Основой любой бизнес системы является система описания, структурирования, хранения и навигации документов, при помощи которой можно формализовать бизнес, научив персонал работать строго по инструкциям и бизнес-процессам с минимальным влиянием «человеческого фактора».
Некоторые называют данную систему – управленческим учетом или его частью.
Некоторые системой документооборота, имея в виду, в большей степени, систему хранения и архивации документов.
Некоторые отделяют «процессные» документы (бизнес-процессы, инструкции, нормативы и т.д.) от «управленческих» документов (приказы распоряжения), некоторые не отделяют.
Все зависит от степени образования того или иного специалиста и его компетенции.
А в связи с тем, что данный сайт рассчитан на различных пользователей, среди которых не только узкие специалисты, но и многие прочие, чтобы всем правильно понять, о чем пойдет здесь речь, я предлагаю разобраться в этом вопросе на понятном и простом языке, приближенном к реальности.
Давайте попробуем промоделировать данную ситуацию на примере развития некой торговой компании.
Острая потребность в системе документооборота начинает возникать в процессе развития любого бизнеса, одновременно с появлением желания его неким образом формализовать. Другими словами — сделать так, чтобы вместо громкого голоса авторитетного руководителя, персоналом компании управляли некие «волшебные» документы, которых подчиненный персонал так же сильно будет слушаться, и уважать, как своего любимого босса.
Когда персонала становится столько, что для того, чтобы им управлять одного голоса руководителя становится мало, руководитель начинает принимать себе помощников, а когда и помощники уже не могут докричаться, тут уже приходится хотя бы самые необходимые команды, писать на бумаге и развешивать их на видном месте.
Когда доска объявлений становится мала, руководителю бизнеса приходится (хоть и жалко на это денег) нанимать дополнительного специалиста, который будет собирать все изданные руководством компании приказы и распоряжения, каким-то образом нумеровать их и записывать в некий журнал. Такими специалистами у нас испокон веку назначали сначала секретарей-машинисток, потом референтов, потом «девочек на reception», ну и т.д., по принципу: «им все рано делать нечего, поэтому пусть занимаются».
Но вот когда и «девочки на reception», уже начинают не вовремя приносить чай Руководителю, потому что, видите ли, они завалены документами, Руководитель, взглянув на эти документы, выясняет, что, на самом деле:
а) большая часть из них, дублирует остальную, или вообще не нужна
б) из той части, что не дублируется много документов, которые давно устарели, даже успев зарегистрироваться
в) из той части, что не устарели, много документов, которые противоречат друг другу, потому что их писали разные руководители, а между собой забыли согласовать
г) а те, что не противоречат и согласованы, написаны так, что 3 раза надо прочитать, чтобы что-то в них понять
д) приказы путают с инструкциями, инструкции с нормативами или какими-нибудь памятками, шаблоны всех документов «как Бог послал»
е) ну и т.д. и т.п.
И так вот, постояв и подумав, Руководитель бизнеса приходит к выводу, что ему срочно нужен специалист, который сможет правильно описать и систематизировать документооборот его компании, пока она еще каким-то образом управляема.
Вопрос? А где же взять такого специалиста? Недолго думая, Руководитель заходит в Интернет на сайт по подбору персонала и без особого труда находит кучу резюме, самых что ни на есть умных специалистов, разбирающихся: и в бизнес-процессах, и в различных системах автоматизации документооборота и опытных и грамотных и т.д.
Понимая, что дело важное, так или иначе, он отбирает из всех кандидатов самого умного и начитанного, «нарезает» ему большую зарплату, усаживает за современный компьютер с кучей дорогущих программ и начинает ждать, когда же, наконец-то, у него появится та самая система документооборота.
Не прошло и недели, приносит ему новый Специалист пачку документов и начинает рассказывать, как он умно и правильно описал те или иные процессы и как ему при этом было трудно и тяжело. Рассказал и пошел другие документы писать.
Следующую недели принес еще пачку документов, потом еще и еще… А Руководитель смотрит на все это, кивает и на край стола все эти все бумаги складывает..
Примерно через полгода, когда уже из-за стопки документов на столе, Руководителю в его кабинете стало не видно некоторых важных посетителей, он посмотрел еще раз на них, потом тяжело вздохнул и позвонил в кадры, чтобы они выгнали вышеуказанного Специалиста. Потому что, куда и как применить все эти умные бумаги он так и не понял.
Выгнать работника у нас очень просто, а вот что делать дальше?
Решив, что все дело в недостаточной компетенции специалиста, Руководитель находит на его место второго, потом третьего. В результате тратит впустую кучу денег и самое главное упускает драгоценное время, которое, как известно, тоже его деньги.
И только последний из приглашенных им специалистов, наконец-то убеждает Руководителя, что дело то оказывается не в том, как умно и грамотно описать бизнес-процессы, а в том, как сделать так, чтобы весь персонал научился по ним работать с соблюдением установленных правил и регламентов.
Оказывается, что описание бизнес-процессов – это всего лишь 5-10% от всей работы по внедрению всей системы.
