Как планировать платежи по договору: по графику или по заявке?

Финансовый менеджмент

Автор:
Источник: Prestima
Опубликовано: 18 августа 2015

Сегодня я хочу рассмотреть вопрос оплаты по договору. Клиенты иногда задают такой интересный вопрос: «У нас в организации наличие заключенного и согласованного внутри нас договора означает, что мы точно будем платить. Зачем нам дополнительно создавать заявки на оплату? Можно как-то попроще сделать? Например, использовать график оплаты в договоре.»

Если вспомнить гражданский кодекс (п.1 ст.432 ГК РФ), то договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Одним из условий договора является цена, которую покупатель/заказчик должен оплатить поставщику/подрядчику. В зависимости от предмета договора оплата может производиться по факту поставки, предоплатой или по графику платежей.

В каком случае какое условие используется, и как удобнее планировать платежи в казначейской системе?

Какие бывают основания для проведения платежа?

Оплата по факту.Наиболее часто такой способ оплаты встречается в договорах купли-продажи, оказания услуг, подряда, перевозки, комиссии. При этом поставка в рамках договора может производиться несколько раз, если было несколько поставок или счета за услуги выставляются периодически (например, раз в квартал), и сумма счета напрямую зависит от объема поставленной продукции или оказанных услуг.

Предоплата.Этот способ оплаты применяется чаще всего в договорах купли-продажи, оказания услуг, подряда. Может комбинироваться с оплатой по факту. В рамках одного договора может быть выставлено несколько счетов на разные суммы и в разные периоды в зависимости от планируемого объема поставки или от планируемого объема услуг.

График платежейчаще всего используется в договорах займа, кредита, аренды, лизинга. Это связано с тем, что уже в момент заключения договора стороны договариваются о том, в какие сроки и в каком размере будет производиться оплата по договору. Обычно, строго контролируется соблюдение графика платежей и автоматически начисляются пени за его несоблюдение.

Организация-плательщик выстраивает свои бизнес-процессы согласования платежей в зависимости от вида договора и условий оплаты. Согласитесь, что не очень удобно при наличии графика оплат на ближайший год каждый раз обосновывать руководству необходимость платежа. Да и для руководителя проверка обоснованности платежа по графику каждый раз является излишним действием, ведь при заключении договора уже согласились на этот график. А самое главное заключается в том, что график платежей позволяет легко составлять на его основе платежный календарь. С другой стороны, оплата в зависимости от объема поставки по факту или по предоплате требует согласования, т.к. менее прогнозируемы дата и размер платежа.

Соответственно казначейская система, которая используется на предприятии, должна предусматривать возможности планирования при разных условиях оплаты по договорам.

Как планировать платежи в казначейской системе?

Prestimaпозволяет включать суммы в платежный календарь как на основе графиков оплаты по договорам, так и на основе счетов-фактур.

Планирование платежей на основе графиков оплаты по договорам. Для договоров кредита и займа специалист подразделения заносит график платежей с датами и суммами оплат в специальный справочник. В этом же справочнике фиксируется распределение суммы платежа на проценты и основной долг, что при досрочном погашении позволяет пересчитать сумму процентов по кредиту (займу).

Затем специалист подразделения на основании графика платежей по договору с помощью специального расчета создает заявки на финансирование на заданный период. При этом в заявке фиксируется договор и график платежей, на основании которого создана заявка, чтобы потом можно было отразить в графике дату фактической оплаты.

Если же договор является договором аренды или лизинга, то график платежей специалист отдела заносит в карточке самого договора и также специальным расчетом создает заявки на финансирование.

Планирование платежей на основе счетов. Если по условиям договора поставщик/подрядчик выставляет счет на оплату для каждой поставки, то специалист подразделения формирует в системе заявку на финансирование на основании счета на оплату/счета-фактуры и согласовывает её с участниками процесса.

Планирование платежей без договоров. Кроме обязательств оплаты по договорам есть обязательства по уплате налогов и сборов, выплате заработной платы, алиментов и т.п. Эти платежи, обычно, инициирует бухгалтерия и они не требуют согласования. Однако они тоже должны быть учтены при планировании оплат, поэтому бухгалтерия также, как и специалисты других подразделений, заносит в систему свои заявки на оплату.

Прост ли процесс планирования платежей?

Таким образом, в Prestima, вне зависимости от того, производится оплата по графику платежей или производится оплата по счету, финансист при планировании всегда работает с одним объектом системы – заявка на оплату, а специалист отдела работает с графиками платежей или с заявками на финансирование в зависимости от вида договора и его условий.

Все заявки на финансирование попадают в платежный календарь предприятия, и финансист определяет для каждой из них конкретную дату оплаты. С помощью специального приложения «Платежный календарь» финансист может скорректировать кассовые разрывы, перенеся платеж на другую дату.


Таким образом, использование заявок на оплату значительно упрощает работу финансистов по планированию платежей и отражению факта их исполнения, так как в заявке на оплату аккумулируется вся информация о платежах. Но при этом основной для заявок, в том числе, может быть график платежей по договору.

Автор:

Теги: оплата по договору  заявки на оплату  график оплаты  условия договора  предмет договора  проверка обоснованности платежа  казначейская система  планирование платежей  проведение платежа  доплата по факту  предоплата  договоры купли-продажи  платежный кале