Управленческий учет. Статья 3
Предыдущую статью мы закончили обещанием привести примерный план внедрения управленческого учета на предприятии. Выполняем свое обещание.
Процесс постановки управленческого учета на предприятии можно сформулировать в виде типового плана, приведенного ниже.
Каждый этап (подэтап) работ по этому плану сопровождается всей необходимой информацией, которая позволяет влиять на процесс внедрения управленческого учета по следующему примеру.
Типовой план постановки и внедрения системы управления предприятием выглядит следующим образом (для наглядности приводим его в сокращенном варианте).
- Разработка и согласование технического задания на постановку системы управления бизнесом
- Разработка стратегии, миссии, видения компании
- Анализ, проектирование и оптимизация организационной и финансовой структур компании
- Формулирование требований к информационным потребностям предприятия и разработка моделей систем управленческого учета, документооборота и внутреннего контроля
- Построение и/или оптимизация системы логистики и управления затратами
- Построение и/или оптимизация системы управления продажами и сбора дебиторской задолженности
- Построение и/или оптимизация системы управленческой отчетности, документооборота и информационного взаимодействия внутри организации
- Построение и/или оптимизация системы бюджетирования
- Построение и/или оптимизация систем внутреннего контроля, внутреннего аудита и риск-менеджмента
- Автоматизация управленческого учета и обучение персонала
В результате выполнения этой программы компания получает систему, позволяющую вовремя и в полном объеме получать всю необходимую информацию как для менеджеров (управленческая отчетность для управления бизнесом), так и для всех прочих заинтересованных пользователей (финансовая и налоговая отчетность).
Управленческий учет связан с информационным обеспечением менеджеров:
- для формулирования деловой политики компании, выработки стратегических, тактических и оперативных целей и задач
- для планирования и управления деятельностью компании (на базе сформулированных целей и задач)
- для принятия решений в процессе деятельности по выбору альтернативных решений и направлений деятельности
Как видим, система управленческого учета и отчетности – это нечто большее, чем типовой набор отчетов. Развитая система управления бизнесом – это показатель культуры организационного и информационного взаимодействия внутри компании, дающего возможность получать прибыль и генерировать денежные потоки.
Но прежде чем воплощать в жизнь столь глобальную задачу, стоит начать с малого. Например, можно строить управленческую отчетность, опираясь на ее основные формы, которые используются на большинстве предприятий. Их разработку ведут с использованием рекомендаций, которые содержатся в Положении 5В «Основы отчетной информации для менеджеров» ИУУ (IMA) США.
К подобным формам относятся:
- отчет о просроченной дебиторской задолженности
- отчет о продажах
- отчет о состоянии складских запасов
- отчет о планируемых закупках
- отчет об общих, коммерческих и административных расходах
- отчет об исполнении производственных заданий
- отчет об исполнении плана капитальных вложений
- отчет об исполнении бюджетов
Рассмотрим некоторые из них.
Отчеты о продажах
Отчеты о продажах могут обобщать информацию по покупателям, по регионам продаж, по реализованным товарам и оказанным услугам за отчетный период (день, неделя, месяц, квартал или год) и любую иную информацию, востребованную в конкретной ситуации.
Отчеты о продажах используют, чтобы:
- проанализировать деятельность предприятия в сфере сбыта
- наблюдать за тенденциями на рынке данной продукции
- выявить товары, не пользующиеся спросом
- влиять на стратегию продаж компании, выбирать рынки сбыта и политику работы с крупнейшими клиентами
- планировать продажи и анализировать причины отклонений от плана
- управлять уровнем запасов товаров и готовой продукции, имеющихся для продажи, и процессом их приобретения и производства
- анализировать эффективность работы отдела сбыта и выработать политику повышения мотивации сотрудников отделов торговли и сбыта
- прогнозировать будущие денежные потоки
Отчеты о запасах сырья, товаров и готовой продукции
Отчеты о запасах готовит персонал склада или отдела логистики. Эти отчеты представляют собой обобщенные сведения об остатках запасов на дату составления отчета или о движении запасов за отчетный период (день, неделя, месяц, квартал, год). Отчеты группируют запасы по самым разным информационным разрезам – по складам, видам продукции, по производственным подразделениям и т. д. и содержат следующую информацию:
- наименование сырья, товаров, продукции
- дату изготовления
- срок годности
- себестоимость единицы запасов
- идентификационный номер партии
- единицу измерения запасов
- местонахождение запасов
- общее количество на складе
- заказанное (зарезервированное) количество
- ожидаемые поступления
- количество некондиционных товаров (продукции)
- количество устаревших товаров (продукции), не пользующихся спросом
- количество товаров с истекающими сроками годности
- товары, отгруженные клиентам в течение периода
- местонахождение и движение запасов товаров готовой продукции
- минимально допустимые объемы запасов сырья, товаров и готовой продукции
- уровень омертвления запасов (объем запасов, по которым не было движения за отчетный период) и т. д.
Приведем пример отчета о складских запасах, который используется в фармацевтических компаниях для оценки резерва под их обесценение, управления закупками товаров и анализа эффективности работы отделов маркетинга и логистики.
Отчеты о требуемых закупках сырья и материалов
Эти отчеты необходимы для того, чтобы обобщить данные о необходимых закупках запасов, спланировать и соотнести поступления запасов и их оплату. Их составляют в отделах логистики и в производственных подразделениях.
Отчеты могут содержать следующую информацию:
- инвентарный номер запасов
- наименование запасов
- единица измерения
- стоимость единицы запасов
- потребности в пополнении запасов
- размер выполняемого заказа, под который делаются покупки
- дата, когда будут получены материалы и сырье
- потребности в денежных средствах для оплаты новых закупок
- минимально допустимый уровень запасов для обеспечения непрерывного производственного процесса
- максимально допустимый уровень запасов для избежания затоваривания складских площадей
- уровень оборачиваемости запасов
- указание на поставщиков запасов с оптимальным соотношением «цена/качество»
Отчеты о закупках могут использоваться для следующих целей:
- для управления закупками и оптимизацией расходования денежных средств
- для управления складскими запасами и избежания омертвления запасов
- для оценки сроков доставки запасов
- для определения приоритетов в закупках
Одним из главных компонентов системы управленческого учета является модуль учета затрат. Следующая статья цикла будет посвящена этой проблеме.
И, наконец, домашнее задание
Попытайтесь посмотреть на учетный процесс в вашей организации глазами менеджера и определить, какие отчеты, в какие сроки и в каком виде необходимо формировать для эффективного управления бизнесом.
Обсудить статью в конференции «Управленческий учет» >>>