Что нужно знать об общих центрах финансового обслуживания (ОЦФО)

Корпоративное управление
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 14 марта 2017

Автор: Мэри Дрисколл (Mary C. Driscoll), старший научный сотрудник направления финансового менеджмента в APQC – некоммерческой компании в Хьюстоне, занимающийся деловыми исследованиями и анализом

По материалам: CFO

Наиболее эффективные ОЦФО не только обрабатывают больше счетов и платежей с меньшим количеством людей – эти люди сами по себе способны сделать больше

Главная идея финансового менеджмента внутри так называемых общих центров обслуживания (ОЦО) сводится к тому, чтобы внедрить тщательно продуманные процессы и поддерживать создаваемую ими эффективность за счет экономии от масштаба. В то же время почему-то одни ОЦО более эффективны, чем другие, и – вот ведь удивительное дело! – далеко не всегда самые эффективные создаются крупнейшими корпорациями или имеют за плечами многие годы работы. В рамках сегодняшнего разбора мы рассмотрим ключевые характеристики самых успешных ОЦО в надежде, что и другие компании на основе этих знаний смогут в дальнейшем переориентировать себя в нужном направлении.

В январе этого года компания APQC, которую представляет ведущая этой рубрики Мэри Дрисколл, провела вебинар по новым метрикам, ключевым для финансовых процессов в ОЦО. Данные они собирали в 2016 году как часть ежегодного исследования, проведенного ими по поручению Scott Madden (консалтинговой компании, специализирующейся на ОЦО и глобальных финансовых услугах). В ходе опроса эксперты APQC смотрели на охват, продолжительность действия, структуру, управление, использование технологических мощностей и аналитику. В рамках сегодняшнего небольшого материала ключевое значение представляют две самые распространенные функции финансового менеджмента: счета к оплате и счета к получению. Обсуждения факторов успеха для общего центра обслуживания – это как бы подведение итога тем наблюдениям, которые были сделаны автором сегодняшней статьи по итогам январского вебинара.

Вот как работают эти показатели. В опросе приняло участие 302 ОЦО, и более половины из них расположены на североамериканском континенте, далее – в Европе. Однако в большинстве организаций услуги более-менее равномерно распределены по мировым регионам. Отвечали на вопросы директора либо менеджеры в сфере финансовых услуг, которые в курсе дела и имеют представление о факторах успеха.

Итак, примерно 65% этих ОЦО работают уже в течение более 5 лет, а 35% - более 10 лет. В самой эффективной группе оказались 66 ОЦО, которые последовательно показали самые лучшие результаты (верхний квартиль) по ключевым метрикам, связанным с издержками, эффективностью и производительностью. И эти 66 самых лучших ОЦО помещены рядом со “сравнительной группой”, в которую входят остальные ОЦО. Иначе говоря, это оставшиеся 75% выборки.

Подойдя к рассмотрению таким образом, исследователи смотрели на среднее число счетов, обрабатываемых сотрудниками на полной ставке. Оказалось, что существует колоссальный разрыв в 2.5 раза в обрабатываемых объемах счетов к оплате между самыми эффективными ОЦО и “всеми остальными”: 4706 за годовой период против 1905 в среднем по обеим группам, соответственно. Если смотреть на счета к получению, то самые лучшие ОЦО обрабатывают вообще в 4 раза больше счетов в среднем: 6774 за год против 1800 по обеим группам, соответственно.

Помним, однако, что поскольку мы здесь смотрим на медианные, то есть средние результаты, то самые лучшие сотрудники на самом деле обрабатывают гораздо большие объемы счетов за год, чем говорят эти цифры. Что интересно, самые эффективные ОЦО осуществляют все эти процессы приблизительно с половиной численности сотрудников на полной ставке у сравнительной группы. Иначе говоря, они не только справляются с меньшим количеством людей, но и каждый из этих людей делает гораздо больше.

Как же они это делают?

Кто-то может предположить, что самые эффективные добились лучших результатов, просто дорабатывая свою модель эффективности в течение более долгого по продолжительности периода времени. Однако и это не совсем так. Вот что говорит партнер Scott Madden Брэд ДеМент (Brad DeMent): “Да, более “взрослые” операторы находятся в группе самых эффективных. Но вы не можете игнорировать тот факт, что 9% самых эффективных работают менее пяти лет. Ничто не говорит о том, что новичок не сможет быстро запрыгнуть в группу самых эффективных. Если вы посмотрите на сравнительную группу, то там 23% находятся в этом уже 10 лет как минимум. Вы постоянно рветесь вперед как раз потому, что результаты не полностью коррелированы с опытом”.

Так, может, успех объясняется тем, что ОЦО в крупных компаниях имели доступ к неограниченному финансированию, чтобы постоянно реализовывать все инициативы по улучшению? Конечно, финансирование не повредит: примерно 68% самых эффективных ОЦО принадлежат компаниям с годовой выручкой более 10 миллиардов. Т.е. положительная зависимость есть, однако оставшиеся 34% самой эффективной группы – это компании с меньшими объемами выручки, и они, тем не менее, все равно там. Значит, дело и не в избытке наличности.

А вот некоторые факторы из тех, что действительно являются общими для всех образцово-показательных ОЦО:

  • Территория. Только лишь 16% из них охватывает одну страну и, согласно данным Scott Madden, это число только падает из года в год. То есть чем больше географический охват, тем лучше результаты
  • Централизованное управление. Самые эффективные создали у себя орган централизованного контроля ОЦО по странам или регионам
  • Глобальные менеджеры процессов - Global process owners (GPO). Как объясняет E&Y, это относительно новая концепция - модель, которая пытается отнести процессы в организации на отдельных управляющих. Как оказывается, эта модель играет важную роль в улучшении качества управления ОЦО, поскольку эти топ-менеджеры единолично занимаются проектировкой и улучшением процессов, наблюдением за ключевыми метриками, прояснениями задач для остальных участников и т.д.
  • Технологии. Тут все просто: прямая связь между успешностью ОЦО и числом поставщиков ПО, чьи продукты используются в самых разных областях: сопровождение клиентов, выписка счетов, продажи в открытом формате (когда клиенты самостоятельно выбирают продукцию и делают заказ) и т.д. Стоит отметить, что наиболее успешные ОЦО при этом много инвестируют в высокоинтегрированные ERP-решения: 47% из них стараются стандартизировать все под единую платформу и не терпят засилья самых разных систем обработки.
  • Аналитика. Самые успешные ОЦО анализируют свои результаты, не упуская при этом из виду данных по поставщикам, клиентам и сотрудникам, представляя на выходе внутренние стратегические обзоры.

Очевидно, самые эффективные ОЦО делают правильно не какую-то одну конкретную вещь, а несколько вещей сразу. Финансовым директорам стоит помнить: секрет не в том, чтобы делать больше меньшими ресурсами, а в том, чтобы использовать самые лучшие практические наработки в управлении, структуре и технологиях.

_______________________________________

Другие материалы этого автора:

Теги: общие центры финансового обслуживания  ОЦФО  ОЦО  общие центры обслуживания  финансовый менеджмент  счета к оплате  счета к получению  глобальные менеджеры процессов  Global process owners  GPO  качество управления