Эффективная информационная система на производстве

Software
Источник: Журнал “Актуальная бухгалтерия”
Опубликовано: 1 ноября 2012

Беседу Германом Владимировичем Эпштейном (вице-президент по информационным технологиям пивоваренной компании «Балтика») провела Светлана Ромашова, корреспондент журнала «Актуальная бухгалтерия»

Современные предприятия успешно пользуются разработками в области информационных технологий. Корреспондент журнала «Актуальная бухгалтерия» поговорил с Германом Владимировичем Эпштейном, вице-президентом по информационным технологиям пивоваренной компании «Балтика», об автоматизации бизнес-процессов и о способах повышения эффективности работы информационной системы. Компания «Балтика» — крупнейшее пивоваренное предприятие. В состав компании входит штаб-квартира в Санкт-Петербурге, филиалы в десяти городах России и один в Азербайджане. В месте расположения каждого филиала функционирует пивоваренный завод. В компании трудится около десяти тысяч человек.

С.Р. — Герман Владимирович, у компании «Балтика» сложная разветвленная структура с заводами в разных городах страны. Как организована служба информационных технологий?

Г.Э. — Наша компания полностью централизована несмотря на то, что широко распределена географически: одиннадцать заводов, большое количество отделений продаж разбросаны по всей России от Петропавловска-Камчатского до Калининграда. Компания имеет одну информационную систему, единую компьютерную сеть. Центр IT-службы, как и штаб-квартира компании, находится в Санкт-Петербурге.

Можно сказать, что информационная система выступает основным связующим звеном между географически распределенными структурами.

С.Р. — Что представляет из себя IT-служба компании «Балтика»?

Г.Э. — IT-служба небольшая, порядка ста тридцати человек. Ключевые сотрудники находятся в штаб-квартире в Санкт-Петербурге.

Сама служба состоит из нескольких отделов: отдел развития, отдел технической поддержки и региональные отделы IT-службы, которые контролируют регионы. На каждом заводе есть небольшой IT-отдел, который занимается поддержкой пользователей на местах. Все сотрудники отдела информационных технологий — высококвалифицированные профессионалы своего дела, но на достигнутом не останавливаются и постоянно повышают свою квалификацию. Хорошей иллюстрацией их уровня, постоянной ориентации на инновации и выполнение нашей компанией задач мирового уровня является признание такой компании, как Майкрософт. В течение последних пяти лет мы принимали участие в нескольких их программах (TAP — Technology Adoption Program), последняя была по SQL 2012.

С.Р. — Какие сложности, связанные с централизацией, возникают в работе IT-службы?

Г.Э. — Основная сложность в том, что компания является географически распределенной и одновременно жестко централизованной, различные службы и подразделения находятся в других городах. Поэтому сначала довести до регионов, а затем отследить выполнение распоряжений «центра» трудно. Именно для этого необходимо использовать принцип обратной связи, позволяющий контролировать и координировать работу всех служб и подразделений компании. Любая система при отсутствии обратной связи быстро теряет эффективность, ресурсы расходуются неоптимально, их не всегда хватает.

Крупная структура, как армия: она требует управления, контроля и дисциплины. В нашей компании информационная система является инструментом, обеспечивающим прозрачность и управляемость. С помощью системы отслеживаются все процессы, которые происходят на предприятии. Любая операция стандартизируется, регистрируется в информационной системе, проходит контроль на соответствие требованиям качества и становится видна «центру». Так можно следить за исполнением и самых мелких поручений, и за процессом в целом.

С.Р. — То есть можно сказать, что все основные бизнес-процессы компании автоматизированы?

Г.Э. — Да. Мы активно используем в работе все модули системы планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning) — планирование, управление операциями, учет, анализ (BI). Это позволяет держать руку на пульсе, следить за работой всего предприятия в целом и обеспечивать эффективную цепочку поставок.

Можно сказать, что все бизнес-процессы, которые могли быть автоматизированы, уже интегрированы в информационную систему компании. Система освобождает наших сотрудников от рутинного труда и обеспечивает обработанным и систематизированным материалом для принятия правильных и обоснованных решений, то есть позволяет сконцентрироваться на работе, которую нельзя ей доверить. Компьютер придумали для того, чтобы быстрее и правильнее обрабатывать информацию и вести расчеты, поэтому давайте доверять системе именно то, с чем она однозначно лучше справляется.

