Особенности организации внутреннего финансового контроля в государственных учреждениях

В статье рассмотрены особенности организации внутреннего финансового контроля в государственных учреждениях, его виды и содержание.

В современных условиях разработка и внедрение процессно-ориентированного внутреннего финансового контроля для учреждений с учетом специфики их деятельности, оценки идентифицированных рисков и иных факторов является чрезвычайно актуальным вопросом, влияющим на устойчивое развитие учреждений. В этой связи важное значение имеет разработка инструментария осуществления внутреннего финансового контроля как отдельных бизнес-процессов, так и деятельности учреждения в целом.

Любые бизнес-процессы сопряжены с различными рисками, поэтому подходы к построению системы внутреннего финансового контроля необходимо осуществлять в соответствии со стратегией развития учреждений и их управленческой системой.

Обязанность экономических субъектов организовывать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни закреплена Федеральным Законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» [1] и Приказом Минфина от 25.03.2011 № 33н [2]. То есть, исходя из определения факта хозяйственной жизни, внутренний контроль должен охватывать те сделки, события и операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение, финансовый результат или движение денежных средств учреждения.

Инструкцией по применению Единого плана счетов [3] предусмотрено, что порядок организации и осуществления внутреннего финансового контроля должен быть утвержден локальным актом, содержание которого учреждение должно определить самостоятельно.

Внутренний финансовый контроль направлен на:

• создание системы соблюдения законодательства в сфере финансовой деятельности, внутренних процедур составления и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности, локальных нормативных актов;
• повышение качества ведения бухгалтерского учета, составления достоверной бухгалтерской отчетности;
• подготовку и организацию мер повышения эффективности и результативности использования субсидий и средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Внутренний финансовый контроль — процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:

а) эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;

б) достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) отчетности;

в) соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухгалтерского учета.

Целями внутреннего финансового контроля являются:

• предупреждение нарушений законодательства Российской Федерации, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности, а также внутренних нормативных актов учреждения, и сведение рисков до приемлемого уровня;
• обеспечение достижения показателей деятельности учреждения, установленных учредителем;
• предотвращение утраты контроля над активами учреждения и возникновения убытков. Обеспечение сохранности и эффективности использования имущества;
• обеспечение достоверности информации (отчетности о выполнении государственного задания и целевых программ; бухгалтерской, налоговой, статистической и иной отчетности), представляемой учреждением в адрес учредителя, государственных органов и иных заинтересованных пользователей;
• подготовка предложений о повышении экономности и результативности использования денежных средств и имущества учреждения.

Как правило, по времени осуществления выделяют три вида внутреннего финансового контроля: предварительный, текущий и последующий [4,5].

Четкую границу между предварительным и текущим контролем установить сложно, да и нет необходимости, учитывая тенденцию к объединению в законодательстве предварительного и текущего контроля, которая прослеживается в отдельных документах: например, в действующей редакции Бюджетного Кодекса РФ осталось только две формы контроля: предварительный и последующий. Однако на уровне отдельной организации выделение текущего (оперативного) контроля актуально, особенно в части контроля правильности отражения операций в бухгалтерском учете.

Поскольку одной из основных целей финансового контроля является предупреждение нарушений, основные мероприятия должны проводиться в рамках предварительного и текущего контроля.

Содержание и мероприятия при осуществлении разных видов внутреннего контроля представлены в Таблице 1.

Таблица 1

Виды внутреннего финансового контроля и их содержание

Последующий контроль осуществляется путем проведения как плановых, так и внеплановых проверок, то есть контрольных действий или исследований состояния дел на определенном участке деятельности. Проверки в зависимости от объема контрольного мероприятия могут быть комплексными, выборочными и тематическими, то есть целевыми (табл. 2).

Таблица 2

Виды проверок

Последующий контроль по уровню подчиненности должен осуществляться руководителями подразделений учреждений на систематической основе с формированием ежеквартального отчета о контрольных мероприятиях, содержащего результаты осуществленных контрольных процедур. Данные отчеты передаются службе внутреннего аудита для обобщения выявленных проблем и выработки рекомендации по предотвращению нарушений. Образец формы отчета руководителя структурного подразделения о проведении контрольных мероприятий по проверке операций с нефинансовыми активами представлен в Приложении № 1.

Лица, ответственные за проведение проверки, осуществляют анализ выявленных нарушений, определяют их причины и разрабатывают предложения для принятия мер по их устранению и недопущению в дальнейшем.

Система внутреннего финансового контроля должна быть направлена на обеспечение разумной уверенности в достижении целей учреждения, при этом допускается наличие определенных ограничений из-за влияния следующих факторов:

• субъективность суждений, сформированных в результате:
• неверного выбора средств контроля и мероприятий, направленных на управление рисками;
• неверного истолкования требований законодательства и/или локальных нормативных документов;
• отсутствие достаточных статистических данных для осуществления оценки финансовых рисков с требуемой для учреждения степенью точности;
• сговор двух и более лиц, предполагающий преднамеренные действия работников учреждения по нарушению средств контроля;
• ошибки работников по причине небрежности и/или недостаточного уровня компетенции.

