Программа оповещения о нарушениях и недостатках как элемент внутреннего контроля компании

Внутренний аудит

Автор:
Источник: Журнал “Акционерное общество: вопросы корпоративного управления” №4 - 2011
Опубликовано: 7 апреля 2011

На примере российской и американской корпоративной практики рассматривается применение новых форм корпоративного контроля.

На протяжении долгих лет во многих странах разрабатывались и продолжают разрабатываться различные механизмы защиты бизнеса. Одним из таких механизмов, получающих в последние годы все большее и большее распространение, является программа оповещения о нарушениях и недостатках (далее — Программа).

Использование подобного механизма отражает нацеленность работодателя на вовлечение своих работников в процесс защиты/охраны бизнеса, а также улучшения рабочих условий ворганизации. Программа является дополнением к традиционным механизмам по управлению рисками и предотвращению злоупотреблении нарушений на рабочих местах, которое вводится в систему внутреннего контроля компании. При этом следует заметить, что программа оповещения о нарушениях и недостатках рассчитана как на защиту интересов работодателя, так и на защиту интересов работника(ов), что, на взгляд автора настоящей статьи, представляется наиболее рациональным способом защиты бизнеса. Персонал компании является немаловажной составляющей бизнеса/организации и, соответственно, защита интересов каждого отдельного работника является и защитой бизнеса, и защитой интересов работодателя (собственника бизнеса).

Существенным фактором в появлении Программы в том виде, в каком она существует в настоящий момент, послужило принятие в 2002 г. законодательного акта Сарбейнса-Оксли (Sarbanes-Oxley Act of 2002)1 (далее — Акт), который был подписан для пресеченивозрастающего ко – личества корпоративных скандалов в США. Вышеуказанный Акт определяет повышенные требования к системе корпоративного управления и внутреннего контроля финансовой отчетности в компаниях, ценные бумаги которых котируются на фондовом рынке США, в том числе — посредством рассмотрения информации о нарушениях, поступающей от работников. Важно отметить тот факт, что с июля 2005 г. данный Акт распространяется не только на публичные компании, зарегистрированные в соответствии с законодательством США (т. е. компании-резиденты), но и на компании-нерезиденты, чьи ценные бумаги котируются на фондовом рынке США. Положение (B) п. 4 раздела 301 акта Сарбейнса-Оксли ввело понятие анонимности сообщений работников, что предполагает возможность для сотрудника публичной компании не раскрывать своего имени на вполне законных основаниях.

Со временем диапазон вопросов, которые любой работник мог бы поднять в своем сообщении-предупреждении, расширился, а именно: предполагалось, что работник может затронуть проблемы, касающиеся не только бухгалтерских и аудиторских вопросов, но и озвучить вопросы, касающиеся проблем самого работника, в том числе отношений «работник – его непосредственный руководитель».

Корпоративным сообществом в Европе и США постепенно была выработана программа оповещения о нарушениях и недостатках, которая на русском языке называется «СОТРУДНИК ПРЕДУПРЕЖДАЕТ!» или «ЕДИНАЯ ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ», на английском языке — Employee Complaint Hotline, «open door» policies. Но независимо от наименования целями данной Программы являются повышение уровня корпоративного управления, своевременное выявление возможных нарушений и злоупотреблений, минимизация финансовых, правовых, репутационных и других рисков. Данная программа может быть использована как внутри компании (т. е. ею могут воспользоваться работники организации), так и за ее пределами (т. е. предоставляется возможность поставщику/клиенту/партнеру организации направить свое оповещение о нарушениях и недостатках, касающихся отношений «контрагент – организация»).

Программа представляет собой комплекс мер, позволяющий всем должностным лицам, работникам организации, представителям контрагентов организации сообщать об известных им фактах или обоснованных подозрениях на совершение злоупотреблений, коррупции, мошенничества или иных нарушений в различных областях хозяйственной деятельности, приводящих к искажениям в отчетности, несоблюдению законодательства или корпоративных правил, нецелевому или недозволенному использованию активов и имущества организации, нарушению норм внутреннего контроля и этических норм, ущемлению прав работников, совершению других действий, которые наносят или могут нанести материальный ущерб организации или причинить вред ее деловой репутации. Однако следует заметить, что хотя истоки возникновения Программы как на территории Российской Федерации, так и на территории США восходят к акту Сарбейнса-Оксли, дальнейшее ее применение и понимание того, как именно должна применяться данная Программа, в этих странах различается. Анализ интернет-источников методом сплошной выборки показал следующее.

В США появилось отдельное бизнес-направление. Целый ряд компаний предлагают свои услуги в области разработки системы безопасности для оповещения о нарушениях и недостатках (далее — Специализированные компании). Содержание подобных программ для организации зависит от размера бизнеса, а также других важных параметров (особенностей) организации. При необходимости Специализированные компании обеспечивают режим анонимности сообщений работников.

Важно подчеркнуть, что в США применение подобных программ пропагандируется Специализированными компаниями. При этом они обосновывают необходимость введения такой программы в каждой организации (даже в тех, которые не являются публичными компаниями) тем, что эта программа позволяет избежать судебных исков, так как все спорные вопросы решаются сторонами внутри организации.

