Обратить внимание: ошибки в расходах на персонал

Зарубежный опыт
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 10 ноября 2016

Автор: Мэри Дрисколл (Mary C. Driscoll), старший научный сотрудник направления финансового менеджмента в APQC – некоммерческой компании в Хьюстоне, занимающийся деловыми исследованиями и анализом

По материалам: CFO

При построении прогнозов относительно того, сколько компании придется потратить на персонал, точность имеет критическое значение. Если финансовый директор имеет неверные представления о расходах на персонал, негативный эффект волнами разойдется по всей организации. Никто не знает этого лучше менеджеров отдельных подразделений, которым приходится искать решение, когда подбор персонала и его распределение не соотносится со спросом.

С учетом всего ущерба, который может нанести слабое прогнозирование в отношении персонала, все больше CFO сегодня возлагает надежды на прогнозный анализ, способный уловить будущие колебания в спросе, потоках выручки и связанных со всем этим расходах. Но как много финансовых директоров действительно может сегодня похвастаться точностью прогнозирования?

Компания APQC провела оценку среди 996 компаний всех размеров – представителей разных отраслей и регионов – и обнаружила, что наиболее аккуратные прогнозисты имели процент ошибок в расходах на персонал, не превышающий 1.5%. Это верхний 25%-й квартиль самых успешных организаций во всей выборке. На другом конце расположились представители нижнего квартиля компаний, которые допускали процент ошибок, равный 2.3% и больше. Такой ли большой проблемой будет ошибиться в расходах на персонал, скажем, на 1.8% (медиана для всей популяции из выборки)? Как оказалось, для многих CFO это очень даже большая проблема.

Расчеты аналитиков основывались на абсолютных значениях заложенных в бюджет vs. фактических расходов. Под “расходами на персонал” подразумевают затраты, связанные с выплатами зарплат и неденежных вознаграждений сотрудникам как на фиксированной ставке, так и на почасовой оплате.

Разрешение ошибок

Чтобы сделать прогнозы более точными, финансовые департаменты нуждаются в поддержке фронт-офисных менеджеров, способных сказать более точно, сколько людей потребуется в следующем квартале или даже в течение всего года. Один из способов оценить это – смотреть не только на численность, но и на компетенцию людей, выполняющих свою работу. Это не так-то просто сделать традиционными методами прогнозирования трудовых ресурсов. Однако использование прогнозного, интегрированного, к тому же технологически обеспеченного подхода делает все возможным.

Компаний APQC присмотрелась к одной национальной компании с разветвленной инфраструктурой, которая имела действительно серьезные трудности с прогнозированием расходов на персонал еще и по причине сезонных колебаний. Каждое лето ее сотрудники освобождают свои апартаменты и общежития, а на их место прибывают ремонтные бригады, принося с собой ежегодный скачок спроса на покрасочные, облицовочные и другие материалы, ремонтное оборудование и тому подобные товары и услуги. Чтобы обеспечить адекватное наполнение персоналом на период летних восстановительных работ, прогнозирование трудовых расходов обязано быть точным, иначе бизнес просто выгорит.

Если речь идет о тысячах сотрудников, множестве распределительных центров, сотнях грузовых машин и т.д., обеспечение запасами и трудовыми ресурсами (как на постоянной ставке, так и на временных трудовых договорах) подразделений, где они требуются в данный момент, является очень серьезной и трудоемкой задачей. Более того, точность важна, если речь идет об оплате – и неважно, есть в данный момент работа или нет. При этом трудовые ресурсы – вовсе не сезонная проблема, как можно подумать, поскольку финансовая команда обязана строить прогнозы круглый год, по мере роста их компании.

Компания, о которой зашла речь чуть выше, когда-то использовала ручной подсчет с дальнейшей реконсиляцией данных – очень затратный в плане времени подход, который в отдельных случаях приводил к нереалистичным прогнозам относительно будущего спроса на трудовые ресурсы. Осознавая, что им потребуются более качественные данные, финансовые специалисты инвестировали в управленческое программное обеспечение, сделавшее возможным более детальное планирование, прогнозирование и отчетность по выплатам заработной платы персоналу на разных временных интервалах. Они также внедрили у себя отдельные схемы и процессы планирования для двух разных типов работников: “высокооборотных” сотрудников на почасовом окладе и более предсказуемых членов команды на фиксированной ставке.

Благодаря этому сегодня финансовая команда может автоматически собирать данные, ориентируясь на должность и способ оплаты, создавая наглядные ежемесячные аналитические отчеты по разным должностям. Теперь, вместо того чтобы заниматься подсчетом нужного количества сотрудников на январь в зависимости от процента общих продаж в их ведении, менеджеры могут быстро разбить выручку по сезонам или месяцам, а затем более точно запланировать нужное количество и тип персонала, необходимого для выполнения целевых показателей по продажам.

_______________

Другие материалы этого автора:

Теги: ошибки в расходах на персонал  расходы на персонал  построение прогнозов  прогнозный анализ  точность прогнозирования  прогнозирование трудовых ресурсов  прогнозирование расходов на персонал  прогнозирование трудовых расходов  трудовые ресурсы  спрос на т