Автор оригинального материала: Перри Уиггинс (Perry D. Wiggins), CPA, секретарь и заведующий финансовым отделом в APQC – некоммерческой организации в Хьюстоне, занимающийся деловыми исследованиями и анализом
По материалам: CFO
Чем меньше времени вы посвящаете в конце каждого месяца закрытию отчетности, тем больше вы сможете потратить на действительно полезные вещи вроде обдумывания стратегических инициатив для своей организации. Научившись обеспечивать качество данных, решать процессуальные проблемы и работать наперед, финансовые команды способны значительно сэкономить время на рутинную работу и заняться проектами, действительно создающими стоимость.
Полезная метрика этого месяца называется “время обработки ежемесячных закрытий”, и данные по ней традиционно предоставлены на основе результатов проведенного опроса компанией APQC – американской некоммерческой организацией в Хьюстоне, которая занимается деловыми исследованиями и анализом. Вопрос, который задавался в этот раз, относится к открытым, и для большей конкретики “время закрытия” определено как число календарных дней, проходящих между составлением промежуточного баланса и завершением подготовки консолидированной отчетности, т.е. это общее время с начала процесса до самого его завершения, затрачиваемое не только непосредственно на саму работу, но и на ожидания результатов работы других участников, чтобы можно было двигаться дальше.
В опросе приняли участие 2300 организаций, из которых наименее эффективным требуется от 10 и более календарных дней на закрытие ежемесячной отчетности – это нижний квартиль. С другой стороны расположился верхний квартиль наиболее эффективных, которые тратят 4.8 или меньше, то есть справляются они примерно вполовину быстрее. Медиана составила 6.4 дня.
Устраняем препятствия
В обсуждениях возможностей улучшения процесса финансовые директоры часто отмечают, что закрытие бухгалтерских книг в максимально короткие сроки является для них наивысшим приоритетом. Ускорение этого процесса дает каждый месяц дополнительное время для финансовых директоров и их команд, чтобы посвятить его стратегическим инициативам. Если можно с этим справиться за пять дней вместо десяти, это значит, что эти пять дней можно будет потратить на анализ, прогнозирование и консультирование относительно деловых решений, а также разработку будущих проектов совместно с главами других департаментов, улучшение финансовой отчетности и коммуникаций и многое другое. Если CFO действует быстро, то и вся организация тоже действует быстро.
Для многих организаций главным барьером здесь является качество данных. Доверять данным низкого качества просто нельзя, и чтобы их “очистить”, требуются определенные трудозатраты. Вероятно, вы можете захотеть избавить себя от этого, обеспечив лучшее качество входных данных, а сделать это можно, только внедрив высокие стандарты качества данных и управления ими. Как именно это сделать?
- Стандартный план счетов. Данные APQC показывают, что организации, внедрившие у себя стандартный план счетов, “снимают” в среднем около двух дней со времени полного завершения подготовки ежемесячной консолидированной отчетности в сравнении с теми, у которых это не принято. Последовательное использование наименований статей и идентификационных номеров на основе плана счетов означает, что финансовые команды тратят меньше времени на гадание и заполнение пробелов.
- Общепринятые определения финансовых данных. Для разветвленных групп компаний с несколькими отчитывающимися подразделениями особенно важно, чтобы наименования и нумерация в планах счетов совпадали как можно точнее. Если организации строго следуют общим финансовым определениям, им требуется на несколько дней меньше, чтобы подготовить ежемесячную консолидированную отчетность, поскольку людям из финансовых департаментов не приходится угадывать, что означают данные, и куда их ставить в финансовой отчетности. “Чистые” данные легче трансформируются в полезную информацию.
- Эффективное управление данными. Эффективное управление – это намного больше, чем просто четкое определение данных. Оно создает целую систему отчетности, которая улучшает качество данных и их последовательность, а также снижает регуляционные риски. Неважно, откуда поступили данные – из счетов-фактур, электронной почты, клиентских счетов или других источников – они должны соотноситься с технологией и финансовыми процессами вашей организации. Эффективное управление данными предполагает процессы для их проверки, обеспечения надежности, а равным образом и устранение ненужной рутинной работы, которая только снижает эффективность.
Таким образом, если вы “очистили” свои данные, но у вас все еще уходит слишком много времени на закрытие отчетности каждый месяц, проблема, вероятно, носит процедурный аспект. Придется разработать и тщательно документировать все процедуры в рамках процесса ежемесячного закрытия, что позволит регулярно отслеживать и разрешать проблемные моменты.
Также может помочь “работа наперед”, т.е. решение по возможности большего количества задач еще до наступления аврала в конце каждого месяца. В финансовой области это можно сделать, например, внедрив контрольные листы до начала закрытия отчетности. Постарайтесь определить как можно больше реконсиляций и записей в журналах, которые необходимо будет сделать перед началом работы с отчетностью. В целом, перенесите как можно больше задач на этот период
Также не забывайте использовать фактический лист закрытия на конец месяца. Полезным в этом отношении будет развитая система коммуникаций: пусть руководители всех департаментов четко понимают, что наступил тот момент времени, когда запись фактических данных в журнал обрывается и начинается подведение итогов.
Если вы обнаружили свою компанию в верхнем квартиле с 10 и более днями “времени закрытия”, спросите себя, что бы вы могли сделать с пятью дополнительными свободными днями в месяц, и займитесь после этого своими данными и процессами. Недостаточно просто знать, что все люди в финансовой команде под вашим подчинением – большие молодцы, нужно еще и дать им возможность в полной мере проявить себя, сосредоточившись на создании стоимости.