Должностные инструкции и положение об отделе МСФО

Подготовка международной отчетности

Автор:
Источник: Журнал “Актуальная бухгалтерия” №12-2014
Опубликовано: 11 декабря 2014

Должностные инструкции и положение об отделе МСФО позволят определить права и обязанности его работников, а также четко разграничить ответственность между отделом МСФО и смежными подразделениями.

Компании все чаще приходят к осознанию необходимости детальной формализации отношений с сотрудниками, участвующими в подготовке отчетности по МСФО. Причем это касается не только отдела, непосредственно составляющего отчетность, но и других задействованных подразделений. Работники отдела МСФО – это высококвалифицированные и высокооплачиваемые специалисты. Нерегламентированные управление и оценка их деятельности, а также незнание остальными сотрудниками специфики МСФО могут создать проблемы в деятельности компании. На практике довольно часто возникают конфликты, связанные с необходимостью точно в срок получить информацию для подготовки отчетности из бизнес-подразделений, обслуживающих подразделений, от бухгалтерии, от руководства, от контрагентов и т.п. Подготовка такой информации требует существенных трудозатрат от работников, к которым они не привыкли, а также отвлечения их от основной деятельности. В статье мы рассмотрим, как правильно регламентировать деятельность отдела МСФО.

Преимущества должностных инструкций

Наличие должностных инструкций позволит четко определить права и обязанности всех участников подготовки отчетности, разграничить ответственность между сотрудниками отдела МСФО и смежных подразделений, даст возможность оценивать квалификацию работников и качество исполнения ими поставленных задач. Инструкции помогут в трудовых спорах, так как позволят проводить аттестацию. Также они будут способствовать соблюдению работниками законодательства (например, в части использования и обработки персональных данных).

Этапы разработки должностных инструкций и положения об отделе МСФО

Если компания приняла решение составлять отчетность по МСФО, она должна продумать, как будут организованы сбор данных, подготовка отчетности и прохождение аудита. Также следует оценить бюджет проекта подготовки отчетности в первый и последующие годы, планируется ли автоматизация процесса, в какой мере будут привлечены сторонние консультанты.

После ответа на данные вопросы нужно определить структуру отдела МСФО, его подчиненность и взаимодействие с другими подразделениями организации. Вполне возможно, что эти параметры будут меняться в зависимости от интенсивности привлечения сторонних консультантов и других факторов. Довольно часто вначале степень вовлечения специалистов со стороны достаточно высока, а потом компания начинает ориентироваться в основном на собственные силы. Очевидно, что в данном случае роль отдела МСФО будет отличаться на разных этапах проекта.

После определения структуры отдела и его подчиненности целесообразно подготовить положение об отделе МСФО (далее – Положение), которое закрепит принятые решения и послужит основой для подготовки должностных инструкций. Положение часто разрабатывается по шаблону, установленному для других подразделений и подготовленному службой персонала. Однако ключевые разделы определяются руководителем подразделения, которому будет подчиняться отдел МСФО. Это может быть, например, финансовый директор, финансовый контролер, главный бухгалтер и т.п. Нередко к разработке Положения привлекаются сторонние консультанты. Они содействуют разработчикам при определении задач, функций, численности отдела и бюджета проекта подготовки отчетности. А это, в свою очередь, помогает сократить издержки на содержание отдела.

Далее необходимо определить функции руководителя отдела МСФО и требования к его квалификации. Основную роль здесь опять же играет руководитель вышестоящего подразделения. Вместе с тем мы рекомендуем воспользоваться помощью консультантов для уточнения и наиболее полного определения требований к квалификации руководителя отдела МСФО. После определения требований идет поиск и прием на работу подходящего кандидата.

Как правило, компании предъявляют достаточно высокие требования к квалификации руководителя отдела МСФО. Обязательным является высшее образование (в основном в области финансов, но допустимо и математическое). Часто требуется, чтобы кандидат был членом АССА (Ассоциация сертифицированных бухгалтеров Великобритании), СРА (сертифицированный аудитор, присваивается Американским институтом сертифицированных аудиторов) или имел аналогичную сертификацию, допустимо незаконченное обучение по указанным программам или наличие диплома DipIFR (Диплом АССА по международной финансовой отчетности). Необходим опыт трансформации российской отчетности в отчетность по МСФО, свободное владение английским языком, владение на уровне продвинутого пользователя приложениями MS Office и бухгалтерскими программами. Если планируется автоматизация процесса подготовки отчетности, то будет требоваться и соответствующий опыт. Довольно распространены требования к личностным качествам кандидатов (внимательность, ответственность, ориентированность на результат, умение работать в команде, хорошие навыки общения, инициативность и т.д.).

