Использование аудиторских стандартов при проведении внутренней проверки подразделений вуза

Лица, заинтересованные во внутренней проверке

По нашему мнению, серьезным резервом увеличения притока внебюджетных средств для обеспечения уставной деятельности, укре­пления связи с работодателями региона, сохранения кадрового потенциала является ре­ализация вузами программ дополнительного профессионального образования. Многие вузы имеют в своем составе структурное подразде­ление (подразделения) дополнительного об­разования — центр, управление, департамент, курсы и др. В некоторых вузах центры и кур­сы объединены в более крупные структурные подразделения, например, факультет или ин­ститут дополнительного профессионального образования (ДПО). Для управления подраз­делением ДПО требуется оценить эффектив­ность его деятельности. В этой оценке заинте­ресованными являются несколько групп лиц.

1. Учредители. В государственных вузах это Министерство образования и науки РФ. Посредством оценки устанавливается соот­ветствие (несоответствие) оказываемых образовательных услуг стандартам (законода­тельным и нормативным актам) в области образования. Президент В.В. Путин предлагает в течение 2012—2014 гг. провести аудит всех образовательных программ высшего про­фессионального образования. В одной из сво­их статей он пишет: «На рынке существу­ет большое количество вузов (в т.ч. государственных), которые прямо нарушают право человека на получение добротных зна­ний. Рособрнадзор действует в этом отношении неэффективно» [5]. Хотя речь идет об аудите только образовательных программ ВПО, очевиден вывод о необходимости обе­спечения высокого качества всех услуг, ока­зываемых вузом, в т.ч. по программам ДПО.
2. Руководство вуза, его топ-менедже­ры — ректор, заместители ректора по нау­ке, финансовым и экономическим вопросам. Все они заинтересованы в том, чтобы подразделение ДПО на должном уровне выполня­ло все возложенные на него функции и зада­чи. Стоимостные и количественные показате­ли позволяют оценить вклад подразделения в результаты деятельности образовательно­го учреждения.
3. Руководитель и сотрудники подраз­деления ДПО, которые стремятся продемон­стрировать руководству и другим структур­ным подразделениям свою результативность, полезность, профессионализм, уровень вза­имодействия с кафедрами и профессорско-преподавательским составом, участвующим в реализации программ ДПО.

Образовательное учреждение самосто­ятельно определяет оценочные процедуры и периодичность их выполнения. В статье рассмотрим вопросы оценки эффективности деятельности подразделения ДПО посред­ством периодической внутренней проверки.

Стороны проверки

Для проведения проверки деятельности структурного подразделения приказом руководителя создается специальная комиссия в составе не менее трех человек. Применяются несколько способов формирования со­става комиссии:

• формирование комиссии из сотрудни­ков контрольной службы (отдела). Применя­ется в случае, если в организационной струк­туре вуза есть специальное подразделение, в функции которого входят мониторинг вну­треннего контроля и периодические провер­ки других структурных подразделений;
• формирование комиссии из сотрудни­ков разных структурных подразделений, как правило, их руководителей — декана фа­культета, начальника или заместителя на­чальника отдела, заведующих кафедрами.

Каждый из способов имеет свои досто­инства и недостатки. При втором спосо­бе члены комиссии, как правило, не всегда имеют достаточное представление и прак­тические навыки по выполнению оцен­ки деятельности сотрудников других под­разделений. Вместе с тем, этот недостаток вполне преодолим. Можно воспользовать­ся специальной литературой, материала­ми предыдущей проверки, получить по­лезные советы у председателя и членов комиссии, проводивших проверку за про­шлые периоды. Так, в нашем вузе в каче­стве методологической основы для пла­нирования и проведения проверки были выбраны МСА «Международные принци­пы заданий по обеспечению уверенности» и отдельные Федеральные правила (стан­дарты) аудиторской деятельности, в част­ности, ПСАД 3 «Планирование аудита», ПСАД 8 «Понимание деятельности ауди­руемого лица, среды, в которой она осу­ществляется, и оценка рисков существен­ного искажения аудируемой финансо­вой (бухгалтерской) отчетности», ПСАД 16 «Аудиторская выборка», ПСАД 20 «Анали­тические процедуры» и др. Мы исходили из того, что использование правил и мето­дов аудита позволит выполнить проверку на должном уровне и сделать обоснован­ные выводы. В отчете о проведенной про­верке ссылка на перечисленные докумен­ты не делалась, т.к. внутренние проверки не относятся к сфере их применения.

