Расчет больничных (пошаговая инструкция)

Если сотрудник заболел или получил травму, он может получить пособие по временной нетрудоспособности. Для этого работник приносит больничный лист. Давайте разберемся, что учесть бухгалтеру, рассчитывая такие пособия.

Шаг № 1. Определяем расчетный период

Любые пособия начинают считать с того, что определяют расчетный период, то есть то время, за которое берется заработок. В случае с пособием по временной нетрудо­способности расчетный период – два кален­дарных года, предшествующих страховому случаю. Проще говоря, если человек забо­лел в 2013 году, во внимание надо брать 2011 и 2012 годы. Так предусмотрено частью 1 ста­тьи 14 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ (далее – Закон № 255-ФЗ).

Подчеркнем, что длительность расчет­ного периода всегда принимается рав­ной 730 дням. При этом никакие дни вы­кидывать не нужно. Об этом сказано в ча­сти 3 статьи 14 Закона № 255-ФЗ.

Заменить расчетный период можно толь­ко в одном случае – если работница была в декрете или отпуске по уходу за ребенком. В таком случае она может написать заявление в свободной форме (см. образец на стр. 35) о замене 2011 и (или) 2012 года другими го­дами. Поменять можно как год, так и два. При этом заменяющие годы не обязательно должны предшествовать непосредственно расчетному периоду (т. е. для замены можно использовать и более ранние годы), а также следовать один за другим. Поступать таким образом сотруднице имеет смысл, если в ре­зультате она получит пособие в большем раз­мере, чем при расчете по общим правилам.

Шаг № 2. Считаем фактический заработок

Заработок работника для определения сум­мы пособия включает в себя все выплаты, на которые начисляли взносы в соцстрах. То есть это не только зарплата, но и премии, а также отпускные и пр. Выделим несколько важных моментов.

Во-первых, упомянутые в статье 9 Зако­на № 212-ФЗ суммы нужно исключить. Ведь это вознаграждения, на которые взно­сы не начисляют.

Во-вторых, если в расчетном периоде со­труднику повышали зарплату или его пере­вели на другую работу, такие изменения нужно учитывать с даты повышения или перевода. Это предусмотрено в пункте 12 Положения, утвержденного постановлени­ем Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375 (далее – Положение № 375).

В-третьих, доходы, полученные в нату­ральной форме, также нужно учитывать. Ру­ководствуясь пунктом 5 Положения № 375, возьмите в расчет рыночную стоимость вы­данных товаров (готовой продукции и т. д.). Напомним, что рыночная цена – это стои­мость товара, сложившаяся на момент вы­платы зарплаты в регионе, где находится организация (п. 54 постановления Пленума Верховного Суда РФ о т 17 марта 2004 г. № 2).

В-четвертых, полученный доход в ино­странной валюте при определении заработ­ка необходимо пересчитать в рублях по курсу Банка России, действующему на день начисления пособия. Так сказано в пункте 5 Положения № 375.

Посчитав все выплаты, посмотрите, не превышен ли лимит. Ведь за каждый год можно взять выплаты, не превышающие предельную сумму, на которую начисляют­ся взносы в ФСС РФ. Иными словами, за 2012 год можно взять максимум 512 000 руб­лей, а за 2011 год – 463 000 рублей.

Если же работница меняла расчетный пе­риод, то лимит и того меньше. За 2010 год или любой предыдущий год можно взять в расчет не больше 415 000 рублей.

Добавим, что нужно брать заработок со всех мест работы. То есть, если человек в 2012 или 2011 году трудился не в вашей фирме, попросите у него справку о заработ­ке. Форма справки утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 17 января 2011 г. № 4н.

Внимание

Если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней со дня увольнения, бывший работ­ник (если он официально еще не трудоустроился) имеет право на пособие.

Шаг № 3. Рассчитываем средний дневной заработок

Следующий этап – подсчет среднего днев­ного заработка. Просто сложите все выпла­ты за расчетный период и полученную сумму поделите на 730.

Данный порядок применяйте при расче­те пособия всем работникам. В том числе тем, кому установлена неполная рабочая неделя, неполный рабочий день или сумми­рованный учет рабочего времени (п. 16 По­ложения № 375).

При этом максимальный средний днев­ной заработок составляет 1335,62 рубля ((463 000 руб. + 512 000 руб.) : 730 дн.). Если фактический заработок выше, берите для расчета сумму 1335,62 рубля.

Шаг № 4. Определяем страховой стаж

Чтобы правильно посчитать сумму посо­бия, нужно знать еще один показатель. Это страховой стаж. Если стаж работника боль­ше 8 лет, то ему полагается пособие в раз­мере 100 процентов среднего заработка. Если стаж от 5 до 8 лет, размер пособия составля­ет 80 процентов среднего заработка. При стаже до 5 лет – 60 процентов. Если же стаж менее полугода, пособие выплачивайте в размере не больше МРОТ (об этом ниже).

Правила подсчета и подтверждения стра­хового стажа утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91. Общие правила довольно про­стые. Стаж определяйте на день наступле­ния страхового случая. То есть последним днем при подсчете стажа является день, предшествующий началу болезни.

В стаж включаются периоды работы по трудовому договору, время государственной гражданской или муниципальной службы. Кроме того, при подсчете стажа учитывай­те время службы в армии, полиции, МЧС и иных силовых ведомствах.

Будьте внимательны: время отпуска по уходу за ребенком до трех лет нужно при­нимать во внимание при подсчете стажа. А вот периоды учебы в институте, академии или университете по очной форме не учитывайте.

