обновления производятся автоматически. Персоналу компании нет нужды заниматься обслуживанием или обновлением: все это делают провайдеры.

Таким образом, общий термин “гибкость” может служить общим итогом всех перечисленных преимуществ переноса бухгалтерии в “облако”. Посмотрим теперь на…

Недостатки традиционных систем

Есть мнение, что технологические наработки скоро сделают невозможным управление бизнесом без эффективной онлайн-системы взаимодействия между сотрудниками в различных подразделениях компании.

Если данные расположены на жестком диске одного компьютера, это значит, что ключевой персонал (а таких людей может быть несколько) не сможет одновременно получить доступ к финансовым данным, которые им нужны прямо сейчас. Более того, сегодняшние системы бухучета зачастую даже не предусматривают быстрого и легкого обмена данными между компьютерами – не считая, понятно, носителей USB. В случае с крупной организацией это просто неэффективно.

Кроме того, с точки зрения информационной безопасности перенос данных на носители USB означает больше риска, а чрезвычайные происшествия вроде пожаров или наводнений способны физически уничтожить как носители, так и жесткие диски на корпоративных компьютерах.

Неэффективность (с точки зрения расходов) постоянного обслуживания и обновления ПО, а также долгое обслуживание клиентов уже так или иначе упоминались ранее и замыкают длинный список недостатков традиционных систем.

Какие “облачные” бухгалтерские системы сегодня доступны на рынке?

Вот несколько ведущих провайдеров (это далеко не исчерпывающий их список):

  • Xero
  • Intuit Quickbooks
  • FreeAgent
  • Sage 50c Premium
  • Wave
  • Zoho Books
  • KashFlow
  • SAP Business One
  • Netsuite

Безопасны ли “облачные” системы?

Поскольку большинство “облачных” бухгалтерских приложений расположены на удаленных серверах, потребности в ручной передаче данных нет. Все сотрудники имеют доступ к одной и той же “облачной” базе данных, и у каждого свой пароль доступа. Информацией можно обмениваться с теми, у кого те же самые права доступа. Поэтому риск того, что коммерческая информация попадет в руки неавторизованного внешнего пользователя, намного ниже по сравнению со взломом традиционных систем.

Провайдеры облачных вычислений стараются держать запасные сервера в двух и более локациях, то есть если вдруг по той или иной причине “падает” основной сервер, компании все равно смогут получить доступ к данным. Также компании имеют возможность хранить все свои данные в одном месте, и только авторизованные пользователи имеют к ним доступ.

Меры предосторожности в случае с “облачными” бухгалтерскими программами более эффективны по сравнению с традиционными, но они все же не абсолютны, поэтому компаниям все равно придется оценивать киберриски определенного уровня при выборе “облачного” решения.

Возможные риски использования “облачных” бухгалтерских программ

Пользующиеся такими решениями сотрудники более зависимы от безопасных WiFi сетей и мощных удаленных компьютеров. Если техническое обеспечение находится на высоком уровне, это не проблема, если же нет… Для примера, любой сотрудник может при работе с “облачными” программами подсоединиться через WiFi доступ местного кафе, а это отнюдь не безопасное соединение и источник большого риска компрометации данных.

В определенной степени эту опасность провайдерам “облачных” решений удалось минимизировать, введя в действие двухфакторный процесс авторизации: теперь при подключении сотруднику на мобильный телефон приходит специальный код в дополнение к логину и паролю, с помощью чего происходит авторизация. Это не спасает от множества других опасностей, о которых следует помнить при использовании небезопасных WiFi подключений.

Еще одна проблема касается самого процесса внедрения. Крупные компании, принимая решение о переходе на “облачные” бухгалтерские программы, должны заранее обзавестись структурированным планом внедрения, где оговорены все детали – в том числе перевод всех сотрудников на новые системы и удостоверение того, что вся критически важная информация была передана безопасно.

Будущее онлайн-систем

Эксперты предсказывают, что уже к 2020 году 78% малого бизнеса будет полностью на “облачных” технологиях. Это очень большая доля для того, чтобы можно было от нее просто так отмахнуться. На своем сайте представители компании Hubdoc пишут: “”Облако” – это будущее. Даже если кажется, что ваши офисные бухгалтерские решения функционируют “вполне нормально”, или если вы приверженец традиционного управления процессами, мир бухгалтерии неотвратимо меняется, и для вашего бизнеса важно не отставать. Риск, связанные с сохранением прежних процессов – это даже не вопрос соответствия, а вопрос того, хотите ли вы, чтобы ваш бизнес рос и сохранял конкурентное преимущество… Изменения могут быть непростыми, но если потенциальные выгоды перевешивают издержки, это стоит вашего рассмотрения. И как бы ни страшил переезд в “облако” - не пугайтесь!”

Теги: “облачная” бухгалтерия  “облачные” технологии  “облачные” решения  бухгалтерское программное обеспечение  бухгалтерский учет  Xero  “облачные” бухгалтерские решения  SaaS  Software as a Service  “облачное” программное обеспечение  информационная безопасно