Когда документы датированы нерабочим днем

Коротко о главном

Автор:
Источник: Журнал «Бухгалтерия: просто, понятно, практично»
Опубликовано: 28 апреля 2011

Договор датирован нерабочим днем

Бывает, что руководители проводят переговоры и подписывают договоры с контрагентами в выходные дни. Или во время собственного отпуска. Однако формально сотрудники должны выполнять свои трудовые обязанности только в рабочее время (ч. 1 ст. 91 Трудового кодекса РФ). На этом основании проверяющие иногда считают, что договор, подписанный в выходной день, недействителен, а связанные с ним расходы – необоснованны. В частности, если трудовой договор подписан в выходной, некоторые чиновники из ФСС отказывают в возмещении пособий.

На самом деле ни Гражданский, ни Трудовой кодекс не требуют заключать договор только в рабочий день. И в судах компании обычно отстаивают свою правоту (см. постановления ФАС Центрального округа от 26.03.2909 № А14-3810-2008/125/34, Уральского округа от 20.01.2010 № Ф09-11065/09-С2). Не соглашаются судьи и с тем, что дата подписания договора, пришедшаяся на нерабочий день, позволяет считать, что сделки не было (постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 16.09.2009 № КА-А41/8984-09). А реальность хозяйственной операции подтверждает не столько сам договор, сколько первичные документы, в частности, накладные, акты.

Для педантичных

Если компания не готова к спорам, лучше четко контролировать, чтоб документы оформлялись в рабочее время и в рабочий день.

Для остальных

Привлечь сотрудника к работе в нерабочее время, но в рабочий день поможет условие о ненормированном рабочем дне в трудовом договоре (ст. 101 ТК РФ). На подписание договора, иных документов в праздничный или выходной день необходимо формальное основание – к примеру, письменное распоряжение руководителя компании. Если для оформления документов требуется выезд сотрудника в командировку, то командировочные документы послужат подтверждающими.

Понятно, что если сотрудник вышел на работу в праздничный или выходной день, следует выполнять требования статьи 153 ТК РФ о повышенной оплате за работу в такие дни

«Первичка» оформлена в выходной

Иной раз даже самая обычная, бытовая ситуация вызывает споры с налоговым инспектором. Подотчетное лицо приобрело в субботу или воскресенье канцтовары для компании. Менеджер по продажам положил деньги на служебный телефон. Водитель заправил машину бензином. В каждом из этих случаев есть риск, что расходы будут признаны налоговым инспектором необоснованными. А в случае с бензином могут потребовать еще и удержания с сотрудника НДФЛ, включив стоимость топлива в его доходы.

ПРОСТО имейте в виду. В налоговом законодательстве не сказано, что расходы можно подтвердить только документом, составленным в рабочий день. Значит, можно использовать и «первичку», датированную выходным днем.

Точку зрения, что «первичка» вполне может быть датирована нерабочим днем разделяют и судьи (например, постановления ФАС Московского округа от 11.06.2009 № КА-А40/5274-09, Третьего арбитражного апелляционного суда от 11.10.2010 № А33-13602/2008).

Например, сотрудники в служебных целях иногда используют сотовую связь и в выходные дни. Чтобы убедить налоговиков и судей в обоснованности расходов, можно закрепить в Положении об использовании сотовой связи и должностных инструкциях, что работники вправе пользоваться телефонами в служебных целях и в нерабочее время. Именно это помогло ЗАО «Мидаско» отстоять свою правоту в споре с налоговой инспекцией по поводу оплаты услуг связи (постановление ФАС Московского округа от 19.01.09 № КА-А40/12732-08).

Для решительных

То, что расходы произведены в нерабочее время, еще не говорит об их фиктивности. Главное, документально подтвердите – расходы произведены в интересах компании.

Для осмотрительных

Расходы, произведенные в выходной день, проще подтвердить, если сотрудник в этот день работал. Предусмотрите обоснование – приказ руководителя, письменное согласие сотрудника на работу в выходной. Не забудьте сделать отметку в табеле учета рабочего времени.

Автор:

Теги: Гражданский кодекс  Трудовой кодекс  первичка  налоговое законодательство  нерабочий день