Модернизация операционных моделей закупок и поставок и роль в этом финансовых служб

Software
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 25 мая 2021

По материалам: IFAC

В недавней новости рассказывалось о вышедшем обзоре от комитета профессиональных бухгалтеров в бизнесе (PAIB) в составе Международной федерации бухгалтеров, где дается довольно подробное представление о нескольких основных направлениях деятельности целеориентированнанных организаций, которые важны для работы профессиональных бухгалтеров в бизнесе как части финансовых служб. Одним из таких направлений являются закупки и поставки, которые осуществляются по определенным бизнес-моделям. Мы решили не оставлять их без внимания, даже если в российской деловой практике они не имеют пока широкого распространения.

Консультативная группа в составе самого комитета профессиональных бухгалтеров в бизнесе на состоявшемся в марте совещании (итогом которого и стал выход данного обзора) уделяет особое внимание диджитализации и влиянию этого всеохватывающего процесса на закупочную деятельность в бизнесе, связанные с ней финансы и учет. Закупки имеют прямую связь с цепочками поставок, так что одно фактически неотделимо от другого. При этом оба аспекта являются одними из важнейших в жизни любой деловой организации и, по причине своей значимости, представляют собой значительную возможность для расширения участия профессиональных бухгалтеров в бизнесе, пересмотра их роли и потенциального “повышения” до уровня доверенных консультантов.

Цифровая модель закупок и операционные процессы

По-другому закупки можно именовать термином Source-to-pay (S2P). Это процесс, начинающийся с поиска поставщика (источника, “source”), перетекающий далее в переговоры, заключение контракта, и завершающийся платежом (“pay”) за товары или услуги. По утверждению SAP Ariba, операционный процесс S2P в современном бизнесе сильно зависит от технологий (например, Больших данных) и цифровых экосистем, в противном случае нельзя даже говорить о его эффективности. Закупки здесь не рассматриваются как серия отдельных, несопоставимых друг с другом транзакций, а объединяются по отдельным подразделениям, что позволяет далее проводить анализ расходов, улучшать эффективность и создавать стоимость.

В S2P входят два подпроцесса (или аспекта) закупочной деятельности:

  1. Procure-to-pay (P2P) – “от закупки до оплаты”, и
  2. Source-to-contract (S2C) – “от источника до заключения договора”.

Здесь имеется в виду не разбиение всего процесса закупки от источника до оплаты на две последовательные части, а разделение на составляющие, которые по своей природе очень различны. Если в P2P входит обработка заказов, выставление счетов и обработка платежей, то S2C - это уже о поиске поставщиков, управлении отношениями с ними, согласовании условий, заключении договоров.

В большинстве компаний P2P сегодня принято отдавать в финансовые службы, потому что это более прямолинейный “транзакционный” аспект, имеющий самое непосредственное отношение к работе бухгалтерии. А вот второй аспект закупок S2C имеет более выраженный стратегический характер, следовательно, занимается им, как правило, финансовое руководство лично. В случае если ведет этот процесс другая служба, отличная от финансовой, последняя все равно оказывает ей поддержку с анализом и рекомендациями.

Цифровая трансформация закупок

Переход на “цифру” современного бизнеса неизбежно охватывает самые разные его составляющие, с ориентацией на повышение эффективности и улучшение результатов, где только возможно. Закупки исключением не являются. Трансформационные изменения значительным образом меняют работу финансовых специалистов вообще и бухгалтеров в частности.

На основе своего опыта члены комитета PAIB пришли к выводу, что диджитализация закупок сегодня в большинстве стран мира идет убыстряющимися темпами, начиная, понятно, с крупнейших организаций. На ускорение очень значительно повлияла и пандемия коронавируса, особенно в отношении автоматизации более рутинных процессов (P2P). Но и процессы, относящиеся к “стратегической” группе S2P, также очень активно сегодня трансформируются: как показали результаты исследования McKinsey 2019 года, по меньшей мере 40% из них полностью или частично были автоматизированы.

