Ошибки с начислением зарплат

Корпоративное управление
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 3 мая 2017

Автор: Мэри Дрисколл (Mary C. Driscoll), старший научный сотрудник направления финансового менеджмента в APQC – некоммерческой компании в Хьюстоне, занимающийся деловыми исследованиями и анализом

По материалам: CFO

Если у вас устранение зарплатной ошибки занимает 10 дней, это будет как целая вечность для сотрудника, которому нужны деньги на оплату счетов

Многие финансовые директоры уверены, что зарплатные процессы у них работают как машина, и что сотрудники довольны качеством внутренних процессов, связанных со временем отчетности, управлением оплатой и удержанием налогов. Но недавнее исследование APQC показало, что в действительности все не совсем так.

Сегодняшний обзор основан на выборке из 870 работодателей из открытой базы данных APQC, и он обнаруживает большие расхождения в том, сколько времени занимает разрешение зарплатных проблем у наиболее эффективных и наименее эффективных участников. Самые эффективные традиционно представляют 25% организаций из выборки. Указанное для них значение – это перцентиль, выше которого работают самые лучшие. Напротив, самые худшие работают хуже чем 75% участников выборки. Медиана – точный центр выборки.

Однако прежде чем переходить к наглядному изображению ключевой метрики этого месяца – протяженности периода времени для разрешения зарплатной ошибки – давайте сначала проясним, о каких именно процессах мы говорим. APQC приводит следующие определения процессов, лежащих в основе зарплатной функции:

  • Время отчетности. Учет данных по сотруднику и отражение данных в системах отчетности для последующего использования в таких функциях как зарплата, вознаграждения или выставление счетов (смотря какая модель используется). Подготовка данных по зарплатам и вознаграждениям производится с учетом оплачиваемых и неоплачиваемых отпусков, обычных и сверхурочных наработанных часов, выполненных заданий. Предполагает установку политик и процедур в отношении времени отчетности, систем управления и поддержания эффективности отчетности по сотрудникам.
  • Управление оплатой. Это процесс расчета вознаграждений сотрудников на каждый отчетный период, с учетом бонусов, которые начисляются по ходу года, и перевода платежей на счета сотрудников либо выдачи их на руки лично. Включает администрирование начислений и удержаний из заработной платы сотрудников, отслеживание изменений в налоговом статусе для расчета зарплаты на каждый период, реагирование на все связанные с вознаграждением запросы, корректировки и/или ручные отладки по мере необходимости. Предполагает менеджерское управление и адекватный интерфейс для обеспечения аккуратности платежей.
  • Отчетность по зарплатным налогам. Обеспечивает соответствие регулятивным обязательным требованиям по зарплатным налоговым обязательствам, которые несет на себе организация. Включает своевременное заполнение обязательных налоговых форм, расчет и уплату соответствующих налогов. Также предполагает: написание и распространение соответствующих налоговых форм среди сотрудников на ежегодной основе (в США это форма W-2).

Приняв это во внимание, исследовательская команда по финансовому управлению из APQC выяснила, как организации разных размеров сопоставимы между собой в плане зарплатной составляющей деятельности. Они обнаружили вызывающее беспокойство отставание худших участников от лучших во всех трех группах, выделенных по размеру. Вот как это выглядит:

В зависимости от размера компании, самым эффективным организациям требуется в худшем случае 2-4 дня, чтобы разрешить ошибку с зарплатой. Самым неэффективным требуется 5-10 дней или больше. Если у вас устранение зарплатной ошибки занимает 10 дней, это будет как целая вечность для сотрудника, которому нужны деньги на оплату счетов, или просто чтобы убедиться, что поступления по его пенсионному плану 401(k) были рассчитаны верно. Если вы стремитесь привлекать хороших людей, вряд ли вам нужна репутация организации, которая не умеет обращаться с деньгами своих сотрудников.