Руководитель отдела МСФО определяет задачи и требования к квалификации своих подчиненных исходя из Положения. Затем он разрабатывает для них должностные инструкции в тесном контакте со службой персонала и задействованными в составлении отчетности подразделениями. В этом случае будет обеспечено соответствие формата и содержания должностных инструкций другим внутренним нормативным документам компании. В случае занятости или недостаточной квалификации руководителя разработка требований к сотрудникам отдела МСФО и их должностных инструкций может быть передана на аутсорсинг.

Требования к рядовым сотрудникам обычно ниже, но иногда требуются дополнительные навыки в области бухгалтерского учета, программирования, знание ERP и других информационных систем и т.п.

Содержание положения об отделе МСФО

Положение должно быть утверждено руководителем организации и иметь номер и дату.

В разделе «Общие положения» необходимо определить место отдела в общей структуре компании, указать, какими внутренними и внешними нормативными актами и документами регулируется его деятельность, кем возглавляется отдел (обезличенно) и кому подчиняется его руководитель (обезличенно). Также имеет смысл указать порядок внесения изменений в Положение.

Целесообразно, чтобы в Положении был раздел, посвященный основным задачам отдела. К таковым могут относиться:

  • своевременное обеспечение специалистов, готовящих отчетность, необходимой информацией;
  • своевременное и достоверное формирование отчетности;
  • успешное прохождение аудиторской проверки;
  • представление дополнительной информации по отчетности внутренним и внешним пользователям;
  • постановка задач по автоматизации процесса подготовки отчетности и автоматизации бухгалтерского учета для целей составления отчетности;
  • организация и проведение выездных проверок достоверности данных, предоставляемых для целей подготовки отчетности, в структурных подразделениях компании.

В разделе «Права, обязанности и ответственность» стоит указать меру ответственности работников отдела за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими возложенных на них трудовых обязанностей, а также за разглашение сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну.

В разделе «Условия оплаты труда» следует указать основные принципы формирования зарплаты специалистов, в том числе дополнительное вознаграждение и (или) выгоды в неденежной форме (например, оплата проживания, медицинского страхования работника и т.д.).

В заключительных положениях обычно указывается момент вступления документа в силу и порядок ознакомления с ним работников отдела.

Должностные инструкции

Должностные инструкции должны быть утверждены уполномоченным лицом организации (это может быть руководитель компании, непосредственный начальник руководителя отдела МСФО, руководитель службы персонала и т.п.) и иметь номер и дату.

В разделе «Общие положения» указывается основная функция сотрудника в соответствии с занимаемой им должностью, порядок назначения и освобождения от должности, кто кому подчиняется и кем руководит, порядок исполнения обязанностей на время отсутствия кого-либо из специалистов, а также какими внутренними и внешними нормативными актами и документами руководствуется работник в ходе выполнения своих служебных обязанностей.

Содержание раздела «Требования к квалификации» во избежание недоразумений должно соответствовать требованиям к должности, декларируемым компанией при размещении вакансии и поиске кандидатов.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливаются обязанности сотрудника, непосредственно вытекающие из его задач, указанных в Положении. Все задачи должны быть распределены по отделу рационально.

В разделе «Права» указываются вопросы, по которым сотрудник имеет право принятия решения, участия в принятии решения и (или) право подписи, получения и передачи информации.

В разделе «Ответственность» отмечаются функции, за исполнение которых сотрудник несет ответственность, и последствия ненадлежащего исполнения им своих обязанностей.

В случае если в процесс подготовки отчетности оказываются вовлечены сотрудники других отделов компании, рекомендуется внести изменения и в их должностные инструкции.

Все работники должны быть ознакомлены с должностными инструкциями и изменениями к ним под подпись.

В заключение отметим, что руководству компании следует уделять больше внимания и времени на подготовку должностных инструкций для сотрудников отдела МСФО. Ведь это очень удобный механизм управления, сокращения издержек и минимизации проблем, связанных с персоналом.

Автор:

Теги: должностные инструкции  подготовка отчетности  бухгалтерия  сбор данных  автоматизация процесса  положение об отделе МСФО  финансовый контролер  главный бухгалтер  АССА  Ассоциация сертифицированных бухгалтеров Великобритании  СРА  DipIFR  международная ф