Командировочные расходы при отсутствии подтверждающих документов

Российский бухучет

Автор:
Источник: Журнал “Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение” №1-2019
Опубликовано: 13 февраля 2019

Работник при направлении в командировку в заявлении на авансовые платежи не указал сумму по оплате жилья, так как проживал у родственников. По приезду он представил в бухгалтерию авансовый отчет без приложения к нему подтверждающих документов по найму помещений и не просил компенсировать оплату проживания в размере 12 руб.

Обязан ли работодатель возместить расходы по найму жилых помещений без подтверждающих документов, даже если работник не указывает это в заявлении?

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 Указания от 11.03.2014 № 3210‑У).

Порядок возмещения расходов по найму жилого помещения за время нахождения в командировке, установленный пп. «а» п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729, при отсутствии документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения, – 12 руб. в сутки.

Таким образом, работодатель обязан выплатить работнику расходы по найму жилого помещения в размере 12 руб. в сутки в соответствии с законодательством РФ при отсутствии документов, подтверждающих расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение).

Как оплатить расходы на проезд в случае, когда работник утратил проездные документы?

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы на проезд.

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (п. 1 Постановления № 729).

Таким образом, расходы на проезд в командировку, возмещаемые сотруднику учреждения, должны подтверждаться документально. Поэтому при утрате проездных документов (билетов) возмещение расходов производится на основании выданных транспортными организациями, осуществившими перевозку, документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом. При потере подлинников проездных документов для подтверждения командировочных расходов работником представляются дубликат проездного документа, копия экземпляра билета или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки. 

Автор:

Теги: командировочные расходы  подтверждающие документы  авансовые платежи  ТК РФ  расходы по найму жилого помещения  служебная командировка  168 ТК РФ 

Все статьи цикла «Бюджетный учет в России»

(состоит из 50 статей)

Об уменьшении размера родительской платы в бюджетном учреждении на сумму частичной компенсации (14 мая 2012)

К какой статье КОСГУ относятся затраты на приобретение USB-модема? (14 мая 2012)

С крайнего севера – за границу: компенсация расходов за проезд в отпуск сотрудникам учреждений Крайнего Севера (4 июня 2012)

Как отразить в учете: начисление и перечисление арендной платы и НДС казенным учреждением? (21 июня 2012)

Составляем отчет (ф. 0503737): особенности составления Отчета об исполнении плана ФХД для бюджетных и автономных учреждений (25 июня 2012)

Подразделение обособленное – проблемы общие (28 июня 2012)

Оплата имущества по статье 310 КОСГУ или статье 340 КОСГУ: материалы или основные средства (30 июля 2012)

Расходы на представительские мероприятия в автономных учреждениях: как запланировать и учесть (30 июля 2012)

Компенсация стоимости путевки для детского отдыха за счет бюджетных средств: отражение в учете (2 августа 2012)

Как правильно отразить в учете казенного учреждения перерасход месячного лимита на использование услуг сотовой связи? (6 сентября 2012)

Как бюджетному учреждению правильно относить расходы, осуществляемые за счет средств субсидии, если организация не ведет приносящую доход деятельность (10 сентября 2012)

Тонкости учета в учреждениях: вкратце об основном. Интервью с Вероникой Литвиновой (8 октября 2012)

«На ближайшие 3 года у Казначейства России много масштабных проектов» (11 октября 2012)

Как оформить движение и списание материалов в казенном учреждении (11 октября 2012)

Заполнение квартальной отчетности в государственном (муниципальном) учреждении: отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737), сведения об остатках денежных средств учреждений (ф. 0503779) (18 октября 2012)

Совершенствование системы государственных (муниципальных) закупок (18 октября 2012)

Систему контроля приблизят к международным стандартам (12 ноября 2012)

Расчет базы по страховым взносам в государственных (муниципальных) учреждениях (22 ноября 2012)

Отражения расходов на покупку автомобильных покрышек в учете бюджетного и автономного учреждения (6 декабря 2012)

Имущество бюджетных или автономных учреждений, относящееся к основным средствам (7 декабря 2012)

Учет канцелярских принадлежностей в бюджетном и автономном учреждении (7 декабря 2012)

Особенности учета сувенирной продукции, фотоальбомов, грамот и подарочных папок в бюджетном и автономном учреждении (20 декабря 2012)

Учет расходов на приобретение бланочной продукции и служебных удостоверений в бюджетных и автономных учреждениях (20 декабря 2012)

Страховой случай ОСАГО в казенном учреждении: отражение в учете (21 декабря 2012)

Учет затрат на подключение приборов мобильной связи в бюджетном и автономном учреждении (21 января 2013)

Отражение результатов переоценки НМА в отчетности бюджетного и автономного учреждения (21 января 2013)

Учет операций по переоценке основных средств бюджетных (автономных) учреждений (24 января 2013)

Отражение в учете алиментов, удержанных с пособий по безработице (30 января 2013)

Какие документы можно принять от сотрудника, вернувшегося из командировки, для подтверждения оплаты услуг гостиницы? (30 января 2013)

Учет расходов на приобретение топливных карт в бюджетном и автономном учреждении (6 февраля 2013)

Отражение затрат на ремонт основных средств в учете бюджетного и автономного учреждения (7 февраля 2013)

Новое в бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений (28 февраля 2013)

Отражение транспортно-заготовительных расходов в бюджетном или автономном учреждении (6 марта 2013)

Учет и отчетность бюджетной организации нового типа (22 июля 2013)

Нормирование расходов по ГСМ (26 сентября 2013)

Бухучет и отчетность в госсекторе: переходим на новые стандарты (8 декабря 2014)

Учет реструктуризации суверенного долга по стандартам IPSAS (25 мая 2015)

Учет недвижимого имущества в бюджетном учреждении (7 июля 2015)

Самые актуальные направления воровства бюджетных средств (16 января 2017)

Оплата отпуска за счет созданного резерва (20 июля 2018)

Изменения в Законе о контрактной системе: разъяснения Минфина в отношении переходного периода (31 августа 2018)

Актуальные вопросы по утилизации автомобиля (5 ноября 2018)

Отражаем в учете доходы от штрафных санкций за нарушения условий контракта (10 декабря 2018)

Командировочные расходы при отсутствии подтверждающих документов (13 февраля 2019)

Отражаем в учете приобретение полиса ОСАГО учреждением (4 апреля 2019)

Ведем учет сувенирной продукции и подарков (10 июня 2019)

Ужесточение административной ответственности за нарушения в бюджетном учете и составлении отчетности (11 июля 2019)

Порядок применения ККТ и БСО при осуществлении кассовых операций (10 сентября 2019)

Аудит учетной политики: когда и зачем это нужно? (27 сентября 2019)

Реализация готовой продукции учреждения (14 ноября 2019)