Кроме того, ошибки с зарплатами могут иметь иногда кумулятивный эффект, приводя к переработкам в других областях. Например, если сотрудник желает увеличить поступления по 401(k) на $100, но при этом вы случайно внесли все $200, простой корректировки зарплатной ведомости уже будет недостаточно – придется пересчитать на уровне всей компании. Возможно, придется также провести пару не очень приятных бесед с самими сотрудниками.

Таким образом, все корректировки отнимают время. Но почему тогда одним для этого нужна пара дней, а другим – от десяти и более? Если вы в верхнем квадранте выборке, вы и так знаете, почему. А если необходимо понять, нужно вернуться к самым основам процессов.

Для примера рассмотрим процесс “Время отчетности”, как это показано здесь:

В зависимости от размера, у средних компаний от 1.3 до 4.3 сотрудников на полной ставке занято на процессе “Время отчетности” на каждый миллиард долларов выручки. Самые эффективные участники рынка тратят от 0.6 до 2.2 единиц рабочей силы на эту задачу – следовательно, в каких-то компаниях это может быть даже работой на полставки. Однако самым низкоэффективным участникам требуется от 2.4 до 8.3 человек для этой работы. Почему такой разброс?

Данные дают понять, что все дело в “наилучшей практике”, как говорят, или процессах. Заработная плата относится к областям, которые в первую очередь ощущают на себе преимущества автоматизации и централизации, но тот факт, что разрыв все равно сохраняется, означает, что даже лучшие технологии сами по себе не способны решить глубинные проблемы с процессами. Есть у вас продвинутая автоматизированная система или нет – это не помешает вам перенять передовые практики и улучшить процессы путем оценки своего сегодняшнего состояния, анализа процессов и проблем с ними, а далее принять изменения, чтобы сэкономить свое время и трудовые ресурсы.

Однако вы можете сказать, что это, мол, не только финансовая область, поскольку люди также частично несут на себе некоторые аспекты зарплатных процессов. И это тоже верно: если глубинная проблема кроется в людских ресурсах, она обязательно найдет свое отражение в метриках.

Разбирая по частям зарплатный процесс, вы можете обнаружить элементы, которые существенно его затрудняют или требуют неоправданно много времени. Таким способом вы сможете определить причину постоянно возникающих ошибок или задержек и начать работать с другими командами на выправление ситуации.

Семь ключевых принципов

По мере осуществления любого улучшения критически важно соотносить его со стратегическими целями вашей организации, фокусируясь на способности сотрудников выполнять свою работу и на общих результатах компании в целом. Если вы новичок в управлении процессами, вот для памятки семь ключевых принципов:

  1. Стратегическое соответствие. Как уже было сказано, соотносите процессы с организационными приоритетами
  2. Управление. Централизуйте управление процессами, но пусть ответственность и подотчетность остается внутри деловых подразделений
  3. Модели процессов. Создайте единый язык и единые основы
  4. Изменение управления. Мотивируйте сотрудников, фокусируясь на людях и корпоративной культуре
  5. Результативность процессов. Измеряйте их и привязывайте метрики к ключевым решениям и рычагам контроля
  6. Улучшение процессов. Фокусируйтесь как на непрерывном улучшении с течением времени, так и на прорывных улучшениях для более высоких результатов
  7. Инструменты и технологии. Сосредоточьтесь на потребностях бизнеса, далее внедрите инструменты и технологии, чтобы обеспечить их

Развитие этих семи ключевых областей даст вам основы успешного управления процессами, чтобы вы, таким образом, не просто уменьшили время, затрачиваемое на критически важные функции – такие как исправление ошибок с зарплатами – но и поддерживали удовлетворение своих сотрудников на должном уровне.


Другие материалы этого автора:

Теги: ошибки с начислением зарплат  зарплатные ошибки  зарплатные процессы  время отчетности  управление оплатой  удержание налогов  APQC  зарплатные проблемы  зарплатная функция  зарплатные налоги  финансовое управление  ошибка с зарплатой  заработная плата  с