Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве

Кадровый менеджмент

Автор:
Источник: Делис Архив
Опубликовано: 19 марта 2019

Сравнительно недавно стало возможно на законных основаниях принимать на работу удаленно, без личного визита к работодателю соискателя. Подразумевается обмен данными, результатами выполнения обязанностей при помощи средств телекоммуникации. Подобные отношения между работником и работодателем регулируется Трудовым кодексом РФ и другими законодательными нормами.

Отличительные особенности дистанционных работников

Впервые данная форма взаимодействия между сотрудником и работодателем была обозначена в ТК РФ только в 2013 году. Вопрос подробно рассматривается в ст.№312.2. Она регулирует порядок заключения договора и основные нюансы, связанные с оформлением работника, выполняющего свои обязанности за пределами территории работодателя.

Основные особенности:

  • сотрудник числится в штате организации;
  • трудовой договор может быть заключен удаленно (посредством сети интернет);
  • при согласии сторон данные о работодателе могут не вноситься в трудовую книжку сотрудника;
  • соглашение между сторонами может включать требования касательно использования специального программного обеспечения, средств связи и оборудования.

Реализация дистанционного взаимодействия между работником и работодателем

Документы, передаваемые через интернет, должны иметь официальный статус. Присвоить таковой позволяет электронная цифровая подпись. Нюансы её использования обозначены в специальных нормативных документах:

  • ст.№312.1 ТК РФ;
  • ст.№6 Федерального закона №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.11 г.

На законодательном уровне закреплена равная юридическая сила между электронной подписью и на бумажном носителе (проставленной чернилами, собственноручно). Порядок взаимодействия сторон имеет нюансы:

  • отправка установленных документов и данных должна осуществляться согласно заранее оговоренным срокам (отражаются в трудовом договоре);
  • формат подтверждения получения информации, ознакомления с ней определяется заранее.

Какие документы допускается использовать в электронной форме?

С введением электронной цифровой подписи (используется аббревиатура ЭЦП) практически все документы могут существовать в электронной форме. В общем случае, при взаимодействии с сотрудником дистанционно, применение ЭЦП необходимо для заверения следующих видов документации:

  • трудовой договор, дополнительные соглашения;
  • распоряжения;
  • заявления, отчеты;
  • акты и служебные записки, другие бумаги связанные с выполнением поставленных задач.

Законодательство явно указывает только на один вид документа, существование которого в электронной форме не допускается: вексель имеет юридическую силу лишь на бумажном носителе. Данный момент регламентирован ст.№4 Федерального закона №48-ФЗ от 11.03.97 г. «О переводном и простом векселе».

Прежде, чем трудовое соглашение будет подписано сотрудником, работодатель обязан ознакомить его с локальными актами организации:

  • должностная инструкция;
  • акт об охране труда;
  • правила, регулирующие работу нового сотрудника.

Перечень обязанностей работодателя отражен в ст.№22 ТК РФ. После ознакомления работник с помощью ЭЦП подписывает акт ознакомления.

Ограничения электронного документооборота

Кадровая работа подразумевает подкрепление электронных документов бумажными копиями. Нюансы взаимодействия сотрудника и работодателя:

  • трудовой договор работнику высылается заказным письмом с уведомлением – работодатель обязан отправить в течение 3 дней с момента приема сотрудника;
  • заверенные копии перечня документов, обязательных для предъявления при приеме на работу, должны быть высланы в установленные сроки согласно ст.№65 ТК РФ;
  • лист нетрудоспособности (больничный лист) предоставляется в оригинале (закон об электронных больничных находится в разработке).

При расторжении трудовых взаимоотношений компания обязана отправить сотруднику заверенную копию приказа. Причем выполнение требования обязательно даже при наличии электронной версии документа. Условие определяется ст.№312.5 ТК РФ. Вопрос о невнесении информации в трудовую книжку устанавливается ст.№49.1 ТК РФ.

Сложности дистанционного трудоустройства

Основная проблема удаленной работы – отсутствие у большинства граждан РФ собственной ЭЦП по различным причинам. Изготовление подписи требует определенных финансовых затрат, времени. Серьезные сложности связаны с организацией безопасного хранения персональных данных. Зачастую кадровая служба технически не готова в реализации этой задачи.

Вопрос хранения и защиты информации регулируется законодательными нормами:

  • Федеральным законом №152-ФЗ от 27.06.06 г. «О персональных данных»;
  • Постановлением Правительства №1119 от 01.11.12 г.;
  • гл.№14 Трудового кодекса РФ.

Нередко сотрудникам требуется подтвердить свой доход. В электронном виде 2-НДФЛ пока не предоставляется. Существуют и другие технические сложности, связанные с реализацией электронного документооборота. Использование баз данных, средств интернета для взаимодействия имеет множество преимуществ. Но реализация на должном уровне требует хорошей технической подготовки кадровых специалистов, понимающих нюансы хранения конфиденциальных данных.

Переход на электронный документооборот должен осуществляться с учетом политики организации. Сегодня большинство крупных, прогрессивных компаний ушли от использования обычных бумаг. Электронный архив поможет оптимизировать работу организации: ускоряет поиск документов, обеспечивает контроль доступа, предотвращает риск утраты документов, сокращает затраты. Если не знаете, как перейти на электронный архив корректно, с соблюдением всех законов и правил, лучше обратиться к профессиональным архивным компаниям. В таком случае ошибки будут исключены, а весь персонал обучат правильному пользованию электронным архивом.

Автор:

Теги: электронный документооборот  кадровое делопроизводство  обмен данными  средства телекоммуникации  Трудовой кодекс  оформление работника  трудовой договор  дистанционное взаимодействие между работником и работодателем  электронная цифровая подпись  ЭЦП  ди