В терминах «Международных прин­ципов заданий по обеспечению уверенно­сти» ответственной стороной является лицо (лица), которое несет ответственность за предмет задания или за достоверность информации о том, насколько определен­ный предмет соответствует установленным критериям. Ответственной стороной в нашем случае выступил руководитель подразделе­ния ДПО.

Пользователь — это лицо (группа лиц), для которых исполнитель готовит отчет. «Прямыми» пользователями являлись руко­водитель вуза и его заместители, «косвенны­ми» — ученый совет, т.к. на его заседании был заслушан отчет о внутренней проверке.

Предмет проверки, его характеристики

Предметом проверки выступили условия и результаты деятельности подразделения ДПО. Так как предмет проверки является до­статочно сложным и обладает множеством характеристик, потребовалось определить именно те характеристики, которые представляют интерес для пользователей. Отчеты о проверке и соответствующие решения уче­ного совета за прошлые периоды позволили установить наиболее важные характеристи­ки. На заседании комиссии с участием заме­стителя директора института по научной ра­боте, руководителя подразделения ДПО был согласован план со следующими объектами проверки (характеристиками):

1. учебно-методическое обеспечение про­грамм ДПО;
2. договоры на оказание образовательных услуг;
3. показатели разработки и реализации программ ДПО;
4. участие кафедр в реализации про­грамм ДПО;
5. работа подразделения ДПО по привле­чению студентов вуза к получению дополни­тельного образования;
6. рекламная деятельность, осуществля­емая подразделением ДПО.

Для каждого объекта проверки были опре­делены исполнители из состава комиссии и сроки проведения проверки. Несомненно, пе­речень характеристик может меняться от одной проверки к другой, т.к. они определяют­ся в зависимости от целей проверки. Обяза­тельными при каждой проверке, по нашему мнению, являются характеристики (1), (3) и (4).

Критерии оценки

Критериями являются определенные стандарты, в отношении которых произ­водится оценка или измерение конкретно­го предмета, причем для одного и того же предмета критерии могут быть различными. При проверке подразделения ДПО исполь­зовались две группы критериев:

1) установленные (существующие) кри­терии:

• утвержденное вузом положение о под­разделении ДПО, содержащее информацию о структуре, задачах, функциях, правах, от­ветственности и др.; 
• план по доходам;

2) специальные критерии, сформирован­ные для целей данного конкретного задания.

Чтобы обеспечить доступность специаль­ных критериев и сделать понятным процесс оценки для всех пользователей, они были включены в отчет по внутренней проверке.

Процедуры проверки

Для формирования обоснованных выво­дов по результатам проверки использова­лись следующие процедуры проверки, пере­численные в ПСАД 8 и МСА 500 «Аудитор­ские доказательства».

1. Инспектирование документов. Вы­полнялась формальная и содержательная проверка следующих документов:

• регламентирующих работу подразде­ления: положения о подразделении, долж­ностных инструкций, лицензий и разреше­ний на реализацию образовательных про­грамм;
• регламентирующих учебно-методичес­кое обеспечение образовательных программ: учебных программ, рабочих тетрадей, учеб­ных и практических пособий, раздаточного материала и др.;
• договоров, актов на оказание образова­тельных услуг;
• распорядительных и других докумен­тов, составляемых при реализации про­грамм: приказов о проведении курсов; учеб­ного плана и учебных программ; сметы расходов; расписания занятий; приказа о за­числении слушателей; приказа об отчисле­нии слушателей и выдаче документа госу­дарственного образца; журнала посещаемо­сти занятий; зачетной ведомости (в случае, если такая форма контроля предусмотрена учебным планом); протокола заседания ко­миссии по защите выпускных квалифика­ционных работ (в случае, если такая форма контроля предусмотрена учебным планом);
• внутренних отчетов о доходах, расхо­дах и реализуемых программах;
• анкет обучающихся по выявлению сте­пени удовлетворенности качеством оказан­ных услуг.

