Управление счетами к оплате

Статьи
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 12 сентября 2016

Автор: Мэри Дрисколл (Mary C. Driscoll), старший научный сотрудник направления финансового менеджмента в APQC – некоммерческой компании в Хьюстоне, занимающийся деловыми исследованиями и анализом

По материалам: CFO

Поговорка “время - деньги” особенно актуальна для менеджеров, работающих со счетами к оплате. Чтобы использовать временной ресурс по максимуму и держать процесс под контролем, ошибки в счетах должны исправляться очень быстро.

Если смотреть с позиции поставщиков – ваших контрагентов в данном случае – быстрое исправление ошибок также будет по достоинству оценено. Ничто так не разрушает отношений с ними, как задержки оплаты. А когда недовольны ключевые поставщики, под огнем оказываются ваши сотрудники в отделе поставок, особенно если при этом были оговорены условия ранней оплаты. Но даже еще более неприятный риск во всем этом – это вероятность того, что поставщики просто задержат поставки до полного осуществления оплаты, тем самым нарушая все ваши деловые операции.

Так сколько же времени требуется на разрешение проблем со счетами, таких как, например, расхождения между наименованиями в размещенных заказах и наименованиями, указанными в счете? Исследование Open Standards Benchmarking от компании APQC обнаружило, что компаниям с самыми низкими результатами требуется, по меньшей мере, семь дней на это - включая время, потраченное как на, собственно, разрешение проблемы, так и на простое ожидание, пока другие люди все взвесят и дадут свое “добро”. А наилучшие компании решают проблемы за три дня. Среднее – это около пяти дней, см. график ниже.

Если вашей компании требуется более недели на разрешение проблемы со счетом - к тому же если такие ошибки случаются регулярно – высока вероятность, что ваши ключевые поставщики теряют терпение, а сотрудники тратят слишком много рабочего времени на отслеживание расхождений.

Хотя в конечном итоге такие проблемы – это забота бухгалтеров, работающих со счетами к оплате, корневая проблемы кроется на самом деле во всем процессе закупок: недостаточная стандартизации процесса, расхождения в счетах к оплате и размещенных заказах, слишком много исключительных статей, с которыми лучше иметь дело вне стандартного процесса, и так далее.

Ручной ввод данных также создает много возможностей для ошибок. Исследование от APQC обнаружило, что у компаний-“середняков” около 58% счетов вводится в бухгалтерские системы вручную. При этом у самых эффективных компаний этот процент ниже (42% или меньше), а среди самых неэффективных компаний 77% счетов обрабатывается вручную, см. график ниже.

Если для обработки счетов требуется слишком много ручных операций, скорее всего, это для вас означает слишком медленное выполнение процесса и высокие расходы на оплату труда. Когда исследователи APQC смотрели на то, сколько человек на полной ставке отводится на работу со счетами к оплате в 1475 компаниях, они обнаружили, что самые эффективные используют в среднем 6.2 сотрудника на каждый миллиард выручки. Наименее эффективным требуется 21.6 сотрудника на тот же миллиард выручки. В самом деле, весьма затратная проблема, которая требует решения. Но с же чего начать?

Комплексный подход к решению начинается с оценки того, насколько эффективен ваш процесс управления счетами к оплате сегодня, и насколько эффективно тратятся на него ресурсы. Внедрение KPI, отражающих собой функциональность процесса управления счетам к оплате – это та база, от которой нужно отталкиваться. APQC сформулировала несколько основных ключевых показателей эффективности, которые компании могут использовать для оценки эффективности затрат на счета к оплате, производительности труда, эффективности всего процесса и затрачиваемого на него времени:

  • Общие расходы на процесс управления счетами к оплате в расчете на один счет
  • Затрачиваемое время на введение счета к оплате в систему, в часах
  • Затрачиваемое время на исправление ошибок, в днях
  • Количество сотрудников на полной ставке, работающих со счетами к оплате, в расчете на 1 млрд. выручки
  • Процентная доля счетов, которые вводятся в бухгалтерские системы вручную
  • Количество счетов, обрабатываемых в рамках процесса одним сотрудником на полной ставке
  • Расходы на персонал, участвующий в процессе управления счетами к оплате как доля от всех расходов на данный процесс

Эти KPI помогут вам оценить сегодняшнюю ситуацию и ограничения, а также могут использоваться для сравнения с результатами других участников рынка, чтобы была возможность обнаружить наилучшие практики, идеи и методы, улучшающие качество и производительность.

Стоит ли это вашего времени, чтобы обнаружить ключевые причины ошибок в счетах, устранить их, а сотрудников направить на решение какие-то других задач? Если решение кроется в автоматизации оплаты или капитальной перетряске всего процесса, будет ли это стоить ваших инвестиций? А если при этом текущий процент ошибок со счетами создает вам недопустимый риск потери отношений с поставщиками? Для организаций, заботящихся об увеличении производительности труда и своих отношениях с поставщиками, ответ на вышеприведенные вопросы будет однозначно положительным.

_______________________

Другие материалы этого автора:

Теги: счета к оплате  исправление ошибок  задержки оплаты  ручной ввод данных  обработка счетов  расходы на оплату труда  управления счетами к оплате  KPI  ключевые показатели эффективности  потеря отношений с поставщиками