Автоматизация учета в процессном производстве

Software

Автор:
Источник: Журнал «Финансовый директор» №4-2008
Опубликовано: 11 апреля 2008

Для процессного производства большое значение имеет степень детализации данных операционного учета. Многоэтапная трансформация первичного сырья в готовую продукцию должна быть корректно отражена в схеме расчета себестоимости. Поэтому подобное производство предъявляет особые требования к функциональности КИС. Их следует учитывать при выборе программного продукта.

До 2005 года в «Рошальской индустриальной фирме «Аметист» учет осуществлялся по принципу «лоскутного одеяла»: производственный и складской – в программе собственной разработки на платформе «1С: Предприятие 7.7», бухгалтерский и налоговый – в «1С: Бухгалтерия 7.7». Поскольку существующие системы были разработаны и внедрены в расчете на один вид деятельности и определенную схему производства, с развитием бизнеса они перестали удовлетворять потребности управления. Формируемая по котловому методу учета себестоимость не позволяла получить данные о рентабельности производства продукции в разрезе марок. Данные операционного (производственного) учета не были в достаточной степени детализированы, что требовалось для расчета себестоимости (например, выпуск и передача отходов, возвраты в производство, передача на предыдущие переделы).

Еще одним недостатком существующей системы автоматизированного учета было отсутствие единого кодификатора 1 – нормативно-справочная информация размещалась в большом количестве разнородных справочников, как следствие, ввод новой продукции, изменение параметров старой, а также контроль корректности данных были крайне сложны и трудоемки.

Включение в учетный процесс новых производственных участков или схем, любая корректировка бизнес-процессов требовали изменения программного кода. В то же время многочисленное количество доработок («заплаток») достигло критического уровня и сделало невозможным дальнейшее развитие программ.

Личный опыт

Ольга Павлова, главный бухгалтер компании «РИФ «Аметист»
Производство поролона состоит из нескольких переделов, на каждом из них необходимо определить величину произведенных затрат . Доработки существующей программы не позволяли достигнуть нужного результата, поэтому руководством предприятия было принято решение о совершенствовании существующей информационной системы.

Задачи проекта автоматизации

В начале 2005 года было принято решение о внедрении новой учетной системы. Среди множества задач, поставленных перед проектом автоматизации, выделились две основные. Во-первых, обеспечение точности расчета себестоимости полуфабрикатов и готовой продукции по переделам и маркам без ручной обработки данных. Во-вторых, организация единого информационного пространства для операционного и финансового учета, подразумевающая однократный ввод данных, отсутствие операций по загрузке или выгрузке данных между базами. Данные для бухгалтерского учета должны формироваться автоматически из операционной базы. Не менее важными задачами стали внедрение единых ключевых классификаторов, электронного документооборота.

Личный опыт

Ольга Павлова , главный бухгалтер компании «РИФ «Аметист»
Новая учетная система должна была решить не только проблемы ведения бухгалтерского учета – снизить трудоемкость и повысить оперативность процессов учета себестоимости, основных средств, товарно-материальных ценностей. Не менее важно было обеспечить высокое качество учетной информации и финансовую прозрачность в целом для успешного и эффективного решения управленческих задач . Изучив существующие на рынке программные решения, руководство фирмы остановило свой выбор на «ИТРП: Процессное производство 8.0» на платформе «1С: Предприятие 8.0».

Рафат Киямов , директор по экономике и финансам компании «Нижнекамсктехуглерод»
В нашей компании решение о внедрении новой КИС было принято в 2005 году. Рассматривали такие программы, как Microsoft Axapta ( сейчас Dynamics AX. – Прим . ред . ), Oracle JD Edwards EnterpriseOne и «1С: Предприятие 8.0». Принимали во внимание комплекс решаемых задач (российский и международный финансовый учет, бюджетирование, управление персоналом), наличие отраслевых решений, распространенность в России и положительный опыт внедрения, стоимость. В результате сделали выбор в пользу «1С», но, поскольку производственный процесс на нашем предприятии отличается высокой сложностью («переплетенностью»), решили установить не оригинальный продукт, а «ИТРП: Процессное производство 8.0» на этой же платформе. К тому же на одном из предприятий нашего холдинга («Татнефть») был внедрен подобный программный продукт, но более ранней версии (7.7).

Ход проекта

Контракт с разработчиками программы компанией ИТРП был заключен в апреле 2005 года. Внедрение информационной системы в «РИФ «Аметист» заняло около двух лет: сначала ввели в промышленную эксплуатацию блок операционного учета в производстве и на складах, затем – блок бухгалтерского и налогового учета. Подобный срок можно объяснить значительной подготовительной работой, длительными перерывами в ходе проекта, а также тем, что для разработчиков программы это был пилотный проект, то есть система совершенствовалась в процессе внедрения. Со стороны компании в проекте принимали участие сотрудники IT-отдела и руководители подразделений, задействованных в автоматизации, – начальник отдела развития производства, коммерческий директор, главный бухгалтер.