2. Запрос финансовой и нефинансовой ин­формации. Сведения запрашивались преимущественно у сотрудников подразделения ДПО. По устным запросам были предоставлены (в письменном виде) необходимые де­тализированные либо агрегированные дан­ные. Например, объем часов, прочитанных преподавателями вуза и совместителями, начисленные и полученные доходы в раз­резе каждой программы, расходы по видам. Комиссией были разработаны специальные вопросники для сотрудников подразделе­ния ДПО по каждой выбранной характери­стике предмета проверки. Ответы на устные запросы записывал член комиссии. Затем полученная информация оценивалась ко­миссией. При этом она сопоставлялась с ин­формацией, полученной от разных опра­шиваемых сотрудников, полученной пу­тем инспектирования документов, с отчетом о внутренней проверке за прошлый период, с результатами аналитических процедур.

3. Подсчет (пересчет). Проверялась точ­ность арифметических расчетов в смете расходов подразделения, сметах расходов по проводимым программам, внутренних от­четах подразделения. В процессе примене­ния аналитических процедур члены комиссии также выполняли самостоятельные расчеты.

4. Аналитические процедуры. Перед ко­миссией стояли следующие задачи:

• проанализировать динамику и струк­туру доходов, расходов подразделения ДПО;
• провести факторный анализ доходов, определить показатель дохода на один час программы ДПО, одного сотрудника подраз­деления ДПО;
• проанализировать динамику и струк­туру количества слушателей;
• выявить наиболее и наименее доходные направления и программы подготовки.

В процессе формирования выводов рассма­тривалась финансовая и нефинансовая ин­формация за отчетный период в сравнении с сопоставимыми данными за два предыдущих года, с планом за отчетный период. Применя­лись традиционные процедуры финансового анализа — расчет абсолютных и относитель­ных показателей, сравнение и группировка, факторный анализ. Информационной базой для анализа послужили детализированные внутренние отчеты о доходах, расходах, числе слушателей.

Методы отбора документов для проверки

При применении процедур проверки были проверены разные по своему содержанию, назначению и юридической силе документы. Сплошная проверка применялась в отношении:

• документов, регламентирующих рабо­ту подразделения ДПО;
• внутренних отчетов о доходах, расхо­дах и реализуемых программах;
• учебного плана и учебных программ. Сплошная проверка регламентирующих документов и внутренних отчетов была це­лесообразна ввиду как их значимости, так и их небольшого числа; она позволила лучше понять функции, задачи, распределение ответственности и показатели результативно­сти деятельности подразделения ДПО.

Учебные планы (более ста) и учебные про­граммы (чуть более шестидесяти) проверялись ввиду повторяющегося характера применения большинства из них. Проверка по формальным признакам и содержанию программ в об­ласти финансов, учета, транспортных средств, машин и оборудования была выполнена чле­нами комиссии, т.к. они обладали достаточными знаниями в перечисленных профессио­нальных областях. Для оценки содержатель­ной части других планов и программ были приглашены внутренние эксперты — препода­ватели, заведующие кафедрами, заведующие лабораториями — из числа тех, кто не участво­вал в разработке этих планов и программ.

Для повышения эффективности провер­ки договоров, актов на оказание образова­тельных услуг, распорядительных и других документов была проведена стратификация (разделение) генеральной совокупности до­кументов по двум признакам:

• по заказчикам образовательных услуг — физическим и юридическим лицам;
• по направлениям подготовки (по страте «заказчики — физические лица») (рис. 1).

К выделенным стратам генеральной со­вокупности применялись два метода отбора элементов:

• по договорам с заказчиками — юриди­ческими лицами использовалась сплошная проверка;
• по договорам с заказчиками — физиче­скими лицами использовались отбор отдель­ных элементов и нестатический подход к вы­борочной проверке.

Для оценки качества оказанных услуг, принятия решений по изменению программ, в целях сотрудничества с преподавателями подразделением ДПО были разработаны спе­циальные анкеты. Комиссия поставила за­дачу достичь понимания степени удовлетво­ренности слушателей качеством оказанных услуг. Для этого генеральная совокупность (все анкеты) были разделены на десять страт в соответствии с укрупненной профессио­нальной направленностью реализуемых про­грамм (рис. 2). Такой признак деления посчи­тали уместным, т.к. он позволяет получить представление об удовлетворенности содер­жанием и способами донесения материала до слушателей преподавателями конкретно­го профессионального направления.

Рис. 1. Стратификация генеральной совокупности документов, относящихся к исполнению договора с заказчиком