Современная успешная организация требует создания и обеспечения устойчивого кросс-функционального взаимодействия, именно это часто позволяет решить системные проблемы компании. Информационная система объединяет все подразделения. Она идеально подходит как инструмент не просто автоматизации бизнес-процессов, но и отладки взаимодействия между сотрудниками разных подразделений до такой степени, что функционирование компании напоминает точную работу механизма швейцарских часов.

С.Р. — Герман Владимирович, расскажите, пожалуйста, подробнее о процессе работы компании. Как вы планируете производство, доставку?

Г.Э. — Процесс состоит из нескольких этапов: многоуровневое планирование и оптимизация, поддержка принятия решений, управление операциями, учет, анализ этих операций.

Общий операционный цикл планирования составляет двенадцать недель. Перед тем как человек купит в магазине нашу продукцию, мы должны заранее просчитать и спрогнозировать множество факторов, определить необходимое количество ресурсов и их источники, место производства, способы доставки готового продукта к месту продажи и их практически реализовать.

С.Р. — Период планирования операций составляет почти три месяца. Почему так много?

Г.Э. — Такая продолжительность цикла планирования обусловлена широким географическим распределением заводов (производственных мощностей) и торговых точек, через которые реализуется готовый продукт, — их более двухсот тысяч. Ведь доставка товара от завода до потребителя (магазина) в среднем занимает две недели. Поэтому, чтобы в магазине продукция появилась в нужном количестве и номенклатуре, планировать производство и поставки нужно заранее. Планируется и само производство — процесс варки и розлива. Например, прогнозируется наличие сырья необходимого качества и других ресурсов, определяется, на каком заводе, на каком оборудовании будет происходить производство и многое-многое другое.

С.Р. — Вы пересматриваете планы после того, как операции начинают выполняться?

Г.Э. — Да, план носит скользящий характер, ведь за двенадцать недель может произойти что угодно. Может поменяться количество заказанной продукции, может сломаться производственная линия на заводе и т. д. Мы следим на каждом этапе реализации начального плана за его исполнением и по мере необходимости корректируем процесс.

Например, если сломалась производственная линия и завод не может произвести заказанный объем продукции, недостающий объем перекидывается на другой завод. Либо заказанное количество выполняется за счет имеющихся запасов на складе. Такое планирование носит оперативный характер.

С.Р. — Герман Владимирович, расскажите, пожалуйста, как ведется анализ деятельности?

Г.Э. — Каждый этап выполнения операций отражается в системе. Регистрация и анализ процессов, которые уже произошли, — это этап учета. С помощью информационной системы, в которой есть все совершенные операции, мы следим, как проходит процесс, оцениваем показатели его эффективности.

С.Р. — Помогает ли анализ оптимизировать процессы?

Г.Э. — Да, мы смотрим, как отработали по факту все службы компании, и анализируем, как можно оптимизировать следующий цикл. Если, например, мы видим по результатам процесса производства, что какой-то один завод стал работать эффективнее (например, снизилась себестоимость), этот завод получает дополнительные объемы производства. А значит, имеет возможность дополнительно заработать. Такая вот внутренняя конкуренция между заводами в компании «Балтика».

С.Р. — Герман Владимирович, давайте обсудим важную тему — электронный документооборот. Вы его используете?

Г.Э. — Электронные документы являются частью оптимизации и централизации работы на «Балтике». Весь внутренний документооборот компании является электронным уже несколько лет. В настоящее время мы активно работаем над интеграцией нашего внутреннего документооборота с аналогичными процессами партнеров по бизнесу. Это CRM, управление контрактами, тендеры, система электронных торгов, например. Мы проводим по интернету много тендеров и аукционов. Причем реализуем сразу несколько направлений: это и удаленный доступ через интернет к нашей системе, и прямая интеграция с ERP-системами партнеров, и обмен электронными документами через EDI.

Теги: информационные системы  Актуальная бухгалтерия  информационные технологии  автоматизация бизнес-процессов  планирование ресурсов предприятия  Enterprise Resource Planning  BI  CRM  ERP-системы