Инвентаризация расчетов с иностранными клиентами имеет свои особенности. Документы, которыми она оформляется, отличаются от привычных форм. В них необходимо предусмотреть графы для указания показателей в иностранной валюте. Кроме того, нужно тщательно проверять правильность отражения рублевого эквивалента валютных сумм операций.
Инвентаризация является одной из процедур внутреннего контроля и служит эффективным инструментом повышения достоверности учетных данных. При этом инвентаризации подлежат все активы и обязательства организации, в том числе дебиторская и кредиторская задолженность (ч. 1 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ)).
Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности представляет собой выверку взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами. Важную роль в этом процессе играет инвентаризация расчетов с контрагентами по гражданско-правовым договорам — поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками и т. п.
Организациям, заключающим сделки с иностранными партнерами, следует учитывать некоторые особенности проведения инвентаризации расчетов по договорам в иностранной валюте, о которых и пойдет речь в данной статье.
Порядок проведения инвентаризации
Периодичность проведения инвентаризации расчетов с иностранными контрагентами обычно такая же, как и для расчетов в рублях. При отсутствии чрезвычайных ситуаций, реорганизации и ликвидации компании, а также смены материально-ответственных лиц обязательным является ежегодное проведение инвентаризации перед составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности (ч. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ; п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Сроки проведения годовой инвентаризации расчетов определяются организациями самостоятельно, но не могут устанавливаться ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризацию расчетов в целях подтверждения сумм дебиторской и кредиторской задолженности в годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности обычно проводят по окончании отчетного года, чтобы подтвердить достоверность остатков, сформированных в бухгалтерском учете по состоянию на 31 декабря.
Кроме того, организация может закрепить в своих внутренних распорядительных документах дополнительные сроки проведения инвентаризации расчетов, в том числе с иностранными контрагентами. Для обеспечения достоверности данных промежуточной бухгалтерской (финансовой) отчетности целесообразно проводить такую инвентаризацию ежеквартально.
Инвентаризация расчетов с иностранными контрагентами заключается в проверке сумм, числящихся на соответствующих субсчетах счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», на дату проведения инвентаризации. В ходе инвентаризации подтверждается сумма дебиторской и кредиторской задолженности по каждому контрагенту.
Как правило, для отражения расчетов в иностранной валюте компании выделяют отдельные субсчета на счетах учета расчетов.
В процессе инвентаризации расчетов с иностранными контрагентами основными задачами инвентаризационной комиссии являются:
- проверка реальности существования дебиторской и кредиторской задолженности в иностранной валюте и обязательств по ее оплате;
- проверка полноты отражения дебиторской и кредиторской задолженности в иностранной валюте в регистрах бухгалтерского и налогового учета.
Порядок проведения инвентаризации представлен в таблице ниже.
Основные этапы проведения инвентаризации расчетов с иностранными контрагентами
Процедуры на этапе проведения инвентаризации (документальной проверки) проводятся в отношении каждого отдельного иностранного контрагента и по каждому отдельному договору.
Особое внимание при проведении инвентаризации расчетов с иностранными контрагентами следует уделять проверке правильности отражения рублевого эквивалента валютных сумм операций, а также правильности отражения курсовых разниц.
При проверке следует учитывать требования ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (утв. приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н (далее — ПБУ 3/2006)).
Во-первых, пересчет в рубли производится по курсу, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату. При несущественном изменении официального курса иностранной валюты к рублю, устанавливаемого Центральным банком РФ, пересчет в рубли, связанный с совершением большого числа однородных операций в такой иностранной валюте, может производиться по среднему курсу, исчисленному за месяц или более короткий период (пп. 6, 8 ПБУ 3/2006).
Во-вторых, курсовая разница подлежит включению в состав прочих доходов или прочих расходов организации. Исключением являются разницы, сформированные по расчетам с учредителями по вкладам, а также разницы, возникающие в результате пересчета выраженной в иностранной валюте стоимости активов и обязательств организации, используемых для ведения деятельности за пределами РФ. Такие курсовые разницы подлежат зачислению в добавочный капитал организации (пп. 13, 14, 19 ПБУ 3/2006).
Сверка взаиморасчетов с иностранными контрагентами
Акты сверки взаиморасчетов с иностранными контрагентами подтверждают сверку сторонами взаимных расчетов (обычно на последний день отчетного периода). Форма акта сверки разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно и должна содержать все необходимые реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Акт сверки составляется отдельно по каждому дебитору и кредитору в двух экземплярах. В нем указывается дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), а также сумма оплаты и реквизиты платежных документов. Один экземпляр акта остается в бухгалтерии организации, второй направляется контрагенту. Контрагент, получивший этот акт, проверяет содержащуюся в нем информацию и вносит собственные данные. Выявленные расхождения фиксируются в акте. После отражения всех необходимых сведений контрагент возвращает этот акт организации.
В форму акта сверки взаиморасчетов с иностранными контрагентами необходимо включить графы для отражения данных в рублях и иностранной валюте, причем иностранный контрагент будет заполнять только сведения в иностранной валюте.
Для своевременного получения актов сверки взаиморасчетов, подписанных иностранными контрагентами, бухгалтеры должны заранее направить их контрагентам, а также контролировать получение от последних подписанных актов.
В связи с тем, что иностранные контрагенты находятся за рубежом, целесообразно проводить сверку взаиморасчетов с ними с использованием средств факсимильной и электронной связи. Напомним, первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Для обоснования оформления актов сверки в электронном виде или в виде факсовых копий необходимо закрепить во внутренних регламентирующих актах организации порядок формирования и использования первичных учетных документов в виде электронных документов и факсовых копий.
Оформление результатов инвентаризации расчетов
До вступления в силу Закона № 402-ФЗ (до 01.01.2013) для оформления результатов инвентаризации расчетов было обязательным использование унифицированной формы № ИНВ-17 (утв. пост. Госкомстата России от 18.08.1998 № 88).
В настоящее время указанная форма не является обязательной к применению. Организация самостоятельно разрабатывает и утверждает необходимые формы первичных учетных документов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Форма акта инвентаризации расчетов может быть разработана на основании унифицированной формы № ИНВ-17, предусматривающей отдельное отражение информации по дебиторам и кредиторам организации. Рекомендуем использовать для оформления результатов инвентаризации расчетов с иностранными контрагентами отдельную форму акта, дополненную графами для указания задолженности в иностранной валюте.
В данном акте должна быть отражена информация по всем иностранным дебиторам и кредиторам, по которым инвентаризировались первичные документы. Он должен быть подписан всеми членами инвентаризационной комиссии.
Для предварительного формирования данных, на основании которых будет заполняться акт инвентаризации расчетов с иностранными контрагентами, целесообразно разработать отдельный документ на основании формы справки к акту инвентаризации расчетов (Приложение к форме № ИНВ-17), также включив в данный документ графы для отражения показателей в иностранной валюте. Образцы заполнения акта и справки представлены ниже.
