Ведем учет сувенирной продукции и подарков

Бюджетные учреждения в своей деятельности иногда сталкиваются с необходимостью приобретения для последующего вручения сувениров и ценных подарков. В большинстве случаев сувенирная продукция и ценные подарки приобретаются в рамках проведения какого‑то мероприятия (для награждения победителей спортивных состязаний, участников и победителей культурно-массовых праздников и др.). О приобретении, учете и вручении сувенирной продукции и ценных подарков в 2019 году мы поговорим в этой статье.

Основания для приобретения сувенирной продукции и подарков

Бюджетное учреждение осуществляет свою деятельность согласно предмету и целям деятельности, определенным в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, муниципальными правовыми актами и уставом (п. 2 ст. 9.2 Закона о некоммерческих организациях^[1]). Таким образом, приобретение сувенирной продукции и подарков должно отвечать целям деятельности учреждения.

В частности, бюджетное учреждение может принимать участие в реализации государственных программ (программ муниципалитета) «Развитие физической культуры и спорта» и быть организатором спортивного мероприятия. В случае если мероприятие проводится за счет средств бюджета, порядок проведения такого мероприятия и норматив расходов по нему устанавливаются нормативными актами. В качестве примера данного нормативного акта можно привести Приказ комитета по физической культуре и спорту Ленинградской области от 03.09.2018 № 5‑о «Об утверждении положения о порядке финансового обеспечения за счет средств бюджета Ленинградской области мероприятий в сфере физической культуры и спорта, включенных в планы реализации государственных программ Ленинградской области».

В этом случае органом исполнительной власти, исполняющим функции и полномочия учредителя (далее – учредитель):

• утверждается положение (регламент) мероприятия;
• определяются условия и календарный план его проведения;
• определяются условия допуска к участию спортсменов;
• устанавливается порядок выявления лучшего участника или лучших участников;
• разрабатывается порядок организационного и иного обеспечения проводимого мероприятия;
• обеспечивается финансирование мероприятия в утвержденном им порядке.

При проведении мероприятий утверждаются:

• положение о проведении мероприятия;
• смета, включающая количественный состав участников мероприятия, срок его проведения, статьи расходов.

Учреждения, принимающие участие в реализации государственных программ Ленинградской области «Развитие физической культуры и спорта в Ленинградской области»:

• получают денежные средства в виде субсидии на выполнение государственного задания и субсидии на иные цели (для получения средств между учреждением и учредителем заключается соглашение);
• расходуют средства на организацию проведения мероприятий на основании плана финансово-хозяйственной деятельности и сметы проведения мероприятия.

В этом случае при приобретении сувенирной продукции и ценных подарков следует исходить из норм, установленных учредителем. Из рассматриваемого нами положения вытекает, что награждение участников торжественных мероприятий медалями, дипломами, спортивными призами, наградами (памятными медалями, призами и пр.), сувенирами, денежными призами, цветами осуществляется в пределах норм, установленных учредителем в программе проведения торжественных мероприятий.

Нормы оплаты услуг (работ) по обеспечению спортивными призами, наградами и наградной атрибутикой победителей, призеров и участников физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий

 Нормы оплаты услуг по обеспечению сувенирной продукцией участников физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий

Если учреждение проводит мероприятие по своей инициативе (обычно такие мероприятия проводятся за счет средств, полученных учреждением от оказания платных услуг):

• издается приказ руководителя учреждения о проведении мероприятия (в нем отражаются тематика проведения мероприятия, сроки проведения, лица, ответственные за организацию мероприятия и его проведение);
• разрабатывается и утверждается руководителем учреждения смета на проведение мероприятия.

Расходы на приобретение сувенирной продукции и ценных подарков в этом случае осуществляются в размере, определенном сметой проведения мероприятия.

Выбор кода КОСГУ при совершении расходной операции

С 1 января 2019 года расходы, осуществляемые в связи с приобретением (изготовлением) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (см. Порядок применения КОСГУ, утвержденный Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н, далее – Порядок № 209н).

Согласно нормам п. 11.4.8 Порядка № 209н на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ относятся расходы по оплате договоров на приобретение (изготовление) подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, в том числе:

• поздравительных открыток и вкладышей к ним;
• приветственных адресов, почетных грамот, благодарственных писем, дипломов и удостоверений лауреатов конкурсов для награждения и т. п.;
• цветов.

Если обратиться к п. 11.4.8 Порядка № 209н, то можно увидеть, что перечень расходов, относимых на подстатью 349 КОСГУ, является закрытым.

Стоимость приобретаемой сувенирной и подарочной продукции определяется сметой проведения мероприятия.

Принятие к учету сувенирной продукции и ценных подарков

В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете^[2] каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. При этом он должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых установлен ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 25 ФСБУ «Концептуальные основы»^[3]. В качестве первичного учетного документа могут выступать:

• акт выполненных работ (например, если в типографии заказывалось изготовление печатных грамот);
• товарная накладная (оформляется приобретение материальных ценностей);
• контрольно-кассовый чек (когда закупку сувенирной продукции производило подотчетное лицо).

При принятии к учету приобретаемой сувенирной продукции и ценных подарков рекомендуем воспользоваться разъяснениями Минфина, приведенными в Письме от 14.03.2019 № 02‑06‑10/16864. В нем говорится об учете ценных подарков (сувениров), приобретенных для их вручения в рамках протокольных и торжественных мероприятий.

Как указал Минфин, приобретенные учреждением материальные ценности, поступившие на склад, являются активом и подлежат отражению на балансе на соответствующих счетах рабочего плана счетов бухгалтерского учета. Учет таких объектов, по мнению финансистов, ведется на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения». При этом с момента выдачи со склада ценных подарков (сувениров) (с момента приобретения – в случае, когда материальные ценности не принимаются на склад) работнику учреждения, ответственному за организацию протокольного (торжественного) мероприятия, ценные подарки (сувениры) отражаются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» до момента их вручения.

