Как компании решить задачу автоматизации сбора отчетности по МСФО? О подходах и возможностях, которые предоставляют ИТ-системы, рассказывает Алексей Игнаткин, руководитель департамента Dynamics Business Central (NAV) в компании Navicon.
С автоматизацией сбора отчетности по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО) мы сталкиваемся довольно часто. Такой запрос может возникнуть у российского представительства международной компании, которое начинает вести учет в нашей стране по МСФО, а также у крупного российского бизнеса, который в силу различных причин использует эти стандарты. Также бывают ситуации, когда компания уже довольно давно отчитывается по МСФО, но все процессы выполняются вручную, что не отвечает требованиям растущего бизнеса. Автоматизация сбора отчетности по МСФО позволяет бизнесу снизить влияние человеческого фактора и, соответственно, избежать ошибок, повысить качество отчетности. Также увеличивается скорость подготовки документов, уровень прозрачности всего процесса становится выше.
Задачи автоматизации МСФО и УУ, как правило, тесно связаны. Это происходит из-за того, что разница между российской системой бухгалтерского учета (РСБУ) и управленческим учетом гораздо больше, чем разница между МСФО и РСБУ. И далее, говоря про способы автоматизации МСФО и УУ, мы будем говорить про одну задачу, но подразумевать оба вида отчетности.
Автоматизировать сбор отчетности по МСФО и УУ можно двумя способами. Первый – трансформировать данные первичного учета, сформированные в соответствии с российскими стандартами бухгалтерского учета (РСБУ), в данные МСФО или УУ. Второй – вести параллельный учет данных для МСФО или УУ относительно РСБУ. У каждого из них есть свои достоинства и недостатки.
Трансформация
На практике этот подход выглядит следующим образом. У бизнеса есть данные первичного учета по РСБУ, которые он обязан собирать в соответствии с законодательством РФ. Первичный учет можно вести в системе, отличной от той, которая будет автоматизировать сбор отчетности по МСФО. Данные первичного учета с определенной периодичностью забираются для трансформации в данные для МСФО и УУ. Периодичность может быть следующей:
- Регулярная – один или несколько раз в день, в неделю. Плюс этого подхода в отсутствии высокой нагрузки на систему: все работает быстро, новые проводки обрабатываются инкрементально, а при возникновении новых операций после закрытия РСБУ бизнесу будет необходимо только трансформировать для подготовки международной финансовой отчетности недостающие операции. Однако из-за особенностей первичного учета не все компании могут использовать этот подход. Дело в том, что бухгалтерия до закрытия периода может перепроводить значительный объем операций. Все эти изменения нужно отслеживать и трансформировать данные под МСФО. В результате производительность снижается.
- Ежемесячная. После закрытия периода по РСБУ весь объем данных одновременно трансформируется по определенным правилам для подготовки отчетности по МСФО и УУ.
У трансформационного подхода немало достоинств. Во-первых, учет операций по РСБУ не зависит от учета по МСФО, что снижает риск не уложиться в сроки при подготовке регуляторных отчетов. Во-вторых, для автоматизации сбора отчетности по МСФО можно выбрать отдельное ИТ-решение, которое лучше подходит для этой задачи. И, наконец, система первичного учета не требует доработки стандартной конфигурации.
При этом подход требует внимания к качеству данных первичного учета. Если с ними все хорошо, то их можно без проблем трансформировать в данные для МСФО и УУ. Если же к качеству данных первичного учета есть вопросы, то в процессе сверки отчетности по МСФО и УУ придется регулярно контактировать с бухгалтерией, просить коллег внести правки, необходимые для трансформации данных.
Параллельный учет
Этот подход предполагает, что при отражении факта хозяйственной деятельности специалисты компании автоматически формируют проводки по нескольким видам учета. При этом бухгалтер, учитывающий факт хозяйственной деятельности, должен одновременно контролировать все виды учета.
Главный плюс параллельного учета в том, что в момент учета факта хозяйственной операции компания одновременно получает проводки сразу в нескольких видах учета – РСБУ, МСФО и УУ. Как следствие, к моменту закрытия РСБУ у вас уже есть весь факт по МСФО / УУ (за исключением корректировок). Кроме того, специалист всегда может быть уверен, что одна и та же операция одновременно отражается во всех видах учета, и нет необходимости делать дополнительные сверки.
Однако этот подход может быть реализован только в рамках той системы, в которой компания ведет первичный учет. Кроме того, если бухгалтерия не обладает необходимыми компетенциями для работы с МСФО или УУ, то процесс учета первичных документов по РСБУ может ощутимо замедлиться, что чревато просроченными сроками сдачи регуляторных форм отчетности. Наконец, параллельный учет, как правило, требует существенной кастомизации системы первичного учета, так как каждый документ в ней нужно “научить” правильно формировать проводки в нескольких видах учета, что повышает стоимость внедрения системы.
Мы занимаемся автоматизацией сбора отчетности по МСФО и УУ более 10 лет и за это время реализовывали как трансформационный подход, так и параллельный учет. Большинство клиентов выбирают трансформационный способ подготовки отчетности по следующим причинам:
- Базы и системы, в которых ведется первичный учет – разные. Параллельный учет пришлось бы внедрять в каждом юридическом лице, что повлияло бы на стоимость проекта и его длительность.
- Процессом сбора отчетности по МСФО и УУ централизованно занимаются отдельные специалисты.
- Нет риска не уложиться в сроки подготовки регуляторной отчетности.
На какие возможности системы обратить внимание?
В базовом виде ИТ-система, которая будет отвечать за автоматизацию сбора отчетности по МСФО, должна, в первую очередь, поддерживать следующие возможности.
- Перекладка данных на уровне главной книги.
- Правила трансформации проводок поддерживают мэппинг в разрезе счета источника, типа операции, корреспондирующего счета, аналитического среза до трех любых аналитик.
- Трансформация активов с элементами параллельного учета (трансформация фактов операций). Каждой типовой операции с активами ставится в соответствие правило учета данной операции на консолидированном уровне.
- Преобразование аналитик. Коду значения аналитики источника может быть поставлен в соответствие код аналитики приемника.
- При трансформации поддерживается лог ошибок с указанием ссылки на ошибочную операцию и детализацией о причинах.
- Исключающая корреспонденция. Возможность исключения операций для целей трансформации по корреспонденции.
- При трансформации осуществляется перекладка валют в локальную валюту фирмы-приемника.
- Переоценка операций на уровне МСФО.
- Раскрытие основных отчетных форм, например, с помощью встроенного конструктора отчетов.
- “Монитор консолидации” – отслеживание процесса перекладки данных на различных уровнях в режиме реального времени: импорт из систем первичного учета, мэппинг данных, учет операций в терминах МСФО.
- “Монитор расчета корректировок”: расчет и тестовый учет выбранного набора корректировок, автоматическое формирование расшифровывающих отчетов (нот) по результатам учета.
- “Монитор корректировок”: в разрезе компаний, входящих в группу, происходит индикация рассчитанных и учтенных корректировок в периоде. Инструмент необходим для быстрого понимания текущего статуса процесса подготовки отчетности руководителем финансовой группы.
Кроме того, важно, чтобы пользователи могли самостоятельно выполнять в системе как можно больше операций, не привлекая ИТ-специалистов. Это, как минимум, настройка новых юридических лиц, смена правил трансформации, добавление новых счетов в план счетов МСФО, а также настройка новых отчетов и параметров консолидации.