Прошло уже более полугода с тех пор, как листок нетрудоспособности выдают по новой форме. Однако вопросов по его заполнению становится все больше. В связи с этим региональные отделения ФСС России на своих сайтах создали специальные разделы, где разъяснили, как заполнять листки нетрудоспособности и при каких ошибках не требуется его замена.
При наличии хотя бы одной ошибки, допущенной врачом при заполнении листка нетрудоспособности, он считается испорченным, и взамен него выдается новый.
Организации приняли данный пункт буквально и за каждый огрех со стороны медиков отсылают сотрудников за новым больничным, ведь остаться без возмещения расходов на пособия никто не хочет. Однако ФСС России призывает организации не акцентировать внимание на нелепых ошибках и принимать листки для назначения пособия. При этом чиновники указали, какие недочеты являются незначительными и не повлияют на возмещение сумм пособия от фонда.
Если же врач допустил серьезную ошибку, то он должен выдать новый листок. В новом бланке листка, выдаваемом взамен испорченного, в строке «дубликат » проставляется отметка «V», в строке «Дата выдачи…» должна быть указана дата выдачи нового листка нетрудоспособности. Это делается с целью сохранения порядка регистрации листков нетрудоспособности в журнале медицинского учреждения и предотвращения возможных злоупотреблений выдачи бланков (письмо ФСС России от 23.12.2011 № 14-03-11/15-16055).
Сотрудники регионального отделения ФСС России по Республике Башкортостан разъяснили, как компаниям нужно заполнять графу «Страховой стаж» в ячейках «лет», «мес.», если сотрудник проработал меньше месяца на день болезни. В данном случае следует проставить везде 00, поскольку указание в названных ячейках дней страхового стажа Порядком не предусмотрено.
При этом продолжительность страхового стажа на день наступления страхового случая можно определить на основании записей в трудовой книжке работника. В графе «Должность врача» не может быть указано просто «врач» или «лечащий врач». Хотя в своем письме ФСС России (п. 10 письма ФСС России от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956)признают такое написание техническим недочетом и призывают территориальные фонды не отказывать в назначении и выплате пособий. По правилам в данной графе врачу следует прописать именно свою должность: терапевт, педиатр, хирург, лор. При этом сокращения «аллергол», «стоматол», «офтальмол» и т. п. (если число букв в наименовании должности превышает 9 ячеек) допустимы, так как позволяют идентифицировать должность.
Один из наиболее актуальных вопросов связан с проставлением пробелов в листке. При заполнении строки «Фамилия, инициалы врача» указывается фамилия и через пробел в одну ячейку — его инициалы. При этом пробел между инициалами ставить не нужно (например, ИВАНОВА АП). Однако даже если он стоит, считаться ошибкой это не будет.
Суммы в строках «Средний заработок…», «Сумма пособия…» компании необходимо проставить с первой ячейки, оставшиеся пустыми ячейки не заполняют. Например, «Средний заработок для исчисления пособия 20000 00 к». Если эти требования не соблюдать, то у фирмы могут возникнуть расхождения в расчетах с фондом.
ФСС России может не принять к зачету листок, где суммы проставлены не с первой ячейки. Так как данные ячейки заполняются компанией, то она вправе внести в него коррективы. В таком случае на оборотной стороне бланка следует указать: «Запись в строке “Средний заработок…“, произведенную со второй ячейки, считать произведенной с первой ячейки». Заверить данную запись подписью и печатью работодателя. И затем вернуть в фонд исправленный листок.
Если больничный листок был сложен и помялся, заменять его не нужно. По мнению специалистов ФСС России, это ошибкой не считается. Однако фонд предупреждает, что в будущем это может привести к искажению информации, которая заносится в базу соцстраха.
Если во время болезни сотрудник поменял фамилию или компания сменила наименование, переоформлять больничный не следует. В ситуации с сотрудником достаточно приложить копию документа о смене фамилии.
Организации же следует представить свидетельство о внесении изменений в ЕГРЮЛ и выписку из ЕГРЮЛ. Такие наставления приводит отделение ФСС по Костромской области на своем официальном сайте.
Подписывать листок нетрудоспособности не обязательно должны именно руководитель и главный бухгалтер. Они вправе передать такие полномочия на основании доверенности другому лицу. При этом указывать реквизиты доверенностей не следует.
Статья опубликована в Актуальной бухгалтерии № 2, 2012