Автор: Мэри Дрисколл (Mary C. Driscoll), старший научный сотрудник направления финансового менеджмента в APQC – некоммерческой компании в Хьюстоне, занимающийся деловыми исследованиями и анализом
По материалам: CFO
В некоторых организациях процесс подготовки отчетности работает как хорошо отлаженный механизм, и если в модель требуется внести изменения, эти изменения проходят безболезненно. В других организациях ситуация похожа на то, как если бы для каждого поворота “шестеренок” каждый раз приходилось бы вызывать мастера. Постоянные корректировки могут иногда быть очень дорогими. Пересмотр бизнес-моделей, расширение продуктовых линеек и т.д. – все это может приводить к колоссальному росту издержек.
Кто в такой ситуации выиграет, а кто поиграет? Согласно последнему исследованию компании APQC, наиболее эффективные организации тратят на общую отчетность лишь одну четверть от того, что платят самые неэффективные участники рынка. В выборке из 915 компаний самые эффективные тратят только лишь 47 центов (!) или даже меньше на каждые $1,000 выручки. Для сравнения, отстающие тратят $1.98 или больше. Все эти расходы включают оплату персонала, систем отчетности, накладные расходы и другие элементы, внутренние и внешние. Можно представит себе эти цифры иным образом: если организация получает $5 млрд. годовой выручки, она могла бы экономить ежегодно $7.55 млн., просто переместившись их низкой категории в самую высокую, т.е. став более эффективной.
В сложных организационных структурах снижение расходов на общую отчетность - обычно непростая задача. Международные компании под завязку нагружены различными системами, процессами и данными, ведь они состоят из множества юридических структур. Ситуация всегда накаляется там, где речь заходит о стратегических изменениях: как правило, вся дополнительная работа выполняется сотрудниками в ручном режиме.
Есть такие корпоративные управленцы, которые считают, что если речь заходит о сокращении расходов на учетный процесс, то отдыхать нельзя никогда. Однако в довесок к постоянному контролю расходов хорошо бы также понять, почему так оказалось, что вас окружают люди, выполняющие сложную работу в ручном режиме, который так тормозит процесс. Изучение учетного процесса стоит начать с первичной отчетности и журнальных записей: если посмотреть статистику, самые неэффективные компании вводят около трети таких записей вручную, что требует кучу сотрудников, самые эффективные – менее 10%
В данном случае высокая концентрация “ручных” процессов дает простор, во-первых, ошибкам, а во-вторых – финансовым хищениям. Кроме того, это традиционно требует больших затрат, ведь трудовые расходы могут подчас потреблять до двух третей всех расходов на любой базовый финансовый процесс.
Что хуже, отчетность в ручном режиме обычно становится бесконечным повторяющимся циклом более мелких “бумажных” процессов, к тому же неоптимизированных, что требует еще больше личного вмешательства. Заколдованный круг, потому что личные вмешательства в процесс сами по себе никуда не исчезнут, в то время как в идеале должны рассматриваться скорее как исключение, а не основа вашего учетного процесса.
Что если ваша организация уже попала в эту ловушку “ручной” отчетности – как выбраться? Использование стандартизированных основ рабочих процессов, привычных информационных моделей, организованного плана счетов, регулярного управления процессами и автоматизация на первых порах помогут справиться с проблемой. В конечном итоге, однако, финансовому директору может понадобиться пересмотр всей структуры общей отчетности в компании.
_______________________________
Другие материалы этого автора:
- Искусство управления издержками (25 янв 2017)
- Расходы на управление результатами деятельности (09 дек 2016)
- Обратить внимание: ошибки в расходах на персонал (10 ноя 2016)
- Еще одна ключевая метрика: число сотрудников в общей бухгалтерии (7 окт 2016)
- Управление счетами к оплате (12 сент 2016)
- Ошибки в прогнозировании продаж (4 июля 2016)
- Общая стоимость финансовой функции (16 мар 2016)
- Скорость финансового прогнозирования (12 фев 2016)
- Сколько человек должно быть в службе внутреннего аудита? (11 янв 2016)
- Сколько должен стоить внутренний аудит? (15 дек 2015)
- Нарушение процедур внутреннего аудита устранит автоматизация (20 июня 2016)