В кризис многие вспоминают высказывание Уинстона Черчилля: «Любой кризис – это новые возможности». Одна из таких возможностей – приведение в порядок процесса планирования бюджета компании, который в стабильных условиях был второстепенным процессом, ни на что особо не влияющим.
Для начала поведаю небольшую историю, которая послужила поводом для написания этого материала.
Итак, крупная компания N в течение 2-3 месяцев проводила бюджетные комитеты, составляла и согласовывала бюджет. И вот когда все согласовано, подписано и утверждено, грянул кризис, и согласованный бюджет превратился в невыполнимый план. На составление нового уточненного бюджета ушло еще около месяца. В итоге компания потратила около 4 месяцев на составление бюджета и его корректировку.
А если новая волна кризиса – надо снова пересматривать план и бюджет, но с учетом трудоемкости процесса бюджетирования приходится жить по-старому – в надежде, что все обойдется.
Еще один пример – наше государство во благо развития экономики вводит «налоговые каникулы» на 2 года. Новость хорошая, но нам снова необходимо пересмотреть бюджет и принять решение – мы больше зарабатываем за счет снижения себестоимости или увеличиваем объемы, снижая стоимость продукции, и выходим на новые рынки? И это только два сценария, а что будет после «каникул» – на какой объем необходимо будет выйти к этому времени, чтоб налоговая база не разорила предприятие?
Если бы процессы бюджетирования были качественно автоматизированы, то компания смогла бы создать версию бюджета с новыми условиями за пару дней. Спрогнозировать ситуацию и принять правильное решение было бы в разы легче. Более того, на этапе планирования возможно сразу просчитать различные сценарии развития компании, зависимость от внешних факторов (доллар вырос, нефть упала и т.д.), и как данные факторы могут повлиять на стратегию в целом.
Возможность сценарного планирования и оперативного анализа исполнения бюджета позволяет своевременно принять меры по исправлению ситуации, что в условиях нестабильной экономической ситуации крайне необходимо. Гибкость планирования в этом случае поднимается на более высокий уровень в части влияния на ситуацию и выбора пути решения. Автоматизированные процессы позволяют планировать максимально оперативно и прогнозировать более точно. Так, компания может объективно оценить, какой сценарий более оптимистичен, и какая картина сложится в дальнейшем.
В период кризиса процессы планирования зачастую попадают в область первоочередных интересов руководства компании. А это уже залог успешного наведения порядка в процессах, их быстром выстраивании и автоматизации. И эффект от решения этих задач будет более ощутим, нежели в «спокойные времена».
ИТАК, подведем итог. Нестабильность ситуации или «кризис», как ее еще называют, служит хорошим толчком для компаний пересмотреть те или иные бизнес-процессы. Планирование, в том числе финансовое, – один из главнейших элементов управления. В данной ситуации самое время задуматься над автоматизацией процессов бюджетирования. Тем самым Вы обеспечите себе возможность, а точнее конкурентное преимущество, принимать оперативные решения своевременно, опираясь на актуальные данные.