Когда первичная информация собрана, можно приступать к составлению отчетности. С точки зрения привлечения специалистов наиболее распространены три варианта ее составления.
С 2012 года расширен круг компаний, которые должны обязательно составлять консолидированную финансовую отчетность по МСФО. Также повышены требования к срокам ее представления. Некоторые фирмы в этом году будут сдавать отчетность по международным стандартам в первый раз. Основной вопрос, который стоит вначале, — это выбор специалистов, ответственных за ее подготовку на каждом из этапов работы. Могут быть привлечены как собственные сотрудники, так и независимые консультанты. Кроме того, возможен комбинированный вариант. В статье мы рассмотрим способы подготовки отчетности, составляемой путем трансформации данных российского бухгалтерского учета.
Сбор первичной информации
На первом этапе работы составитель отчетности формирует запрос. Ответы на него должны предоставить финансово-бухгалтерские, кадровые, юридические, операционные и другие службы. За процесс сбора информации для подготовки отчетности всегда отвечают специалисты фирмы. Это обусловлено тем, что бухгалтерские данные из программы легче всего собрать работнику, который формировал их в системе. Привлекать внешнего консультанта для данного процесса — дорогостоящая процедура, ведь на изучение системы бухучета, программного продукта, аналитики и отдельных операций ему потребуется время.
Бухгалтер компании, который отвечает на запрос, не всегда знает, как именно будет использоваться информация в дальнейшем. Поэтому он не всегда может ее корректно представить. Составителю отчетности придется потратить время на анализ ответа. Возможно, он даже попросит бухгалтера его доработать. Для снижения сроков подготовки информации и улучшения ее качества составитель может провести краткое обучение бухгалтеров заполнению таблиц. Он должен пояснить каждый блок собираемой информации, указать цели заполнения и основные часто встречающиеся ошибки. Когда первичная информация собрана, можно приступать к составлению отчетности. Рассмотрим три основных варианта ее подготовки с точки зрения привлечения специалистов.
Вариант 1. Независимый консультант
Компания предоставляет консультанту все необходимые для составления отчетности данные в формате информационных запросов, описанных выше. Затем консультант своими силами готовит отчетность. Перед составлением ее проект обсуждается с руководством заказчика, в том числе в части профессиональных суждений по формированию резервов, проведению теста на обесценение, раскрытию сегментной и прочей информации. По окончании составления отчетности консультант предоставляет всю рабочую документацию с пояснениями, какие корректировки были сделаны, какие допущения и подходы использованы. Это позволяет соблюсти преемственность информации при подготовке отчетности за следующий период. Специалист также отвечает на вопросы аудитора по всем корректировкам в расчетных файлах и по раскрытиям в отчетности вплоть до момента выдачи аудиторского заключения.
Для улучшения взаимодействия между консультантом и службами компании можно назначить персонал, который будет отслеживать потоки информации. В зависимости от размера фирмы эту роль может выполнять главный бухгалтер или даже специально созданное подразделение. При необходимости этот персонал сможет также задействовать «административный» ресурс.
Вариант с независимым консультантом идеален для компаний, которые готовят годовую и полугодовую отчетность. В этом случае формируется оптимальное соотношение цены, качества и сроков оказания услуги. У такого специалиста есть своя методологическая база и опыт общения с разными аудиторскими компаниями, которые часто имеют разные подходы к отражению операций в отчетности.
Вариант 2. Подготовка отчетности своими силами
В последнее время многие крупные компании стараются перейти на подготовку отчетности по международным стандартам собственными силами. Создание отдела МСФО в первую очередь требует найма высококвалифицированного персонала. Поиск таких сотрудников — процесс достаточно сложный. Их недостаток — одна из признаваемых всеми проблем рынка. Чаще всего фирмы нанимают сотрудников, получивших опыт в консалтинге и аудите.
Идеальным положением отдела МСФО в структуре компании представляется прямое подчинение финансовому директору, который и подписывает отчетность. У сотрудников отдела должны быть полномочия на получение информации из других структурных подразделений. Одновременно с подготовкой отчетности по российским стандартам бухучета специалисты собирают данные для МСФО. Чаще всего они делают это самостоятельно, используя доступ в учетную систему по материнской компании. Запросы направляют и в кадровые, операционные, юридические службы, запрашивая все, что отсутствует в системе. По дочерним организациям информацию тоже собирают путем информационных запросов.
