Проблемы учета при УСН в сфере арендных отношений и транспортных затрат. Часть первая

Налоговый учет
Источник: Журнал “Упрощенка” №5-2011
Опубликовано: 2 июля 2011

Представленные вопросы касаются различных аспектов взаимоотношений, влияющих на налоговый учет у арендатора. Доходы арендодателя и транспортные затраты мы обсудим на страницах следующего номера журнала «Упрощенка».

Расходы арендатора

Нужен ли акт?

Ответьте, пожалуйста, требовать ли нам ежемесячные акты об оказании услуг от арендодателя? Нужны ли они для подтверждения расходов в виде арендной платы? Применяем УСН с объектом доходы минус расходы.

Затраты на аренду указаны в подпункте 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Если помещение (либо другое имущество) используется в хозяйственной деятельности, то расходы на его аренду будут обоснованными. Условие об оплате также несложно выполнить. Разберемся с документальным подтверждением.

Какие документы должны быть у арендатора? Прежде всего, договор аренды, оформленный надлежащим образом в соответствии с законодательными нормами. Второй обязательный документ — акт приема-передачи имущества. Он составляется один раз, когда арендатор получает объект во временное пользование. Теперь разберемся, нужно ли требовать от арендодателя ежемесячных актов об оказании услуг? Так как аренда согласно гражданскому законодательству не является услугой, подобные акты составлять неправомерно. Несколько лет назад Минфин и налоговые органы пришли к такому же мнению.

Памятка

Согласно пункту 1 статьи 252, пункту 2 статьи 346.16 и пункту 2 статьи 346.17 НК РФ все расходы, принимаемые к налогообложению, должны быть оплаченными, обоснованными и документально подтвержденными.

Подборка документов

См., например, письма Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559 и Управления ФНС России по г. Москве от 26.03.2007 № 20-12/027737.

Если договор пролонгируется

Согласно положениям ГК РФ государственную регистрацию должны пройти договоры аренды недвижимого имущества, заключенные на срок один год и более. У нас следующая ситуация. Договор первоначально был заключен на 11 месяцев. Но в нем содержится положение, согласно которому, если имущество не возвращается арендодателю, он может по умолчанию пролонгироваться на тот же срок. Требуется ли государственная регистрация в нашем случае для отражения расходов при УСН?

Для документального подтверждения расходов на аренду обязателен договор. Согласно пункту 2 статьи 651 ГК РФ договор аренды здания или сооружения регистрируется и считается заключенным лишь с момента такой регистрации, только если он заключен сроком на год и более.

Для справки

Договор, заключенный сроком на 364 дня и менее, в государственной регистрации не нуждается.

В вашем случае договор первоначально заключен на 11 месяцев, поэтому государственная регистрация для его оформления не требовалась. Однако договор по умолчанию продлен, соответственно его срок составил более года. Нужна ли государственная регистрация? В пункте 10 информационного письма ВАС РФ от 16.02.2001 № 59 сказано, что при продлении договора аренды недвижимого имущества, первоначально заключенного на срок менее 12 месяцев, обязанности по его госрегистрации не возникает. ВАС РФ рассматривает данную ситуацию как заключение нового договора сроком на 11 месяцев.

Но есть и другое мнение по этому поводу. В письме от 18.09.2009 № 03-03-06/2/174 Минфин России указывает на необходимость государственной регистрации пролонгированного договора аренды, если в результате пролонгации общий срок аренды окажется больше одного года. Соответственно есть вероятность, что при проверке ваши налоговые инспекторы будут разделять позицию, высказанную в данном письме.

Таким образом, если не опасаетесь судебных разбирательств и не жалеете времени, можете договор не регистрировать. Велика вероятность, что дело вы выиграете. Если же хотите подстраховаться, то лучше зарегистрировать договор. Наш же совет — не продлевать договор, а оформить новый сроком на 11 месяцев. Тогда и регистрировать ничего не придется, и предмет спора исчезнет.

Коммунальные платежи и документальное подтверждение расходов

Наша организация применяет УСН с объектом доходы минус расходы. Арендуем помещение для офиса. Кроме арендной платы, ежемесячно перечисляем арендодателю компенсацию за потребленные нами коммунальные услуги. Какие документы должны быть в наличии, чтобы иметь возможность учесть сумму компенсации в расходах?

В вашей ситуации коммунальные услуги оплачивает арендодатель, а вы лишь возмещаете ему их стоимость. Отметим, что для признания перечисленной компенсации в расходах, условие о ее выплате должно быть в договоре аренды либо другом документе, который будет считаться неотъемлемой частью договора.

Сумму компенсации за коммунальные услуги арендатор вправе учесть в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Какие должны быть документы, кроме договора аренды и платежного поручения? Это счет, выставленный арендодателем, а также справка или иной документ с указанием расчета суммы компенсации. Справка составляется на основании счетов, полученных арендодателем от коммунальных служб. В ней должны фигурировать количество потребленных арендатором услуг, тарифы и общая стоимость.

Совет редакции

Справку с расчетом суммы компенсации бухгалтер организации-арендатора может оформить и самостоятельно, при этом важно, чтобы правильность расчетов была подтверждена подписью и печатью арендодателя

Если арендная плата состоит из постоянной и переменной частей

Согласно условиям договора арендная плата за используемое нами помещение состоит из двух частей: постоянной и переменной. Постоянная часть — это непосредственно плата за использование помещения, переменная — так называемая компенсация за потребленные нами коммунальные услуги. Подскажите, имеем ли мы право учитывать переменную часть арендной платы в расходах при УСН, и если да, то на каком основании?

Памятка

Еще раз напомним, что расходы, учитываемые в налоговой базе при УСН, должны быть оплаченными, обоснованными и документально подтвержденными (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 и п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Перечисленную арендную плату «упрощенцы» могут учитывать в налоговой базе при выполнении всех необходимых условий на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Однако в статье 614 ГК РФ не содержится положений, согласно которым арендная плата могла бы быть переменной. Более того, в пункте 3 этой статьи сказано, что размер арендной платы допускается менять не чаще, чем один раз в год, если иное не предусмотрено законодательством.

Поэтому рекомендуем вам обратиться к арендодателю с просьбой о замене формулировки в договоре. Вместо переменной части арендной платы лучше указать непосредственно компенсацию за потребленные арендатором коммунальные услуги. Тогда уплаченную сумму вы сможете учесть в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Важное обстоятельство

По сути, для арендодателя не имеет значения, какая формулировка стоит в договоре, так как в любом случае полученную сумму он обязан включить в доходы, причем как при общем режиме, так и при УСН.

Расходы на обслуживание как часть арендной платы

В нашем договоре аренды указано, что мы обязаны ежемесячно перечислять арендодателю, кроме арендной платы, еще и стоимость обслуживания имущества. Можно ли включить стоимость обслуживания в расходы при УСН?

«Упрощенцы» имеют право включать в расходы только те виды затрат, которые указаны в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. И такого расхода, как обслуживание арендованного имущества, в данном пункте нет. Поэтому если не изменить формулировку в договоре, то списать расходы не удастся. Выход один — арендодатель должен внести изменения в договор и включить стоимость обслуживания в арендную плату. Тогда все перечисленные ему суммы вы сможете учесть согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

Суть вопроса

Арендодатель в данном случае ничего не потеряет, вы будете уплачивать ему ежемесячно ту же сумму, только без разбивки.

Теги: УСН  налоговый учет  НК РФ  проблемы учета  доходы минус расходы  Минфин  ГК РФ  арендатор