Вместе с тем при одновременном представлении лицами, ответственными за приобретение и вручение (дарение) ценных подарков (сувениров), документов, подтверждающих их приобретение и вручение, информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» не отражается. В этом случае стоимость подарков (сувениров) относится на расходы текущего финансового периода (счет 0 401 20 272 «Расходы экономического субъекта») по факту документального подтверждения их вручения.

Бюджетное учреждение в рамках заключенного с учредителем соглашения о получении целевой субсидии организует проведение спортивного мероприятия. В рамках норм, установленных учредителем на проведение такого мероприятия, учреждением были приобретены:

• ценные подарки в количестве 3 шт. на сумму 18 000 руб.;
• почетные грамоты в количестве 3 шт. на сумму 60 руб.

Оплата ценных подарков, грамот производилось в безналичной форме без участия подотчетных лиц. Перед проведением мероприятия ценные подарки и грамоты для вручения лицам, занявшим призовые места, были выданы ответственному лицу. Ценные подарки и почетные грамоты были вручены участникам спортивного мероприятия.

В бухгалтерском учете операции по приобретению и выдаче ценных подарков и грамот будут отражены следующим образом:

* Пунктом 345 инструкции, утвержденной Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), установлено, что награды, призы, кубки, в том числе переходящие, учитываются в условной оценке: «один объект – один рубль». Материальные ценности, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения, в том числе ценные подарки, сувениры, учитываются по стоимости их приобретения. В связи с этим ценные подарки в примере отражены на забалансовом счете 07 по стоимости их приобретения, а почетные грамоты – в условной оценке.

Учреждение образования приняло решение провести небольшое мероприятие среди своих учеников. Расходы на его проведение произведены за счет средств, полученных от осуществления платной деятельности. По итогам мероприятия каждому участнику вручены почетная грамота и сувенир. Сметой проведения мероприятия определены максимальная стоимость сувенира, максимальная стоимость почетной грамоты.

В день проведения мероприятия подотчетному лицу учреждения из кассы были выданы денежные средства на приобретение сувениров и почетных грамот в пределах средств, определенных сметой.

Подотчетное лицо приобрело:

• сувениры в количестве 10 шт. на сумму 3 000 руб.;
• почетные грамоты в количестве 10 шт. на сумму 600 руб.

Операции совершаются по коду вида финансового обеспечения 2.
Подотчетное лицо, купившее сувенирную и подарочную продукцию, производило их вручение и одномоментно представило в бухгалтерию учреждения документы, подтверждающие приобретение грамот и подарков и их вручение.

В бухгалтерском учете учреждения согласно разъяснениям Минфина, изложенным в Письме № 02‑06‑10/16864, операции по приобретению сувениров и почетных грамот будут отражены так:

В Письме № 02‑06‑10/16864 Минфин сообщил, что при подготовке очередных изменений в Инструкции № 157н порядок отражения в бухгалтерском учете БСО, ценных подарков и сувенирной продукции будет уточнен.

Документальное оформление вручение сувенирной и подарочной продукции

Как мы отметили выше, любой факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Вручение подарочной и сувенирной продукции не является исключением. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они:

• составлены по унифицированным формам документов (см. Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н);
• разработаны учреждением самостоятельно, но содержат обязательные для первичного учетного документа реквизиты (применяются, если Минфином не установлены обязательные для оформления факта хозяйственной жизни субъекта учета формы документов).

Порядок осуществления вручения ценных подарков, сувениров и призов в рамках протокольных и торжественных мероприятий необходимо регламентировать актами учреждения (см. Письмо Минфина РФ от 22.07.2015 № 02‑06‑10/42173). При этом порядок оформления и формы первичных учетных документов при вручении ценных подарков, сувениров и призов устанавливаются субъектом учета при формировании своей учетной политики с соблюдением требований, установленных Инструкцией № 157н, ФСБУ «Концептуальные основы».

Для оформления внутреннего перемещения материальных ценностей, в том числе ценных подарков, сувениров и призов для целей дарения, между материально ответственными (ответственными) лицами учреждения, в частности при передаче работнику (сотруднику) учреждения, ответственному за организацию протокольного (торжественного) мероприятия, следует применять требование-накладную (ф. 0504204), накладную на внутреннее перемещение объекта нефинансовых активов (ф. 0504102).

При этом подписание документов о вручении подарка лицами, ими награжденными, обычаями делового (протокольного) оборота, как правило, не предусматривается ввиду публичности проведения таких мероприятий либо существующих обычаев протокола. Поэтому при вручении ценных подарков, сувениров и призов в рамках протокольных и торжественных мероприятий целесообразно по факту их вручения ответственным за это лицам составлять акт вручения по форме, установленной субъектом учета при формировании своей учетной политики, с соблюдением обязательных требований по составу реквизитов.

* * *

В завершение отметим, что учет ценных подарков (сувениров) ведется на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения». При этом выдача объектов со склада работнику учреждения, ответственному за организацию протокольного (торжественного) мероприятия, отражается на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» до момента их вручения.

В случае одновременного представления лицами, ответственными за приобретение и вручение (дарение) ценных подарков (сувениров), документов, подтверждающих их приобретение и вручение, информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» не отражается. В описанной ситуации стоимость подарков (сувениров) относится на расходы текущего финансового периода (счет 0 401 20 272 «Расходы экономического субъекта») по факту документального подтверждения их вручения. 

[1] Федеральный закон от 12.01.1996 № 7‑ФЗ «О некоммерческих организациях»

[2] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»

[3] Стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н