Основной документ, подтверждающий стаж, – трудовая книжка. Исчисление перио­дов работы производится в календарном по­рядке из расчета полных месяцев (30 дней) и полного года (12 месяцев). При этом каж­дые 30 дней указанных периодов переводят­ся в полные месяцы, а каждые 12 месяцев этих периодов переводятся в полные годы.

Если календарный месяц или календар­ный год человек отработал полностью, то они принимаются за полный месяц и пол­ный год соответственно. При этом опреде­лять общее количество дней трудовой дея­тельности человека путем суммирования всех периодов его работы, а затем делить по­лученный результат на 30 и на 12 не нужно. Правило о переводе каждых 30 дней в меся­цы и каждых 12 месяцев в годы действует для тех случаев, когда речь идет о не полностью отработанных календарных месяцах (годах).

Шаг № 5. Считаем итоговую сумму пособия

Определив средний дневной заработок и выяснив стаж работника, можно посчитать размер пособия. Просто перемножьте зара­боток и количество дней временной нетру­доспособности. Если стаж меньше 8 лет, при­мените понижающий коэффициент.

Проверяя больничный лист, удостоверь­тесь, есть или нет основания для отказа в выдаче пособия. Они перечислены в ста­тье 9 Закона № 255-ФЗ. В частности, за вре­мя учебного отпуска пособие не положено. Пособие не выплачивают также за период заключения под стражу или администра­тивного ареста.

Помните также, что есть основания для снижения суммы пособия (ст. 8 Закона № 255-ФЗ). В частности, это заболевание или травма, наступившие в результате алко­гольного опьянения. Или же во время болез­ни человек нарушил режим, предписанный врачом. В таких случаях пособие считайте так. За полный месяц можно выплатить не больше 5205 рублей (федеральный МРОТ).

В районах и местностях, в которых в силу закона применяются районные коэффици­енты и надбавки к заработной плате, «минималку» увеличивайте на такие коэффи­циенты.

Если стаж не больше шести месяцев, то пособие за полный месяц можно выплатить также в размере не больше одного МРОТ (с учетом районных коэффициентов).

Для расчета пособий совместителям дей­ствуют особые правила. Их мы привели в таблице:

Таблица. Особенности назначения и выплаты пособия совместителям

Назначить пособие нужно в течение 10 ка­лендарных дней после того, как работник принес листок временной нетрудоспособ­ности, а выплатить – в день ближайшей вы­дачи зарплаты в фирме.

Добавим, что первые три дня болезни оплачивает работодатель, а остальное вре­мя финансирует ФСС РФ. Таким образом, соцстрах возместит пособие не за все время болезни, а лишь часть.

Пример

Менеджер фирмы «Мир окон» В.А. Трофимов болел с 6 по 13 мая 2013 года включительно (всего восемь календар­ных дней). Общий страховой стаж Трофимова – шесть лет и восемь месяцев. Оснований для отказа в назначении пособия и его снижении нет. Пособие будет выплачено в размере 80 процентов среднего заработка.

Расчетным периодом являются 2011 и 2012 годы. За 2011 год заработок менеджера составляет 380 000 руб., а за 2012 год – 420 000 руб. Таким образом, лимит для каждого года не превышен. Среднедневной заработок равен:

(380 000 руб. + 420 000 руб.) : 730 дн. = 1095,89 руб.

Сумма пособия составляет:

1095,89 руб. X 80% X 8 дн. = 7013,70 руб.

Первые три дня болезни фирма оплатит за свой счет, а именно 2630,14 руб. (1095,89 руб. X 80% X 3 дн.). А остальное удастся потом возместить из ФСС РФ – 4383,56 руб. (7013,70 – 2630,14).

Шаг № 6. Сравниваем пособие с минимальным размером

Для пособий по временной нетрудоспособ­ности есть свой минимум. Его применяют, если в расчетном периоде у сотрудника не было заработка либо его заработок в пере­счете на полный календарный месяц оказал­ся меньше МРОТ, установленного на дату открытия больничного листа. Так предусмо­трено частью 1.1 статьи 14 Закона № 255-ФЗ. В таком случае минимальный среднеме­сячный заработок за расчетный период принимается равным одному МРОТ. Если установлены районные коэффициенты к зарплате, их также нужно учитывать. Что­бы посчитать минимальный среднедневной заработок, используйте формулу:

МЗ = МРОТ X 24 мес. : 730 дн. , где

МЗ – минимальный заработок за расчет­ный период;

МРОТ – федеральный МРОТ на дату открытия больничного листка (сейчас – 5205 руб.), увеличенный на районные ко­эффициенты (если они установлены);

24 мес. – количество месяцев в расчет­ном периоде (два года);

730 дн. – количество дней в расчетном периоде (всегда принимается равным 730).

Таким образом, минимальный средне­дневной заработок для расчета пособия со­ставляет 171,12 руб. (5205 руб. X 24 мес. : 730 дн.).

Напоследок выделим два важных момен­та. Первый: если сотрудник на момент стра­хового случая работает неполный день, МРОТ тоже нужно пересчитать. Например, человек трудится на полставки. Тогда мини­мум равен 2602,50 руб. (5205 руб. : 2). И вто­рой: рассчитывать минимальное пособие по временной нетрудоспособности нужно с учетом страхового стажа работника. Со­ответственно, если стаж сотрудника три го­да, сумму минимального дневного заработ­ка умножьте на 60 процентов.