Изучив информацию интернет-источников, можно констатировать тот факт, что в США на сегодняшний день данная Программа в большей степени ориентирована на защиту прав и интересов работника и в меньшей степени предполагает ее использование в качестве инструмента оповещения о нарушениях и злоупотреблениях в организации, если это непосредственно не связано с работником.

В России, как показал анализ, программа оповещения о нарушениях и недостатках получил применение с учетом специфики отечественного менталитета и корпоративной культуры, существующей в той или иной российской организации. Для того, чтобы понять специфику российского менталитета, следует обратиться к нашему недавнему прошлому, а именно к социалистическому строю, который лежал в основе государства и который сформировал определенные взгляды на конкретные ситуации.

Поскольку в Советском Союзе отсутствовал частный сектор и не было понятия собственника бизнеса, предприятия и организации не были заинтересованы в принятии программы оповещения о нарушениях и недостатках. Однако существовал Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.1968 г. № 2534-VII «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан»2 (далее — Указ). Из самого наименования Указа следует, что он был направлен не только на получение жалоб и заявлений о фактах нарушения и злоупотреблений, но и согласно п. 1 Указа на получение «предложения об улучшении их <государственных органов и общественных организаций> деятельности».

Итак, можно заметить, что зачатки программы оповещения о нарушениях и недостатках так же, как и распространенная в последнее время программа, нередко именуемая «Фабрика идей», зарождались еще при СССР. Также следует обратить внимание, что в Указе были определены сведения, которые в обязательном порядке должен был указать гражданин в своем письменном обращении, в частности, фамилия, имя, отчество, суть обращения, данные о месте жительства, работы или учебы гражданина. Обращение, которое не содержало таких сведений, признавалось анонимным и рассмотрению не подлежало.

С распадом Советского Союза и появлением коммерческих организаций необходимость в вышеназванном Указе отпала, и ему на смену пришел Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ (далее — Закон), который определяет порядок обращения граждан в государственные органы и органы местного самоуправления, а также порядок рассмотрения таких обращений государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

На сегодняшний день порядок обращений граждан и юридических лиц в коммерческие организации, как и порядок рассмотрения таких обращений на законодательном уровне, в Российской Федерации не урегулированы. Зато они регулируются внутренними нормативными актами компаний, принимающих такие программы. Одной из таких компаний является ОАО «СИТРОНИКС».

Акции ОАО «СИТРОНИКС» котируются не на американских фондовых рынках, а на Лондонской фондовой бирже. Тем не менее, в 2008 г. руководством компании была утверждена Программа оповещения о нарушениях и недостатках. В соответствии с Положением о Программе, которая в нашей компании называется «Программа оповещения о нарушениях и недостатках «ЕДИНАЯ ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ», целями ее внедрения являются:

  • соблюдение требований законодательства и договорных обязательств;
  • повышение конкурентоспособности бизнеса общества и дочерних компаний;
  • повышение уровня корпоративного управления;
  • своевременное выявление возможных нарушений и злоупотреблений;
  • минимизация финансовых, правовых, репутационных и иных рисков.

Программа охватывает следующие виды нарушений:

  • причинение вреда или угроза причинения вреда здоровью и безопасности людей;
  • причинение вреда или угроза причинения вреда окружающей природной среде;
  • нарушение требований законодательства, процедур внутреннего контроля и аудита;
  • несовершенство процедур внутреннего контроля;
  • хищения, включая кражи, мошенничество и растраты;
  • злоупотребление должностными полномочиями;
  • коррупция;
  • преднамеренные ошибки в финансовой отчетности, искажение отчетности и др.

Программа предусматривает, что сообщения о нарушениях могут быть направлены сотрудниками компании своим непосредственным руководителям, руководителям обществ или дочерних компаний, а также представлены в Департамент внутреннего контроля и аудита Общества.

Предусматриваются следующие способы направления сообщений, которые могут быть как именными, так и анонимными: сообщения по почте, по электронной почте, а также сообщения на автоответчик.

Прием, обработку и рассмотрение сообщений о нарушениях осуществляет Департамент внутреннего контроля и аудита. По каждому убедительному сообщению проводится служебное расследование. В случае особой значимости полученного сообщения о нарушениях о нем информируются комитет по аудиту совета директоров и президент Общества. Программа распространяется не только на ОАО «СИТРОНИКС», но и на его дочерние компании.

Данная Программа оказалась особенно востребованной среди специалистов, отвечающих за качество продукта ОАО «СИТРОНИКС» и его дочерних предприятий, хотя есть случаи применения данной Программы по ее прямому назначению, а именно в области управления рисками и предотвращения злоупотреблений и нарушений на рабочих местах. В целом, по мере накопления практики применения Программы в ОАО «СИТРОНИКС» складывается впечатление, что она служит неплохим инструментом для выявления и пресечения злоупотреблений и нарушений в компании, а также отлаженным механизмом минимизации рисков.

_______________________________________

[1] http://fl1.findlaw.com/news.findlaw.com/cnn/docs/gwbush/sarbanesoxley072302.pdf

[2] Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.1968 г. № 2534-VII «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» отменен с вступлением в силу Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ.

Автор:

Теги: Внутренний контроль  защита бизнеса  акт Сарбейнса-Оксли  Sarbanes-Oxley Act  финансовая отчетность  искажение отчетности