Как навести порядок в управленческом учете затрат

Когда перед финансовым директором стоит задача оптимизировать издержки, сразу найти решение не удается. Чаще всего просто не хватает детальных данных о том, как и на что расходуются средства. Решить эту проблему, а также получить исчерпывающие сведения о том, куда уходят ресурсы, во что обходится содержание структурных подразделений, производство той или иной продукции, можно, выстроив систему управленческого учета затрат.

Затраты любой компании делятся на разные группы по множеству признаков. Это постоянные и переменные издержки, прямые и косвенные, производственные и непроизводственные. Сюда же стоит добавить и огромное количество объектов учета. Например, затраты могут учитываться по центрам финансовой ответственности, структурным подразделениям, направлениям деятельности бизнеса, выполняемым проектам, каналам сбыта и видам выпускаемой продукции. Запутаться в таком многообразии типов и объектов затрат довольно просто. Этого не произойдет, если выполнить ряд простых шагов.

Шаг 1. Навести прядок в объектах учета

Прежде чем бросаться создавать большое количество аналитических признаков к счетам бухгалтерского плана счетов (если управленческий учет базируется на бухгалтерском), нужно разобраться с тем, какую информацию нужно получить на выходе. Как правило, менеджмент компании хочет знать: из чего складываются текущие расходы компании; сколько стоит содержание того или иного структурного подразделения; как исполняются в части затрат бюджеты, принятые для центров финансовой ответственности; какие виды продукции приносят максимальную прибыль, а какие, наоборот, нерентабельны и т. д.

Этот список далеко не полный. И в зависимости от конкретного предприятия в нем будут присутствовать и другие не менее сложные вопросы. Тем не менее этого перечня достаточно, чтобы начать создание управленческого учета затрат, который будет в дальнейшем дорабатываться с учетом нужд менеджмента.

Итак, все по порядку. В первую очередь стоит разобраться, как можно структурировать затраты по объектам учета. Варианты могут быть следующие:

• по экономическим элементам. С этой классификацией затрат в компаниях, как правило, проблем не возникает. Каждая компания так или иначе отражает издержки по элементам, хотя бы потому, что этого требуют стандарты формирования финансовой отчетности – как МСФО, так и РСБУ. К элементам затрат относятся, например, материальные затраты, затраты на оплату труда, амортизация, прочие затраты и т. д. Распределение затрат по элементам позволяет отследить, во что обходится компании тот или иной вид ресурсов. Правда, будет иметь смысл сделать некоторое отступление от общепринятых норм. А именно использовать более детальные элементы затрат, особенно для тех затрат, удельный вес которых в общих издержках велик. Например, затраты на оплату труда поделить по категориям сотрудников компании: производственные рабочие, обслуживающий персонал, офисные сотрудники и т. д.;
• по статьям калькуляции. Как правило, перечень статей калькуляции определяется непосредственно на предприятии. Пожалуй, единственное, что строго соблюдается во многих компаниях, – это выделение таких укрупненных статей, как производственные, общепроизводственные и общехозяйственные издержки. Они в свою очередь включают более детальные статьи калькуляции. Например, в случае с производственными затратами это могут быть сырье, материалы, полуфабрикаты, топливо на технологические цели, вспомогательные материалы, основная зарплата производственных рабочих, расходы на содержание и эксплуатацию оборудования и т. д.;
• по местам возникновения затрат или центрам затрат. Очевидно, что любые издержки связаны с работой (содержанием) того или иного подразделения компании. Соответственно, чтобы в дальнейшем иметь возможность контролировать расходные части операционных бюджетов, любые издержки должны быть увязаны с тем или иным центром затрат;
• по видам выпускаемой продукции. Одна из задач, для решения которой создается система управленческого учета затрат, – определение рентабельности товарных групп и отдельных наименований продукции. А для этого прямые затраты должны быть сопоставлены с наименованиями производимых товаров (работ или услуг).

Далее издержки можно и нужно классифицировать в зависимости от их динамики по отношению к объемам производства, а также по отношению к выпускаемой продукции. Речь идет о выделении прямых и косвенных расходов, а также постоянных и переменных издержек. Первая классификация понадобится, например, для формирования производственной себестоимости выпускаемого продукта и определения финансового результата деятельности организации. Вторая важна для принятия успешных управленческих решений. Например, при определении точки безубыточности, маржинальной прибыли (выручка за вычетом переменных расходов) как по компании в целом, так и в отношении отдельных товаров.

В дополнение ко всему перечисленному, на практике также иногда встречается классификация затрат на устранимые и неустранимые, что более чем оправданно, если речь идет о том, какие издержки подвергнутся сокращению. А также на релевантные и нерелевантные.

Результатом подобной классификации затрат должны стать соответствующие справочники, описывающие типичные для компании затраты. Например, затраты на покупку железного листа компанией, выпускающей карнизы для окон, могут классифицироваться как:

• материальные затраты (по статьям калькуляции);
• производственные (по элементам);
• затраты производственного цеха (по местам возникновения);
• затраты на производство карнизов (по видам продукции);
• прямые (по принципу отнесения на себестоимость);
• переменные (по зависимости от объемов производства).

Шаг 2. Создать систему сбора данных

После того как определено, как будут классифицироваться затраты для целей управленческого учета, предстоит определить, как и где эти данные будут учитываться. Одно из сравнительно простых решений, но не лишенное ряда недостатков, – создать аналитику на счетах бухгалтерского учета. Некоторые классификации изначально заложены в Плане счетов, утвержденном Минфином России. Это, например, счета для производственных затрат (затрат продукта) – 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы» и непроизводственных затрат – 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». А вот если понадобится информация о переменных и постоянных затратах, то придется вводить дополнительную аналитику ко всем счетам учета затрат.

И если эту аналитику будут указывать рядовые сотрудники бухгалтерии при проведении хозяйственных операций, проблем будет предостаточно. Но путаница с затратами будет только в том случае, если не создать справочник, касающийся классификации затрат. В нем все затраты организации распределяются по необходимым группам. Универсальных справочников не существует. Потому что, казалось бы, одни и те же затраты будут классифицироваться по-разному. Например, для одной компании затраты на электроэнергию полностью косвенные, а для другой – при энергоемком производстве – часть затрат на электроэнергию могут быть прямыми и т. д.

Таблица 1 Результаты перераспределения косвенных расходов