Как обеспечить правильность разнесения фактических сумм по статьям бюджетов

Бюджетирование

Автор:
Источник: Prestima
Опубликовано: 8 декабря 2014

Можно ли доверять тем суммам, которые автоматически собираются по статьям бюджета на основании бухгалтерских данных?

Периодически таким вопросом задается каждый, кто использует данные о фактическом исполнении бюджета для принятия стратегически важных решений. А что надо сделать для того, чтобы ответ на вопрос всегда был положительным?

Построение системы бюджетирования на предприятии – это не только определение структуры бюджета, определение соответствия аналитик бухгалтерского учета статьям бюджета, выбор способа трансформации данных бухгалтерского учета в соответствующие статьи бюджета, но и распределение функций по вводу и анализу данных.

Обычно, при разработке регламентов работы четко прописывают: кто, как и в какие сроки планирует и корректирует бюджет на следующий период; кто, как и в какие сроки отражает данные о фактическом исполнении бюджета. При этом, если система бюджетирования интегрирована с финансово-учетной системой, то основная часть данных об исполнении бюджета формируется автоматически при отражении операций в бухгалтерском учете.

Корректность информации об исполнении бюджета зависит от того, насколько правильно бухгалтер классифицировал первичный документ, и насколько полно правила трансформации бухгалтерских данных в данные об исполнении бюджета, настроенные в сценариях интеграции, учитывают всевозможные ситуации.

Настройка интеграции финансово-учетной системы и системы бюджетирования – процесс итерационный. Обычно он выглядит следующим образом:

  • при внедрении системы бюджетирования настраиваются сценарии трансформации бухгалтерских данных в бюджетные для типовых ситуаций;
  • далее пользователи начинают работать: бухгалтеры вводят первичные документы, ответственные за анализ фактического исполнения бюджета проводят анализ;
  • в момент анализа данных по фактическому исполнению бюджета выявляются неучтенные нетиповые ситуации, требующие дополнительной обработки в сценариях трансформации, о чем ответственный сообщает специалистам поддержки;
  • специалисты поддержки вносят изменения в настройку, проводится повторная выгрузка данных в систему бюджетирования и повторный анализ.

Практика показывает, что основная часть доработок сценариев трансформации приходится на первый отчетный период после завершения внедрения. Далее количество необработанных ситуаций и, соответственно, число замечаний от пользователей постепенно сокращается. После того, как в системе бюджетирования завершится полный цикл планирования и исполнения бюджета сценарии трансформации учитывают примерно 95% ситуаций, возникающих при отражении хозяйственных операций. Если на предприятии период планирования больше, то и времени на отладку сценариев трансформации необходимо будет больше.

Был в нашей практике и почти курьезный случай: специалисты одного из наших клиентов, поддерживающие систему бюджетирования на предприятии, однажды осознали, что пользователи не обращаются к ним с запросами об изменении настроек интеграции для отражения информации о фактическом исполнении бюджета. Этот факт их очень удивил, так как при этом к ним обращались по отчетам о факте бюджета, о сравнении факта и плана, об изменении структуры бюджета и т.д. Когда стали разбираться в ситуации, выяснилось, что никто не анализирует, насколько верно отражены в бюджете суммы по новым или сложным сделкам, поскольку в регламенте работы эта функция ни за кем не была закреплена.

В результате в регламент добавили необходимость контролировать соответствие сумм в отчете по бюджету и оборотов по 90 счету и ответственность за соответствие этих сумм, по выявленным ситуациям внесли изменения в настройку сценариев трансформации бухгалтерских данных в бюджетные, стали работать дальше. После этих корректировок к специалистам, поддерживающим систему бюджетирования, стали с завидной регулярностью поступать обращения по изменению сценариев трансформации данных. Теперь специалисты этого предприятия могут с уверенностью сказать, что данные о фактическом исполнении бюджета с высокой долей вероятности соответствуют реальности.

Этот пример явно показывает, что в регламенте должна быть процедура, которая заставляет анализировать правильность данных об исполнении бюджета, например: контрольная сумма в отчете по бюджету должна совпадать с оборотами 90 счета, предоставлять анализ выполнения бюджета в виде отдельного отчета для руководителя, составляемого экономистом и т.п. Также правильность разнесения фактических сумм по статьям бюджетов зависит как от бухгалтера, обрабатывающего первичный документ, от корректности настройки сценариев трансформации, так и от того, насколько ответственно и внимательно к своей работе относятся специалисты, поддерживающие систему бюджетирования.

Автор:

Теги: статьи бюджета  бухгалтерские данные  исполнение бюджета  система бюджетирования  структура бюджета  бухгалтерский учет  трансформация данных