Управление финансами: автоматизированные решения

Software

Автор:
Источник: GAAP.RU
Опубликовано: 17 октября 2012

Пожалуй, ни одну современную компанию, даже в относительно отстающей в этом плане от западных стран России, невозможно представить без совершенной автоматизации бизнес-процессов. Развитые IT-системы уже давно стали одним из краеугольных камней деловой эффективности. Это очень важный аспект функционирования любого предприятия, по причине чего уделить хотя бы небольшое внимание этой теме мы считаем своим долгом. В этот вторник в Москве прошел Четвертый международный ERP-Форум, организованный компанией CFO-Russia.

Нельзя сказать, что подобные мероприятия собирают огромное количество людей: тема-то весьма специализированная. Тем не менее, своя аудитория здесь имеется, причем даже необязательно, что это представители IT-департаментов. Так, представляя свой доклад «ERP и BI: какими они скоро будут», директор по информационным технологиям компании «Еврохим» Владимир Чибисов почему-то обратился к присутствующим как к финансовым директорам (речь шла о том, что данная  версия его презентации – несколько упрощенная и не изобилует техническими деталями, что было бы в том случае, если бы среди слушателей преобладали «айтишники»). В принципе, от истины он был недалек.

Подумаем, что сегодня может представлять собой программный комплекс для обслуживания бизнеса. Владимир Чибисов видит два варианта, две схемы. Есть, условно говоря, немецкая схема, где все выстроено в линию. «Условно» потому, что для этого варианта характерна истинно немецкая упорядоченность: на демонстрируемом слайде все составляющие были расположены в виде идеально правильного конуса. Как противоположность ей, существует также «американская модель» (не потому, что из США, а просто так названа): тут есть изначальный «бардак», который мы не трогаем, а автоматизируем его. Этот «бардак» накрываем коническим «колпаком», а уже под «колпаком» потом разбираемся со всем, с чем нужно разобраться.

Поначалу можно подумать, что первый вариант лучше. Это не так, ибо это условный порядок. Мы пока что рассуждаем здесь почти философскими терминами: если присмотреться с гипотетическим увеличительным стеклом, то в видимой упорядоченности обнаружится хаос («немецкая» модель). И наоборот – вроде бы вторая модель представляет собой хаос, а сделаем шаг назад – и вот уже перед нами целостная картина, которая живет по своим законам. Иллюстративный пример этой идее – Интернет. Вроде бы здесь огромные массивы разбросанной информации, но вбейте в Google запрос, и вот уже для Вас готовы ссылки на то, что Вы, скорее всего, искали. Вывод: нужен порядок по факту, а не по форме. Такова логика SAP.

Собственно, именно такая логика использовалась в ходе внедрения проекта автоматизации в компании «Еврохим». Идею «вбросил» один иностранный коллега, имя которого нам не запомнилось (если называлось вообще), да и не столь оно важно. Главное, что идея прижилась, была взята за основу. Итак, у нас есть множество самых разных неупорядоченных систем, которые являются источником данных. С помощью специальных программных роботов эти данные вытягиваются в облачное хранилище.

Хранилище организовано таким образом, что у каждого набора данных есть свои атрибуты – поля индексации – с которыми можно отнести данные в ту или иною категорию для дальнейшей работы с ними. Профессиональный Интернет организован тем же самым образом (да, мы говорим здесь  не о том Интернете, куда ходим каждый день, а о специальной программной разработке – например, корпоративный Google, с помощью которого можно организовать поиск, скажем, необходимой детали по складам).

Точки входа к системам делаются очень легкими: доступ возможен через любые гаджеты, через максимально удобный и привычный интерфейс. Собственно, через точки входа данные вытягиваются «вверх», в хранилище.

Система позволяет эффективно осуществлять анализ данных хранилища. Так, для оценки результативности труда за период используется очень гибкий подход на основе KPI. Например, можно посмотреть, какое количество задач было у сотрудника, с каким количеством задач он справился, сообщил ли он о фактах, о которых обязан сообщать, или даже о тех, о которых о сообщать не обязан, но все равно проявил сознательность. Все это определяет конечный уровень вознаграждения.

