Полезный показатель этого месяца: число статей в плане счетов

Коротко о главном
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 13 марта 2019


Автор оригинального материала: Перри Уиггинс (Perry D. Wiggins), CPA, секретарь и заведующий финансовым отделом в APQC – некоммерческой организации в Хьюстоне, занимающийся исследованиями и анализом в бизнесе

По материалам: CFO

По словам автора статьи Перри Уиггинса, организация, которую он представляет (APQC) в настоящее время осуществляет очень ответственный переезд на новую ERP-систему, что лично для него как финансового директора выливается в целый ряд задач, сложных и не очень. Самой сложной из них до сих пор для него остается “чистка” предыдущего плана счетов, в котором насчитывается больше 5 тысяч статей. Так было не всегда, но с годами план очень сильно “раздулся”. И хотя как человеку ему, может, и хотелось бы свалить всю вину на предшественников, Перри Уиггингс признается, что он приступил к внимательному изучению плана счетов - который, как выясняется, все еще работает, просто не очень эффективно - впервые за 15 месяцев после своего прихода в APQC, а это неправильно.

С таким количеством статей план счетов у такой большой организации как APQC способен стать настоящей головной большую для финансовой команды. Требуется больше времени на анализ, реконсиляции, дополнительное управление системами, плюс растет вероятность ошибки при кодировании и риск того, что эти ошибки останутся незамеченными.

Иметь у себя счетов больше чем нужно - все равно что иметь запасов больше, чем нужно: ничего хорошего с излишком сделать не получится. Поэтому ключевой показатель этого месяца – число счетов/статей в плане счетов организации. Будучи основой для бухгалтерского учета, план счетов представляет собой список с названиями и идентификационными номерами, расположенные в порядке, в котором они появляются в финансовой отчетности. Также там может содержаться описание того, что может быть отнесено к каждой из статей. План счетов представляет собой основу “двойной записи” и является ключевой составляющей таких процессов как обработка транзакций, учет, подготовка финансовой отчетности, проведение реконсиляций.

Как же получилось, что у APQC план счетов со временем так “раздулся”? На самом деле это случается гораздо чаще и легче, чем можно подумать. У этой организации в прошлом часто возникали ситуации, когда необходимо было учесть что-то специфическое, характерное для конкретной ситуации, и для этого в план счетов просто добавлялись новые статьи и подстатьи, а о последствиях этого для самого плана тогда не задумывались. Очень многие системы учета позволяют легкое добавление новых статей с дополнительными описаниями (менеджеры часто просят о большей детализации, если их боссы начинают задавать им вопросы), а это лишь увеличивает соблазн.

Кроме того, поскольку сопоставление количественных данных со значениями предыдущего периода является для компании APCQ одним из ключевых методов анализа, устранение из плана счетов каких-либо статей практически не осуществляется, что и объясняет тот факт, почему за многие годы их количество столь сильно выросло. Помимо того что это не приносит никакой дополнительной стоимости стейкхолдерам, по признанию Перри Уиггинса, это также колоссальная головная боль при подготовке к прохождению внешнего аудита.


Таким образом, для американской исследовательской компании тема в этот раз личная. Пытаясь оценить масштаб проблемы, автор статьи загрузил данные по компаниям, которые показали, что 25-й перцентиль самых “продвинутых” организаций имеет максимум 200 статей в планах счетов, а находящиеся на другой стороне диапазона наименее эффективные организации (нижний квартиль) – 860 статей и более. Медиана составляет 450 статей.

Здесь, однако, стоит отметить, что называть компании с большим количеством статей “наименее эффективными”, в отличие от многих предыдущих случаев, которые рассматривались в более ранних публикациях, наверное, неправильно, хотя бы из тех соображений, что не существует объективно слишком большого или слишком маленького количества статей. Поэтому слово “продвинутые” в отношении компаний с малым числом статей тоже используется весьма условно.

Тем не менее, эти количественные данные все равно способны навести на определенные выводы, если руководствоваться не просто общим количеством статей, но и такими факторами как размер организации, сложность ее корпоративной структуры, количество офисов, деятельность, осуществляемая в каждой из юрисдикций, и так далее – все это будет определять некое “оптимальное” значение ключевого показателя для данной организации.

Опасности разрастания

“Наилучшей практики” в отношении количества статей, повторим, не существует, однако явно разросшийся план счетов может очень усложнить реконсиляции, учет и отчетность, тем самым повышая трудовые и временные затраты на этот вид деятельности. Чтобы избежать этого, организациям следует по возможности держать свои планы счетов настолько упорядоченными и сжатыми, насколько это возможно.

Многие добавляют в план новые статьи просто в целях отчетности, забывая при этом, что довольно часто такие дополнительные детали гораздо легче отследить во вспомогательных журналах учета, таких как книга продаж или книга счетов к уплате. Журнал зарплат можно очень эффективно использовать для отслеживания составляющих расходов на персонал, включая заработную плату, бонусы, личные премии. На более высоком уровне общие расходы можно оценить в расчете на одного сотрудника, а с точки зрения принятия управленческих решений менеджеров, конечно, интересует количество сотрудников, которое им нужно, а отнюдь не размер вознаграждения, получаемого каждым из этих сотрудников.

Если какая-либо организация хорошо справляется с добавлением новых статей в свой план счетов, она должна показывать результаты не хуже, когда речь заходит о “чистке”, то есть удалении статей из плана счетов. И тут лучше не ждать значительного повода вроде переезда на новую ERP-систему и соответствующего указания сверху, а проводить пересмотры плана счетов на периодической основе (хотя бы один раз в год), устраняя оттуда более неактивные статьи.

Статьи с небольшими или нулевыми балансовыми значениями могут потенциально сигнализировать о возможности для упрощения. В случае с компанией APQC, например, таковых оказалось, ни много ни мало, 4500 из 5000 – балансовые значение по ним не превышали 10 долларов. Когда-то их использовали, чтобы отразить результаты по новым проектам или направлениям бизнеса, но после первоначального периода нужда в них отпала.

“Раздувшийся” план счетов – негативное явление, способное породить самые разные проблемы, начиная с завышенных издержек учета и заканчивая сложностями с реконсиляцией и подготовкой отчетности. Универсального оптимального значения количества статей в плане счетов не существует, но ориентироваться нужно на по возможности упрощенный и упорядоченный план счетов, который не будет приводить в путанице в дальнейшем.


Другие материалы этого автора:

Теги: план счетов  бухгалтерский учет  финансовая отчетность  реконсиляции  подготовка отчетности