Если работник представил больничный лист с опозданием, из-за чего ему ошибочно были оплачены лишние рабочие дни, то компания может сделать перерасчет зарплаты и внести корректировки в учет. «Уточненки» по страховым взносам в этой ситуации она подавать не обязана.
Во многих крупных организациях с большим количеством сотрудников может возникнуть такая ситуация: работник сообщил о болезни после того, как отчетность в ФСС России за этот период фирма уже сдала. При этом дни больничного ему ошибочно оплатили как рабочие. Как лучше поступить в этой ситуации — вносить ли исправления в учет?
Двойная оплата не положена
Работник имеет право предъявить больничный лист к оплате в течение 6 месяцев с даты его закрытия. При этом фирма должна выплатить по нему пособие вместе с ближайшей зарплатой (ч. 1 ст. 12, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Обратите внимание: пособие по временной нетрудоспособности назначается работнику для компенсации утраченного заработка за период болезни (подп. 2 п. 1 ст. 7 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ). Выплачивать сотруднику за эти дни одновременно и пособие, и зарплату нельзя (пост. ФАС ЗСО от 25.01.2010 по делу № А45-9720/2009, ФАС ДВО от 27.02.2010 № Ф03-778/2010).
Поэтому если работник в период болезни фактически трудился (и эти дни ему оплачивались как рабочие), то ФСС России просто не примет расходы по такому больничному листу к зачету.
Другое дело, если работник отсутствовал в связи с болезнью, но по каким-то причинам это выяснилось уже после начисления зарплаты и сдачи отчетности. И здесь у фирмы есть несколько вариантов решения проблемы.
Оставить все как есть
Если сумма расходов по «опоздавшему» больничному листу небольшая, то фирме проще не принимать его к оплате и не вносить исправления в учет.
Но имейте в виду: если этот больничный лист каким-нибудь образом обнаружится при проверке налога на прибыль, то компании могут доначислить налог, а также пени и штрафы за экономически необоснованные выплаты работнику в период болезни и лишние суммы страховых взносов.
Избежать претензий можно, если в коллективном или трудовом договоре с работниками предусмотреть доплату до фактического заработка на период болезни. В этом случае сумму доплаты можно учесть как расходы на оплату труда при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 08.12.2010 № 03-03-06/2/209).
Исправления без «уточненки»
Но если ошибка связана с «переходящим» больничным, то компании, скорее всего, придется вносить исправления в учет. Например, если неправильно оплачены только первые дни такого больничного, которые пришлись на конец квартала.
И если в результате перерасчета сумма разницы оказалась совсем незначительной и декларация по налогу на прибыль за этот период еще не сдана, то можно ограничиться только внесением исправлений в учет.
Пример
После того как фирма сдала отчетность по страховым взносам за полугодие 2011 г., работник принес больничный лист, открытый 29 июня, а закрытый в июле. 29 и 30 июня компания ошибочно оплатила ему как рабочие дни — в размере 3000 руб. Бухгалтер фирмы сделал перерасчет за июнь и составил бухгалтерскую справку (допустим, сумма пособия за июнь — 600 руб.). При этом излишне выплаченные работнику суммы фирма решила отнести на прочие расходы, а пособие по временной нетрудоспособности начислить только за июль. На основании этой справки в учете делаются проводки:
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70
– 2400 руб. (3000 – 600) – сторнирована часть ошибочно начисленной зарплаты за июнь;
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 69
– 1020 руб. (3000 руб. × 34%) – сторнирована часть ошибочно начисленных страховых взносов за июнь;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
– 2400 руб. – ошибочно начисленная сумма зарплаты учтена как прочие расходы;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69
– 1020 руб. – ошибочно начисленная сумма страховых взносов учтена как прочие расходы.
В этом случае сумму лишних расходов — 3420 руб. (2400 + 1020) — необходимо исключить из расчета по налогу на прибыль за полугодие (или июнь) 2011 г. Поскольку эта ошибка привела к излишней уплате страховых взносов, компания не обязана подавать «уточненки» в ФСС России и ПФР.
Исправления с «уточненкой»
Если же в результате перерасчета разница между выплаченной работнику суммой и суммой пособия оказалась велика, то имеет смысл произвести зачет излишне уплаченных сумм и подать «уточненки» по страховым взносам.
Пример
После того как фирма сдала отчетность за полугодие 2011 г., работник принес четырехдневный больничный лист, закрытый 30 июня. За период с 27 по 30 июня в табеле отметки о больничном не было, поэтому компания оплатила ему эти дни как рабочие. Сумма оплаты за эти дни составила 16 000 руб.
Бухгалтер фирмы сделал перерасчет за июнь и составил бухгалтерскую справку. Сумма пособия по больничному листу — 4000 руб. в т. ч. 1000 руб.за счет средств ФСС России).
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70
– 16 000 руб. – сторнирована излишне начисленная зарплата за июнь;
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 69
– 5440 руб. (16 000 руб. × 34%) сторнирована часть страховых взносов за июнь;
ДЕБЕТ 20, 26, 44 КРЕДИТ 70
– 3000 руб. начислено пособие по больничному листу за июнь (за счет средств работодателя);
ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 70
– 1000 руб. — начислено пособие по больничному листу за июнь (за счет средств ФСС России).
Излишне выплаченные работнику суммы компания может зачесть в счет зарплаты за июль. При этом проводки в учете делать не нужно: достаточно начислить сотруднику зарплату за июль в меньшем размере на основании данных бухгалтерской справки.
А для зачета излишне перечисленной суммы страховых взносов нужно подать «уточненки» в ПФР и ФСС России за полугодие, а также внести изменения в сведения персонифицированного учета.
Кроме того, фирма должна подать уточненную декларацию по налогу на прибыль за полугодие (июнь) 2011г. и доплатить пени.