Проверка финансово-хозяйственной деятельности подразделений на основе функциональной независимости должна осуществляться службой внутреннего аудита.

Служба внутреннего аудита проводит проверки финансово-хозяйственной деятельности подразделений в соответствии с утвержденным руководителем учреждения планом контрольных мероприятий на соответствующий год, а также внеплановые проверки по отдельным поручениям руководителя учреждения. Примерный план контрольных мероприятий оформляется в виде отдельного документа, который в дальнейшем может уточняться и доводиться до сведения руководителей всех структурных подразделений.

Внеплановые проверки осуществляются в случае необходимости проконтролировать вопросы, в отношении которых в какой-то момент появляется информация о возможных нарушениях и злоупотреблениях (судебные иски, привлечение к административной, налоговой и другой ответственности; утрата и/или порча имущества, нарушения, выявленные в ходе плановых проверок).

По результатам проверок подразделений, проводимых службой внутреннего аудитора, составляется акт проверки, который должен содержать следующие сведения:

• тема и объекты проверки;
• срок проведения проверки;
• характеристика и состояние объектов проверки;
• описание выявленных нарушений и злоупотреблений, а также причины их возникновения;
• выводы о состоянии текущего контроля в проверяемом подразделении;
• предложения по устранению выявленных нарушений, недостатков с указанием сроков и ответственных лиц.

При составлении акта должны обеспечиваться объективность, обоснованность, системность, четкость, доступность и лаконичность изложения текста.

После утверждения руководителем учреждения акта проверки должно быть проведено совещание о подведении итогов проверки подразделений.

По окончании отчетного периода (квартала, года) служба внутреннего аудита представляет руководителю учреждения сводный письменный доклад, в котором должны быть отражены:

• сведения о выполнении плановых и внеплановых контрольных мероприятий учреждения;
• результаты контрольных мероприятий за отчетный период;
• анализ выявленных нарушений (недостатков) по сравнению с предыдущим периодом;
• сведения о принятых мерах по устранению выявленных нарушений и недостатков;
• оценка рисков;
• вывод о состоянии финансово-хозяйственной деятельности учреждения за отчетный период;
• рекомендации по совершенствованию системы внутреннего финансового контроля.

Пример: закупка оборудования.

Мероприятия предварительного контроля:

Планирование (сбор заявок и обоснование закупок; составление смет, ПФХД, плана закупок и т.д.).

Организацию конкретной закупки (соответствие плановым документам; выбор способа закупки; формирование технического задания, проекта договора; обоснование цены; проверку поставщиков и т.д.)

Заканчивается проведением закупки и подписанием договора.

Мероприятия текущего контроля:

Действия по исполнению договора, в том числе непосредственно поставка и оплата (соблюдение сроков, качества, комплектности и т.д.).

Действия по отражению в учете (своевременность, полнота, корректность в проводках, корректность в оценке и т.д.).

Документооборот (соответствие первичных документов правилам бухгалтерского учета, своевременность поступления документов, их движение по подразделениям, хранение документов).

Заканчивается принятием к учету актива и завершением расчетов по договору.

Мероприятия последующего контроля:

Последующий контроль в большей степени ориентирован на проверку разного вида отчетности. В рамках комплексной проверки конкретный факт хозяйственной деятельности может попасть в выборку, соответственно будут проверяться фактическое наличие, состояние, использование; первичные документы по поступлению, движению, выбытию; корректность отражения в учете (по счетам, по кодам финансового обеспечения и т.д.), корректность первоначальной и последующей оценки и т.д.

Наличие эффективной системы внутреннего финансового контроля — необходимый фактор для принятия рациональных управленческих решений, результатом которого является своевременная идентификация, оценка и минимизация рисков, устранение дублирования функций, повышение эффективности финансово-хозяйственной деятельности, снижение вероятности наложения санкций и предписаний надзорными и контрольными органами.

Список литературы

1. Бюджетный кодекс // СЗ РФ. — 1998. — № 31. — С. 3823.

2. О бухгалтерском учете: ФЗ от 06 декабря 2011 № 402-ФЗ (в ред. от 23.05.2016) // СЗ РФ. — 2011. — № 50. — С. 7344.

3. Об утверждении Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений: Приказ Минфина России от 25 марта 2011 № 33н (в ред. от 17.12.2015) // Российская газета. — 2011. — № 94.

4. Захарьин В. Внутренний финансовый контроль в бюджетном учреждении / В.Р. Захарьин, Т.И. Фисенко. — Электронный адрес: http://www.budgetnik.ru/art/2707-vnutrenniy-finansovyy-kontrol-v-byudjetnom-uchrejdenii. — Дата обращения: 31.05.2016.

5. Финансовое право. Учебник под ред. M.M. Рассолова / М.; ЮНИТИ-ДАНА, 2001 год. — С. 444.