При выборе варианта создания собственного отдела МСФО необходимо понимать следующее. Его стоимость, скорее всего, будет выше, чем привлечение независимого консультанта. Специалисты с опытом работы в хорошо зарекомендовавших себя структурах стоят достаточно дорого. Привлекает же их компания не один-два раза в год, а на постоянной основе. Кроме того, будет необходима непрерывная переподготовка кадров и поддержка методологической базы. Ведь меняются законодательство и МСФО, появляются новые операции и даже виды деятельности у компании. Ограниченность ресурсов — еще одна проблема при подготовке отчетности собственными силами. В случае возникновения необходимости резко укрепить команду квалифицированным персоналом в критической ситуации (сжатые сроки, выявление ошибок и т. д.) сделать это оперативно затруднительно. Таким образом, собственный отдел будет работать успешно, только если создана действительно команда профессионалов, аналогичная проектной команде консультантов или аудиторов. Компания сможет организовать такую команду, только понеся затраты, соразмерные тем, которые берет на себя независимая консалтинговая фирма. Однако очевидные сложности создания и поддержания собственного отдела по МСФО с лихвой компенсирует столь же бесспорный плюс — оперативность процесса подготовки отчетности. Возможность параллельно вести процессы сбора информации и подготовки отчетности, отсутствие в цепочке коммуникаций дополнительных звеньев — вот то, ради чего компании решаются на это. Учитывая все перечисленные выше факторы, создавать свой автономный отдел МСФО фирме лучше, когда отчетность готовится на ежеквартальной или более частой основе — то есть фактически постоянно. В этом случае высокая стоимость работников и затраты на формирование и поддержание такого отдела оправданны.
Из каких специалистов обычно состоит отдел МСФО? Если брать в качестве примера группу из 8—10 компаний с одной крупной материнской организацией, то отдел МСФО может состоять из двух-трех человек. Один из них должен иметь достаточную квалификацию для того, чтобы отвечать за процесс подготовки до момента полного формирования консолидированной отчетности, отвечающей требованиям МСФО в части раскрытия качественной и количественной информации. Остальные сотрудники должны обладать знанием международных стандартов, достаточным для проведения всех наиболее сложных расчетов к отчетности.
Вариант 3. Комбинированный
Комбинированный вариант подготовки отчетности по МСФО универсален. Он может быть использован и при ежеквартальном, и при ежегодном ее составлении, в стандартные или сжатые сроки. Наиболее распространенной структурой при комбинации внутренних и внешних специалистов по МСФО для составления отчетности является следующая. Обычно в компании создается отдел с сотрудниками, обладающими хорошими знаниями российского бухучета и базовыми знаниями МСФО. Независимого консультанта привлекают со стороны для формирования отчетности из уже обработанных сотрудниками данных и решения методологических вопросов. В данном варианте за подготовку отчетности отвечает консалтинговая компания, но большая часть технической работы ложится на внутренних сотрудников. Это позволяет существенно снизить стоимость услуг независимого консультанта. Также появляется возможность параллельно вести процессы сбора информации и подготовки отчетности. При такой комбинации работы внутренних и внешних специалистов дополнительные затраты на отдел МСФО (обучение и переподготовка кадров, поддержание методологической базы и т. д.) сведены к минимуму. Кроме того, в межотчетный период персонал отдела может быть занят в других процессах финансово-бухгалтерских служб. Для поддержания интереса сотрудников к работе над отчетностью по МСФО необходимо обеспечить их определенную ротацию между задачами процесса и обучение для дальнейшего развития.
В заключение отметим: каждый вариант подготовки отчетности по МСФО путем трансформации имеет свои очевидные достоинства и недостатки. В случае если компания установит необходимые процедуры управления рисками того подхода, который она выбрала, процедура подготовки отчетности пройдет успешно. После формирования первой отчетности фирма сможет выбрать путь дальнейшей оптимизации процесса. В том числе его частичную или максимально возможную автоматизацию.