Активность процессов цифровой трансформации вполне логично зависит от размера и типа организации. Малый и средний бизнес, некоммерческие организации традиционно отстают или находятся на более ранних этапах. В своих подходах они ориентируются преимущественно на недорогие и быстрые решения для автоматизации в первую очередь рутинных процессов выставления счетов и обработки заказов. Чуть позже сюда присоединяются “стратегические” аспекты поиска поставщиков и работы с ними, и здесь уже начинают играть роль Большие данные.

Впрочем, и чисто транзакционная сторона вопроса также может иметь разные степени цифровизации, в зависимости от типа использующегося программного обеспечения. Автозаполнение форм и полностью автоматизированная обработка счетов без всякого участия живого человека – это все-таки разные вещи. Но второй вариант далеко не всегда возможен даже в случае с крупными компаниями, которые могут себе теоретически позволить такие дорогостоящие системы: все может упираться в требования регулирующего законодательства отдельных стран.

Современные тенденции

Распространение автоматизации P2P (хотя бы по некоторым аспектам - например, расчет налогов, автоматизированная обработка документов) и S2P (автоматизированное выставление онлайн-заявок, как пример) ведет к повышению эффективности за счет минимизации расходования людских ресурсов на рутинные процессы, создающие относительно небольшую стоимость. Довольно часто этот тип автоматизации предполагает использование передовых технологий - роботов, систем искусственного интеллекта и машинного обучения - поэтому правильнее было бы называть это “роботизацией бизнес-процессов” (RPA).

Внедрение так называемого Интернета вещей (Internet of Things - IoT) - а данная концепция подразумевает создание системы связанных друг с другом и внешней средой физических объектов - способно обеспечить несопоставимо больше точных данных по физическому перемещению объектов вдоль цепочек поставок. Для чего это нужно? Для того чтобы быстрее и эффективнее отслеживать перемещение, улучшая эффективность и качество товаров. Специалистам финансовой службы также есть, чем здесь заняться, потому что именно благодаря Интернету вещей они получают возможность практически “прикоснуться” к поставкам, работая не только лишь со сводками цифр, и гораздо больше привнести в оптимизацию поставок. Поступающие от систем Интернета вещей данные, так же как и другие формы Больших данных - прекрасная возможность для профессиональных бухгалтеров и других финансовых специалистов начать приносить больше стоимости своим организациям.

Вместе с тем, есть ряд инновационных решений, которые широкого применения в закупках и поставках пока не получили, однако они в настоящее время изучаются отдельными организациями. Примером можно привести блокчейн - технологию, которая за все годы своего существования, несмотря на весь свой колоссальный потенциал, пока не получила широкого распространения где-либо еще, помимо майнинга криптоактивов. Еще можно выделить платежный протокол Ripple Transaction Protocol (RTXP). За исключением специфических ситуаций, требующих удостоверения происхождения промежуточных продуктов и материалов в отраслях на жестком регулировании (например, добывающая промышленность), блокчейн мало где используется. Как правило, если он применяется в управлении цепочками поставок, такие эксперименты реализуют крупные организации, а не малый бизнес. При этом в долгосрочной перспективе по-прежнему сохраняются позитивные ожидания более широкого внедрения данной технологии.

Крупный бизнес находится в более выгодном положении в плане диджитализации еще и потому, что имеет больше влияния и более сильные переговорные позиции. Бывает очень важно обсудить все напрямую с крупнейшими поставщиками, добившись, вполне вероятно, цифровой трансформации уже на той стороне отношений. Благодаря этому удается обеспечить прозрачность на всей протяженности процесса “от и до”, снизить издержки на внедрение и риски.

