Планирование аудитов на следующий календарный год – обязательная составляющая работы подразделения внутреннего аудита. Для большинства компаний закупка товаров, работ, услуг у сторонних организаций является неотъемлемой частью операционной деятельности. Оценка системы внутреннего контроля над своевременностью и полнотой исполнения договорных обязательств может быть включена в объем работ подразделения внутреннего аудита. Немаловажный аспект при планировании данных аудитов – мониторинг информации о договорных обязательствах, а также проведение периодической оценки ее качества. Результаты проведения аудитов могут позволить организациям выявить направления для оптимизации текущих платежей по договорам, выявить возможные направления для злоупотребления, а также повысить качество управления договорами.
Для большинства подразделений внутреннего аудита проведение аудитов системы внутреннего контроля по бизнес-процессу «управление договорами, поставками и закупочная деятельность» (или аналогичных бизнес-процессов) является неотъемлемым пунктом в плане на очередной календарный год или на среднесрочную перспективу. Объемы данных аудитов, их периодичность, методики проведения могут отличаться и зависеть от ожиданий заинтересованных сторон, а также рисков, присущих указанному бизнес-процессу. Результаты данных аудитов всегда актуальны и зачастую измеримы в денежной форме, поскольку, как правило, внутренними аудиторами выявляются факты низкой результативности управления бизнес-процессом, отдельными категориями закупок или договорами. Иногда выявляются факты злоупотреблений при управлении договорами и/или имеющимися на балансе коммерческой организации товарно-материальными ценностями. Результаты проведенных аудитов по отраженным направлениям также всегда вызывают интерес у представителей акционеров и высшего руководства, что повышает актуальность наличия подразделения внутреннего аудита и обеспечения его необходимыми ресурсами.
Вместе с тем в процессе выполнения корректирующих мероприятий не всегда уделяется должное внимание:
- необходимости создания полноценного реестра (если таковой отсутствует), содержащего информацию о договорах и закупках, об относящихся к ним финансовых обязательствах, о контрагентах и проводимых конкурсных отборах (тендерах);
- разработке и внедрению автоматизированных механизмов контроля и инструментов мониторинга;
- проведению периодических оценок качества информации.
Следует отметить, что наиболее распространенное программное обеспечение позволяет создать и полноценно администрировать данный реестр, однако зачастую имеющиеся версии реестров требуют доработок в части обеспечения полноты и точности информации, а также внедрения дополнительных механизмов контроля, прежде всего в части обеспечения полноценного управления полномочиями пользователей и разделения их ролей. Указанные направления доработки требуют дополнительного финансирования, однако требуемый объем финансовых ресурсов существенно ниже по сравнению с размером возможных потерь для организации в результате неудовлетворительно функционирующих механизмов внутреннего контроля, относящихся к бизнес-процессу «управление договорами, поставками и закупочная деятельность».
Наличие полноценно функционирующего реестра позволяет заинтересованным сторонам не только получать качественную информацию о договорных обязательствах, контрагентах, статусе исполнения договоров, но и внедрять КПЭ, характеризующие результативность бизнес-процесса «управление договорами, поставками и закупочная деятельность», определять области, требующие большего внимания и принятия необходимых управленческих решений. Не является исключением и служба внутреннего аудита (далее – СВА). Использование подобного источника информации, а также мониторинг изменения отраженной в нем информации помогают руководителям СВА заблаговременно планировать аудиты основных договоров и контрагентов, определять области, требующие внимания со стороны внутренних аудиторов, в том числе выявлять индикаторы возможных злоупотреблений со стороны представителей других подразделений (например, инициирование договоров с контрагентами, ранее признанными неблагонадежными), а также инициировать проекты по консультированию, направленные на совершенствование системы внутреннего контроля и реструктуризацию бизнес-процессов организации. Например, аудит договора на оказание комплексных логистических услуг выявил потребность в реинжиниринге всего подпроцесса «организация хранения и транспортировки приобретенных ТМЦ», результатом которого стало внедрение практики поставок составных грузов от разных поставщиков, элементов бережливого производства и применения программных решений для определения порядка складирования отдельных категорий ТМЦ для максимизации количества свободных площадок хранения.
Мониторинг реестра договоров может осуществляться заинтересованными сторонами (в том числе и внутренними аудиторами):
- на постоянной основе – отслеживаются ранее сформированные и утвержденные КПЭ, статус исполнения приоритетных договоров, инициирование новых договоров, сумма которых превышает средние значения по категории, статус ранее инициированной претензионной работы с контрагентами и т.д.;
- на периодической основе – в зависимости от задач подразделения может быть выбрана разная частота проведения мониторинга изменений в реестре: ежемесячно, ежеквартально, один раз в полгода, ежегодно;
- по запросу руководителей подразделений и/или представителей акционеров – цели мониторинга определяются инициатором подобного запроса.
