Автор оригинального материала: Перри Уиггинс (Perry D. Wiggins), CPA, секретарь и заведующий финансовым отделом в APQC – некоммерческой организации в Хьюстоне, занимающийся деловыми исследованиями и анализом
По материалам: CFO
Определение ежедневной денежной позиции может быть трудоемким процессом в некоторых организациях, но таковым ему быть вовсе необязательно!
Волатильность американского фондового рынка на протяжении последних нескольких месяцев заставила многих поволноваться. Финансовая неопределенность в очередной раз подчеркивает необходимость для многих организаций озаботиться своей готовностью к сложным временам, а одним из аспектов такой подготовки является скорость и простота, с которой они способны определить свою ежедневную денежную позицию.
В прошлом месяце американская исследовательская организация APQC проанализировала, какую продолжительность (в часах) занимает время обработки для определения ежедневной денежной позиции. Это тривиальная задача для малого бизнеса всего лишь с несколькими банковскими счетами, но для крупных международных компаний с сотнями банковских счетов в разных странах мера сложность процесса вырастает по экспоненте, и он становится очень трудоемким.
Некоторые считают, что “наличность – королева всего”. Для той задачи, которую мы сегодня рассматриваем, это верно без всяких сомнений. Объем наличности в организации имеет критическое значение для ее финансового здоровья и оказывает огромное влияние на множество решений, так как определение вознаграждений, обслуживание долговых обязательств, приобретение активов, комплайенс, и т.д. Без точной оценки объема наличности (“кэш-пулинга”) в распоряжении организации решения будут неверными или в лучшем случае слабо обоснованными, а менеджеры окажутся слабо подготовленными к неожиданным расходам.
Собранные APQC данные показывают, что самые эффективные с точки зрения данного показателя организации тратят около двух часов или меньше на определение своей ежедневной денежной позиции, а самым неэффективным требуется, по крайней мере, на один час больше. Конечно, “один дополнительный час” не так уж страшно звучит, но накопленный эффект может оказаться очень значительным, если представить, сколько времени на обработку данных уходит у неэффективных организаций в течение всего года. Это время, которое могло бы быть потрачено на стратегический анализ того, о чем вообще говорят эти данные.
Еще одно важное наблюдение: хотя самые эффективные тратят сегодня на этот процесс около двух часов, это время стабильно и довольно быстро уменьшается благодаря распространению роботизации бизнес-процессов - robotic process automation (RPA) – в финансовых департаментах. Это уже позволило сократить время обработки в таких процессах как внутренний аудит отчетов о расходах, ведение бухгалтерских журналов, обработка платежей, реконсиляция счетов и так далее.
И здесь все точно так же. Роботизация помогает отдельным организациям сократить время обработки и определения данного показателя буквально до минут. Для примера, на презентации, сделанной по ходу ежегодной конференции от Ассоциации финансовых профессионалов в прошлом году, фармацевтическая компания Mallinckrodt поделилась итогами своей пилотной программы. Как оказалось, у нее отлажен полностью автоматизированный процесс, который пользуется параметрами авторизации и с их помощью извлекает данные из шести различных банков в самых разных форматах, включая Excel, PDF и содержимое экранов мониторов. Экономия времени на автоматизации отчетности по денежной позиции была колоссальной: его удалось сократить с одного часа до приблизительно трех минут.
Страховая группа Allianz также продемонстрировала возможности улучшения данной метрики с помощью автоматизации. В прошлом реконсиляция бухгалтерских счетов у нее проводилась вручную и занимала много времени. Из-за протяженности и трудоемкости процесса он к тому же проводился недостаточно часто, со всеми вытекающими отсюда неприятными последствиями. Allianz решила внедрить у себя программу роботизации, которая позволила оперативно объединять три системы кэш-пулинга и рассчитывать ежедневные денежные позиции. Время процесса в итоге сократилось с восьми часов ручного труда до примерно пяти минут. Реконсиляции теперь проводятся несравнимо быстрее, поэтому выходные данные оказываются намного более полезными.
Таким образом, по мере того как роботизация сегодня все активнее внедряется в финансовые департаменты самых эффективных компаний, их разрыв с наименее эффективными продолжает расти. И точно так же как со многими другими финансовыми процессами, она сокращает временные и трудозатраты и освобождает их на другие направления деятельности, которые приносят компании реальную стоимость. С роботизацией бизнес-процессов компании могут намного быстрее и точнее определять свою ежедневную денежную позицию, а это означает постоянную готовность к тому, что может ждать их в будущем. Если наличность в самом деле является “воздухом” для любой организации, то роботизация этого процесса означает способность в любой момент определить, сколько этого “воздуха” осталось в баллонах.
Другие материалы этого автора:
- Численность состава финансовой команды – еще один важный фактор (14/01/2019)
- Выручка на одного сотрудника – повод обратить внимание (07/12/2018)
- Ключевой показатель месяца: время прогнозирования (18/10/2018)
- Время обучения сотрудников: на что стоит обратить внимание (17/09/2018)
- Еще один важный показатель: количество отклоненных вариантов бюджета (07/08/2018)
- Еще один важный индикатор: несобранные долги (19/07/2018)
- Важный показатель: срок погашения дебиторской задолженности (08/06/2018)
- “Время закрытия” – еще один полезный KPI (19/03/2018)