«Первичка», что и как проверяют контролирующие органы?

Практические советы
Источник: ООО «Аудиторская фирма «БИЗНЕС-СТУДИО»
Опубликовано: 16 декабря 2014

Первичные документы могут проверить как в рамках камеральной проверки, так и в рамках выездной налоговой проверки. Основные требования в отношении первичных документов содержатся в статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Основными требованиями к первичным документам относится:

  1. наименование документа;
  2. дата составления документа; 
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ; 
  4. содержание факта хозяйственной жизни; 
  5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 
  6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; 
  7. подписи лиц.

В этой связи нужно в обязательном порядке проверить наличие всех обязательных реквизитов. Однако отдельные реквизиты какого-либо первичного документа заполнены неправильно (или не заполнены вовсе). Однако данный факт сам по себе не может являться основанием для сомнения в реальности произведенных расходов, если осуществление хозяйственных операций подтверждается другими доказательствами (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17.08.2012 N А81-4307/2011, ФАС Северо-Кавказского округа от 29.10.2009 N А53-2486/2009, ФАС Поволжского округа от 11.09.2008 N А12-18383/07).

В силу п. 1 ст. 82 НК РФ должностные лица налоговых органов в пределах своей компетенции проводят налоговый контроль, в том числе посредством налоговых проверок. Эти проверки делятся на выездные и камеральные (п. 1 ст. 87 НК РФ).

В силу п. 1 ст. 93 НК РФ должностное лицо инспекции, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые документы. В рамках камеральной проверки первичные документы, относящиеся к предмету такой проверки. В рамках выездной проверки налоговый орган может фактически проверить все первичные документы, находящиеся в организации за период проведения выездной проверки, т.е. за 3 года.

Отсутствие в некоторых случаях документов не является ошибкой. Например, товарно-транспортная накладная может не оформляться, если заключен договор купли-продажи и поставки, местом исполнения которых (местом передачи товара) является место нахождения покупателя, и последний не участвует в отношениях по перевозке груза. В этом случае для оприходования приобретенного товара достаточно иметь только товарную накладную (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 13 июня 2006 г. N А19-21136/05-52-Ф02-2736/06-С1 по делу N А19-21136/05-52). Однако отсутствие других документов может привести к негативным последствиям. Так, документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее, должны храниться в течение всего срока, пока организация уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ).

При этом согласно статье 252 НК РФ первичные учетные документы, оформленные ненадлежащим образом, не могут служить основанием для уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль.

Каким образом могут быть неправильно оформлены документы.

Во-первых, если в них содержатся подчистки, использована замазка или не корректно отражена сумма.

Во-вторых, существуют требования к заполнению документа. Записи в первичные документы должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записи простой карандаш

В заключение необходимо рекомендовать проверить наличие самих документов, наличие обязательных реквизитов, суммовые значения. Кроме того, необходимо исключить подчисток, использования корректора.

Теги: «первичка»  первичные документы  камеральная проверка  бухгалтерский учет  факт хозяйственной жизни  НК РФ  обязательные реквизиты  налог на прибыль  облагаемая база  суммовые значения  требования к заполнению документа