Из всех указанных разновидностей наиболее предпочтительным и информативным является мониторинг на постоянной основе. Он позволяет наиболее оперативно отслеживать изменения в количественно-стоимостной структуре договоров и информировать о возможных отклонениях от ожидаемых значений.
Результаты мониторинга количественно-стоимостной структуры действующих и планируемых договоров на закупку товаров, работ, услуг позволяют:
- определить наличие договоров, существенные условия которых были изменены и подлежали согласованию со стороны тендерного комитета, однако согласованы не были;
- определить валютную составляющую обязательств компании по действующим договорам и оценить влияние изменений обменных курсов валюты на совокупный размер текущих обязательств по договорам;
- определить перечень контрагентов, с которыми инициировано несколько однотипных действующих договоров или несколько договоров разных закупок разных категорий, в том числе категорий, которые ранее не были присущи данным контрагентам;
- определить перечень договоров, продление которых было инициировано более одного раза и/или по которым более одного раза увеличивалась согласованная сумма договора;
- определить перечень договоров, обязательства по исполнению которых передавались другим контрагентам;
- определить категории товаров, работ, услуг, приобретение которых осуществлялось у одного и того же контрагента в течение длительного времени и по которым закупка осуществлялась на внеконкурсной или безальтернативной основе;
- определить среднюю продолжительность действия договоров по всем категориям приобретаемых товаров, работ, услуг, а также определить договоры, срок действия которых отклоняется от установленных средних значений;
- сформировать перечень приоритетных показателей для включения в информационную панель (dashboard), отражающую текущую деятельность по договорам: в качестве приоритетных выбраны показатели, характеризующие платежную дисциплину, сроки выполнения обязательств контрагентами и графики выполнения работ/ оказания услуг;
- определить перечень договоров и контрагентов, которые могут быть включены в план аудитов и проверок на следующий календарный год для проведения оценки результативности системы внутреннего контроля над полнотой и своевременностью выполнения обязательств по договорам, а также для независимой оценки результатов деятельности контрагентов по договорам на выполнение работ, оказание услуг.
Следует отметить, что результаты проводимого мониторинга должны проверяться на точность, актуальность, целостность (полноту) и надежность. Для этого необходима периодическая независимая оценка качества данных, содержащихся в реестре. Такую оценку могут проводить представители подразделений, не участвующие в инициировании договорных отношений и их последующем администрировании. Для проведения оценок качества данных могут быть привлечены представители юридического департамента, специалисты в области этики и соблюдения требований (комплаенс), внутренние аудиторы, бизнес-аналитики, а также независимые консультанты. По завершению оценки качества данных рекомендуется осуществить подготовку отчета с результатами выборочного тестирования и планом мероприятий, направленных на улучшение качества реестра с информацией. Дополнительная полезность проводимой оценки появляется при ее регулярном проведении и сопоставлении результатов за несколько периодов, а также своевременном и полноценном выполнении ранее согласованных мероприятий, направленных на улучшение качества данных.
Результаты оценки качества данных в реестре договоров позволяют:
- исключить выявленные конфликты ролей при формировании и последующем согласовании карточки договора, в том числе информации о совокупной сумме договора, валюте договора, сроках его действия, условиях выплаты авансовых платежей и их размера;
- внести уточнения в информацию о сторонах договора, реквизитах, гарантийном сроке и требованиях в отношении страхования (при необходимости наличия страхования);
- внести уточнения в информацию о достигнутых соглашениях в отношении предоставления скидок и/ или предоставления рассрочек платежей;
- внести уточнения о наличии полномочий у подписантов договоров со стороны компании, а также о лицах, уполномоченных на согласование выполнения обязательств по договорам представителями коммерческих организаций, с которыми указанные договоры были инициированы;
- разработать и внедрить дополнительные механизмы контроля, направленные на обеспечение соответствия информации, отраженной в реестре, и информации, отраженной в оригинале договора.
Наличие реестра договоров и обеспечение требуемого качества данных в нем позволяют представителям подразделений внутреннего аудита осуществлять мероприятия по планированию и проведению аудитов выбранных договоров и контрагентов, а также аудита бизнес-процесса «управление договорами, поставками и закупочная деятельность». При планировании аудитов руководителю СВА рекомендуется обратить внимание на:
- результаты ранее проведенного мониторинга количественно-стоимостной структуры договоров, в том числе прекративших свое действие в течение календарного года;
- результаты проведенных оценок качества данных в реестре, в том числе выявленные несоответствия при разделении полномочий пользователей реестра;
- результаты претензионно-исковой работы, где организация является истцом или ответчиком;
- результаты аудитов/ проверок смежных бизнес-процессов, результаты расследований инцидентов и возможных злоупотреблений.