В целом, относительная значимость контролирующей роли P2P-аспекта постепенно снижается, зато возникают новые возможности более стратегической ориентации, на которые следует обращать внимание. Очень важно при этом для финансовых служб не дистанцироваться от ключевых бизнес-процессов, включая, разумеется, закупки и поставки. Будучи связующим звеном между организацией и остальным миром (поставщиками, регуляторами, кредиторами и так далее), финансовым специалистам следует подключаться как можно раньше, особенно в случае, если речь идет о перестройке и улучшении процессов.

Цифровая трансформация требует умелого сочетания “гибких” (от слова AGILE) и “бережливых” (от слова LEAN) подходов. Многие компании используют эти принципы у себя, поэтому профессиональным бухгалтерам в бизнесе нужно не просто иметь четкое представление о том, что именно имеется в виду, но и быть достаточно квалифицированными для правильной организации бизнес-процессов, чтобы те действительно начали создавать стоимость.

В последовавшее за пандемией время восстановления многие компании, приняв во внимание усвоенные уроки, пересмотрели свои оценки устойчивости цепочек поставок и пришли к выводу, что она положительно коррелирует с вовлеченностью в закупки финансовых служб. Если это так, повышается вероятность раннего обнаружения возможностей для улучшения. С учетом того, что какие-то данные по закупкам могут в виде цифр не быть сразу же доступными финансовым специалистам для анализа, положительный эффект от их более тесного сотрудничества со сторонней службой вполне объясним.

Еще одним важным общемировым трендом является этическая сторона вопроса. “Социально ответственный бизнес” подразумевает также социально ответственные закупки, а ориентироваться при этом принято на Цели устойчивого развития (Sustainable Development Goals - SDG), сформулированные Организацией Объединенных Наций. С точки зрения репутационных соображений, во многих странах этот фактор стал определяющим. На практике это означает минимизация рисков в цепочках поставок, управление контрактным и операционным видами риска, поиск альтернативных источников ресурсов. Конечно, и речи не может быть об использовании принудительного труда. Во многих странах организации обязаны раскрывать в отчетности риск возникновения ситуации с использованием принудительного труда (современного рабства, иначе говоря) в каком-либо из звеньев цепочки поставок. А обеспечение углеродной нейтральности как долгосрочной цели большинства стран к 2050 году невозможно без участия со стороны поставщиков и сотрудничества с ними.

Отдельное место занимают госзакупки, конечно же. Эффективное руководство здесь должно, по идее, являться надежным защитным механизмом против хищений и коррупции. Более эффективное управление коррупционным и фрод-риском в госзакупках стало бы возможным с использованием современных технологий, в том числе на основе ИИ – конечно, там, где это кому-нибудь нужно.

Повышение профквалификации

Основные навыки и знания, которые необходимо развивать профессиональным бухгалтерам в бизнесе в связи со всеми этими тенденциями:

  • Цифровые технологии: автоматизация, роботизация, искусственный интеллект, анализ данных и т.д.;
  • Технические навыки: моделирование, статистический анализ, продвинутая аналитика;
  • Стратегические навыки: управление поставками, управление рисками в стратегическом контексте;
  •  “Soft skills”, или коммуникативные навыки, позволяющие оказывать влияние и обеспечивающие эффективное сотрудничество с другими службами и стейкхолдерами вне самой организации.

Поскольку навыки и знания определенных типов, как видим, очень разносторонние и глубокие по своей сути, их улучшение у уже работающих в организации экспертов может быть сопряжено с продолжительным обучением. Многие компании по этой причине сталкиваются с дилеммой, как им лучше быть: инвестировать в повышение квалификации своих финансовых специалистов в полном объеме и ждать результата, или инвестировать частично, параллельно привлекая по аутсорсингу обладателей нужных квалификаций со стороны.

Теги: профессиональные бухгалтеры в бизнесе  PAIB  Международная федерация бухгалтеров  целеориентированнанные организации  диджитализация  автоматизация  роботизация  закупочная деятельность  цепочки поставок  модель закупок  Source-to-pay  S2P  Procure-to-pay