Аналогичным образом очень эффективно реализована процедура согласования документов: здесь гарантируется, что документ согласует именно тот человек, который должен.

Еще в советские времена – говорит докладчик – появилось такое понятие как «семантические системы». Тут присутствует реальный элемент семантики: системе понятно, кто перед ней.

Таким образом, возвращаясь к началу – что было сделано здесь? Накрыв «колпаком» неупорядоченные процессы и людей, мы начали «подчищать» их, упорядочивать и автоматизировать. Происходит кодификация всего и вся: кодирование компании, людей, процессов, оборудования. Следующий шаг за кодированием – создание полей индексации, с помощью которых поисковая машина (корпоративный Google в нашем случае) выводит все это на гаджеты. Такая вот общая логика.


Практический опыт автоматизации учета и финансовой отчетности Дмитрий Казаринов, директор департамента проектов по развитию корпоративных систем поддержки бизнеса, Ростелеком

Дмитрий в своем выступлении рассказал об опыте Ростелеком, который он назвал «революцией» проектов, потому что компания прошла через масштабную реорганизацию. Так получилось, что меньший бизнес поглотил семь больших, расположенных в регионах.

Конечной целью реорганизации было внедрение Oracle 12-й версии для отчетности и Hyperion для бюджетирования. Причем необходимо было не просто внедрить систему, но еще и выстроить реальные взаимоотношения между региональными подразделениями. Поэтому то, что имело место, можно назвать структурной реорганизацией.

Одним из важнейших аспектов составления новой автоматизированной отчетности является учет обоснованности тарифов, поскольку таковы требования Федеральной антимонопольной службы, и это было успешно реализовано. И не только: в системе организован налоговый учет с выходом всех необходимых форм, составление МСФО-отчетности и многое другое.

Внедренный функционал весьма обширный. В принципе, нельзя сказать, чтобы предыдущая версия (Oracle 11) была намного хуже, она уже была «продвинутой», но тут мы говорим о более высоком уровне с очень широким охватом. В 2011 году они закончили разработку пилотного проекта и его запуск, ну а в 2012 году произошло полноценное развертывание его систем.

В случае с таким крупным проектом всегда очень важно увязать основные функциональные блоки, прежде всего для облегчения понимания пользователями – все должны чувствовать себя комфортно!

Какой базис необходим, чтобы грамотно запустить проект – на чем он должен основываться? Бюджетный контроль, план счетов, аналитики, справочники, политика по HR (human resource) и так далее. Эта работа с огромным объемом данных

Одним из существенных отличий новой системы является то, что здесь возрастает роль пользователей. Ведь с «первичкой» сегодня работают они, загоняют ее в систему. В других компаниях привыкли, что вся «первичка» передается бухгалтерии, и о ней как бы забывают, но здесь другой подход.

Отвечая на вопрос об основных проблемах внедрения (поскольку в ходе основной презентации о них не говорилось) – с чем они могли бы быть связаны, с технологиями ли, или, возможно, с человеческим фактором – Дмитрий сказал, что основным проблемным моментом для них были методологические вопросы и выстраивание отношений с людьми.


Еще одним довольно интересным выступлением нас порадовал Игорь Кукоев, начальник планово-аналитического управления «Шоколадницы». Он поделился с участниками своими представлениями об увеличении финансовой эффективности операционной деятельности благодаря автоматизации управленческого учета и внедрению BI-систем.

Свое выступления он начал с того, что констатировал очень высокие темпы роста своей компании, которая уже завоевала значительную долю рынка в России, Украине и не только. Отсюда повышенные требования к ERP-системам.