Приняв во внимание эту информацию, руководитель СВА будет иметь возможность: (1) более точно планировать аудиты основных договоров и контрагентов, (2) заблаговременно определить потенциальные недостатки в элементах системы внутреннего контроля, функционирующих в рамках бизнес-процесса «управление договорами, поставками и закупочная деятельность», а также недостатки в системе управления договорными отношениями по выбранным договорам и контрагентам.
В зависимости от результатов мониторинга реестра договоров, наиболее значимых рисков корпоративного уровня и временного горизонта планирования аудиты договоров и контрагентов могут проводиться:
- одновременно с аудитами бизнес-процессов, в рамках которых инициированы договоры;
- последовательно – с учетом данных об изменениях количественно-стоимостной структуры действующих договоров, в рамках которых осуществляется выборка наиболее существенных для деятельности коммерческой организации договоров и проводится их аудит;
- выборочно – с учетом информации о результатах оценки деятельности контрагентов, произошедших в предыдущем периоде инцидентах, нарушениях со стороны контрагентов, либо при проведении конкурсного отбора на приобретение определенной категории товаров, работ или услуг;
- риск-ориентированно – с учетом информации о наиболее значимых для коммерческой организации рисков, например, расширения санкционных ограничений;
- целенаправленно – по запросу представителей руководства или акционеров;
- комбинированно – подразумевается сочетание нескольких из перечисленных выше подходов.
Личный опыт последних лет показал целесообразность проведения одновременных, выборочных и комбинированных аудитов с учетом информации о наиболее значимых рисках, а результаты аудитов получили высокую оценку высшего руководства и представителей компаний-акционеров.
В целом, проведение аудитов договоров и контрагентов позволяет:
- провести оценку и инициировать претензии в адрес контрагентов по вопросу излишне уплаченных сумм по работам/ услугам, выполнение которых фактически не подтверждено, или в случаях выявления фактов необоснованного завышения объемов выполненных работ и оказанных услуг;
- приостановить инициирование наряд-заказов/ заявок по рамочным договорам на приобретение оборудования, комплектующих, расходных материалов, горюче-смазочных материалов и проч., наименования которых не предусмотрены данными рамочными договорами поставки;
- выявить ситуации дробления объемов закупок работ, определить подрядчиков, которые передали более 80% работ субподрядным организациям, с которыми у самой компании есть действующие договоры подряда на выполнение аналогичных работ;
- определить договоры, по которым были осуществлены авансовые платежи, не предусмотренные условиями договоров, или размер которых превышал размер авансового платежа, указанный в договоре;
- определить договоры, по которым размер индексации единичных расценок превысил согласованный, а также договоры, по которым фактически осуществлялось возмещение приобретения отдельных наименований ТМЦ, при этом указанное возмещение не было предусмотрено положениями договоров и было предусмотрено в согласованных расценках по выполняемым работам;
- определить договоры, по которым была осуществлена оплата, но фактическое оказание услуг/ выполнение работ отсутствует.
Таким образом, создание полноценного реестра договоров, обеспечение качества отражаемой в нем информации, ее независимая периодическая оценка и мониторинг позволяют заинтересованным сторонам определить договоры и контрагентов, в отношении которых целесообразно запланировать и провести аудит, сформировать обновления к типовой форме договоров и реализовать усовершенствования в системе внутреннего контроля над полнотой и своевременностью исполнения договорных обязательств. Наличие информационной панели (dashboard), отражающей информацию о достижении согласованных КПЭ в реальном времени и основанной на данных из реестра, позволяет повысить прозрачность бизнес-процесса «управление договорами, поставками и закупочная деятельность» и оперативность принятия решений заинтересованными сторонами при управлении действующими договорами и/или планировании закупок товаров, работ или услуг.
Список использованной литературы:
- Международные основы профессиональной практики внутреннего аудита (МОПП ВА) // IIA – 2017.
- Андресон У., Хэд М. Внутренний аудит: обеспечение уверенности и консультирование // IIA – 2018. 340 с.
- Кристофер Мартин. Логистика и Управление цепочками поставок // FT Publishing. – 2016. 328 c.
- Шумилов Н. Практика проведения проверок в деятельности подразделения внутреннего аудита строительной организации // Внутренний аудитор № 3 (11), 2020, Внутренний аудитор № 4 (12), 2020, Внутренний аудитор № 1 (13), 2021, Внутренний аудитор № 2 (14), 2021.