А внедрять, оказывается, совсем не просто. Персонал компании привык «к свободному трактованию» инструкций и распоряжений руководства, считая, что так будет лучше и правильнее, прежде всего для компании, ну и, для персонала тоже.
Другими словами, инструкции, приказы и распоряжения пишутся, все добросовестно расписываются, что с ними ознакомлены, но так же продолжают работать по старинке.
Любое нововведение принимается «в штыки». Все новые специалисты, которые пытаются, что-то поменять, тут же «ставятся на место», а дальше они, либо начинают делать как все, либо перестают работать в компании.
На совещаниях все внимательно слушают руководителя, который пытается всех нацелить на развитие, внедрение новых технологий и формализацию бизнеса, согласно кивают, но продолжают ничего нового не внедрять, ссылаясь на ужасную загруженность и катастрофическое отсутствие времени и сил.
Руководитель со своей стороны все это отлично видит и понимает, но ничего не хочет предпринимать, потому что: во-первых, он и сам не очень уверен в том, что ему советуют поменять; а вторых, как и его подчиненные, в первую очередь вынужден отдавать приоритет текущим вопросам (затыканию дыр и тушению пожаров), которых становится с каждым днем все больше и больше, в связи с тем, что ничего нового практически не внедряется, а старая система, хоть и изжила себя, но все еще кое-как работает…
Таким образом, круг замыкается и пачка прекрасно описанных бизнес-процессов, положений и концепций продолжает пылиться на краю стола нашего Руководителя.
Вот таким вот образом и происходит формализация процессов большинства «доморощенных» российских компаний, которые существуют по принципу «чемодана без ручки» — «и выбросить жалко, и нести тяжело».
Что можно предложить в данной ситуации? Как перестроить систему управления бизнесом, который десятилетия работал совершенно иным образом?
Ну, во-первых, и это самое главное, Руководитель бизнеса и его команда должны сами для себя понять, на что они идут и надо это им вообще или нет?
Как известно, «скупой платит дважды» и если в процессе создания и развития компании вопросы формализации бизнеса были упущены, то теперь для восстановления упущенного придется потратить гораздо больше денег и сил, чем можно было потратить в процессе развития.
При этом эти деньги нужно будет потратить сразу, а не в течение 10 лет и более, плюс косвенные издержки, которые придется понести в процессе данного внедрения.
Посчитав все убытки, некоторые бизнесмены приходят к выводу о сворачивании бизнеса, потому что его модернизация может обойтись гораздо дороже, чем запуск нового «с зеленой лужайки».
А если, все-таки, все «за и против» внимательно взвешены, и принято решение в пользу формализации существующего бизнеса, то следующий шаг – это профессионально и непредвзято разобраться в том, что есть сейчас, для того, чтобы зафиксировать эту ситуацию и относительно нее наметить пути к улучшению.
Другими словами сделать профессиональный аудит (диагностику) существующей системы.
На рынке в настоящее время достаточно много предложений от различных консалтинговых компаний. Очень важно не ошибиться в выборе и не упустить время. Для принятия решений относительно того «как должно быть», никогда не помешает несколько мнений, но очень важно, чтобы это были мнения профессионалов, за плечами которых не один и не два, успешно запущенных, реальных проектов.
В каком направлении делать третий четвертый и т.д. шаги, логично определяться по итогам первого и второго шага.
А теперь вопрос: а для чего нужна формализация бизнеса? Ну, есть некий бизнес, ну приносит он небольшой доход и Бог с ним, зачем все эти хлопоты неизвестно с каким результатом?
Очевидно, что в век компьютерных технологий, формализация процессов нужна, прежде всего, для того, чтобы их можно было автоматизировать. Другими словами, бизнес, который в большей степени зависти от «человеческого фактора» невозможно оцифровать.
Если, например, вся система закупок держится на некой Марии Ивановне, вместе с ее дочкой, и только она помнит, когда и какой товар ей надо заказывать, никакая система автоматизации не сможет заменить ее, в случае, если она уволится..
А если процесс закупок правильно описать и автоматизировать, написать и внедрить рабочую инструкцию Закупщика, то АРМом Закупщик сможет пользоваться любой более-менее грамотный специалист после 2-3 дней стажировки.
Таким образом, формализованный бизнес — это первый шаг на пути к автоматизации всех процессов, который позволит вам управлять вашим бизнесом, при помощи компьютера настраивая его как вам угодно.
Но, любой здравомыслящий человек, хорошо понимает, что, чтобы добиться этого, нужно очень много и на совесть потрудиться и при этом вложить немалые деньги с немалыми рисками и возможно испортить отношения со многими уважаемыми и заслуженными людьми на пути к намеченной цели.
Но даже если вам это удастся сделать частично (в некоторых ключевых направлениях) – это будет уже не малая победа.
Поэтому, уважаемые Руководители бизнеса, совершенствуйте ваш бизнес посредством его формализации, в процессе его развития, а не когда «приспичит», тем самым вы существенно сэкономите ваши деньги и силы!
И не стесняйтесь покупать знания у специалистов, которые в этом может быть понимают, больше чем вы. Время не стоит на месте и если уже есть готовые решения, нет смысла тратить его на «изобретение очередных велосипедов».