Общая схема, которая используется ими – по своей сути одна из самых простых: управленческие структуры, обслуживающие структуры, инвестиционная деятельность, операционная деятельность и финансовая деятельность. Основной, однако, является именно операционная деятельность, поскольку таковы особенности бизнеса. Как же ее оценить? Понятно, что производить оценку нужно со стороны посетителей – удовлетворены или нет их запросы, устраивает ли их качество продукции и уровень обслуживания. Заметим, что это даже не финансовые данные.

Говоря о качестве обслуживания, мы говорим об управлении персоналом. Оно в «Шоколаднице» проводится на основе KPI: измеряют то, насколько тот или иной человек вообще заинтересован там работать, насколько он нацелен на результат. Не секрет, что некоторые приходят, чтобы немного поработать и уйти. При этом нужно проявлять необходимую гибкость и стараться не «пережимать», поскольку текучесть кадров сама по себе большая. Но это уже особенности бизнеса.

Автоматизация – процесс сложный. Очень большое количество разрозненной информации проходит структуризацию, вносится в базу и применяется – для зарабатывания денег, разумеется, ибо какая еще может быть конечная цель?

Таким образом, целевые числовые показатели – это выручка, показатели прибыли в общем случае. Активно идет анализ динамики, поведения исторических данных. Далее, учитываются мотивационные показатели (чтобы сотрудники работали «на результат», целевые показатели работы кофейни должны быть учтены в факторах мотивации).

Есть также такая важная для этой компании вещь, как маркетинговые акции. Должны быть оговорены регламенты взаимодействия с клиентами.

В общем и целом, чем больше информации – тем лучше, по крайней мере, на более высоких этапах развития компании, о которых мы говорим в случае с «Шоколадницей». Рано или поздно даже данные о температуре в помещениях позволят строить полезные модели зависимости.

Стоит помнить о том, что в любом случае необходима очистка данных, их преобразование в предварительные аналитические данные, которые далее уже используются для анализа

Оперативный учет в компании выполняется в системе 1С.

Общие схемы можно выстроить следующим образом:

Управление ФОТ (фондом оплаты труда)

  • Мотивация на личную заинтересованность
  • Дифференциация по должностям
  • Самоорганизация в кофейне
  • Прозрачность
  • Контролируемость
  • Анализ рынка труда

Управление себестоимостью

  • Прогноз закупок по статистическим данным (потребление кофе как основной продукции подвержено сезонным колебаниям)
  • Контроль качества продукции
  • Прогнозирование и контроль изменения цен поставщиков (это следует из первого пункта, поставщики подстраивают свои цены, и это также научились учитывать)
  • Контроль причин списаний

Управление продажами

  • Прогноз продаж по статистическим данным
  • Учет исторических и внешних факторов
  • Ассоциативный анализ
  • Детальный анализ спроса
  • Оценка эффективности акций

В результате автоматизации и внедрения BI-системы в компании теперь получают оперативные данные о динамике показателей в привязке к конкретным событиям. Осуществляется своевременный контроль большого количества показателей операционной деятельности (напомним, здесь именно она играет основную роль). Если спросить опытного управляющего, сколько показателей ему или ей нужно, ответ будет «3 или 4». Не более. Это действительно так, но нужно помнить о том, что каждый из этой, условно говоря, четверки складывается из десятка-другого меньших по своей значимости показателей, но все вместе они критически важны.

В конце презентации Игоря спросили, кто же был заказчиком этой системы. На это последовал ответ, что заказчиком, конечно, был собственник бизнеса. Акционеры, иначе говоря. Однако все, кто сталкивался с этой ситуацией, прекрасно знают, что собственника (акционера) нужно сначала убедить, что именно он, оказывается, будет заказчиком, что это действительно нужно. В случае с «Шоколадницей» поддержка проекта была на самом высоком уровне.

Выражаем благодарность CFO-Russia за сотрудничество в рамках конференции 

Автор:

Теги: управление финансами  автоматизаций бизнес-процессов  IT-системы  ERP  BI  анализ данных  KPI  автоматизация учета  финансовая отчетность  Oracle  SAP  1C  Hyperion  автоматизированная отчетность  МСФО-отчетность  финансовая эффективность  операционная де