Подготовительные работы

На этапе подготовки большое внимание уделялось описанию бизнес-процессов, точной увязке существующей учетной политики с функциональностью и настройками программы, разработке номенклатурного справочника. Последний был фактически создан заново: полностью систематизированы наименования сырья и материалов, полуфабрикатов и готовой продукции – около 15 тыс. позиций. Изменились правила построения кодов номенклатуры. Теперь справочник двухуровневый: первый уровень – номенклатура, второй – ее исполнение (такие характеристики, как цвет, сорт или размер). Данная структура позволила на порядок сократить объем номенклатурных классификаторов.

Что касается бухгалтерского учета, в целом он усложнился, стал более детальным.

На этом же этапе были разработаны и утверждены регламенты перехода на новую систему, загрузки справочников и начальных остатков по счетам из старой базы учета в новую, а также методики обработки и способы отражения совершенных операций в учете. Одновременно с этим будущие пользователи прошли курс обучения.

Некоторые требования процессного производства к функциональности КИС

  1. Корректное отображение в учете таких специфических складских операций, как упаковка и фасовка, смешивание и сепарирование, расход рабочей смеси, уценка или дооценка ТМЦ, усушка.
  2. Незавершенное производство может не поддаваться инвентаризации (например, остатки в трубопроводе), однако необходима его оценка для корректного расчета себестоимости.
  3. Контроль отклонений параметров партий ТМЦ от установленных стандартов.
  4. Учет ТМЦ одновременно в нескольких натуральных единицах измерения (единицы упаковки, массы).
  5. При анализе доступности запасов следует учитывать время их созревания и срок годности.

Личный опыт

Рафат Киямов, директор по экономике и финансам компании «Нижнекамсктехуглерод»
При внедрении системы на нашем предприятии на подготовительном этапе были оптимизированы отдельные бизнес – процессы, доработаны клас – сификаторы затрат, номенклатуры продукции, сырья и материалов. На предприятии уже существовала система шифрования затрат, поэтому при создании номенклатурных справочников было необходимо разработать классификатор статей затрат – не менее детальный, чем информация, содержащаяся в шифрах.

Автоматизация операционной деятельности

Модуль операционного учета был внедрен в январе 2006 года. Для автоматизации была использована демоверсия программы, коммерческая версия вышла полгода спустя. Поскольку производство ведется непрерывно, необходимо было перейти на новую систему учета в течение 1–2 суток. В компании «РИФ «Аметист» переход был реализован с остановкой производства всего на одни сутки.

Среди наиболее существенных аспектов автоматизации этого блока можно выделить высокую детализацию учетных данных и полную формализацию потоков ТМЦ. Новая база операционного учета содержит информацию о товарно-материальных потоках в производстве и на складах в количественном выражении, в том числе о передвижении отходов производства (раньше эта информация настолько детально не фиксировалась). Для ввода данных в большинстве случаев используется штрихкодирование как на складах, так и на производстве. Учет ведется в реальном времени: производственный – с детализацией информации о полуфабрикатах и конечной продукции до конкретной единицы упаковки, складской – дополнительно до ячейки хранения. Полуфабрикаты и готовая продукция одновременно учитываются в двух натуральных измерителях, например штуках и килограммах, погонных и квадратных метрах (в зависимости от номенклатуры). Такой учет позволяет решать финансовые и логистические задачи в одном информационном пространстве. Таким образом, полученные учетные данные стали пригодными для экспорта в базу финансового учета, дальнейшего формирования себестоимости как полуфабрикатов на каждом переделе, так и конечной продукции по отдельным маркам.

Автоматизация бухгалтерского и налогового учета

Модуль автоматизации бухгалтерского и налогового учета (регламентированного) был внедрен в январе 2007 года. Одна из задач этого этапа – корректный перевод данных операционного учета в финансовую плоскость. На тот момент операционная система работала уже год, поэтому вмешательство в ее работу следовало минимизировать. В то же время в системе должны были появиться дополнительные данные по каждой операции, позволяющие автоматически сформировать соответствующие бухгалтерские документы. Не используемые для финансового учета производственные и логистические данные были удалены (свернуты). На интерпретацию производственных и складских потоков потратили три месяца. Прочие разделы – взаиморасчеты, основные средства, налоговый учет, НДС – были внедрены в течение месяца. Через два месяца после запуска системы был сформирован предварительный бухгалтерский баланс, через три – его окончательный вариант с учетом исправления ошибок ввода. При этом из-за организационных сложностей опытная эксплуатация новой системы параллельно со старой не проводилась.

Личный опыт

Ольга Павлова, главный бухгалтер компании «РИФ «Аметист»
Было принято решение формировать первичные документы и вести учет сразу в новой программе. Разработчики прописали правила конвертации, переноса остатков по счетам и данных первичных документов из старой базы в новую. Некоторые из них, например по счетам 07, 08, 09, 19, 68, 69, 70 и 97, переносились вручную. Параллельно проводилось обучение пользователей правилам ведения учета по их участкам в новой программе.

Теперь данные из операционной базы поступают в базу бухгалтерского учета оперативно, с интервалом в десять минут, причем в «свернутом» виде – без излишних расшифровок. Например, отчет о реализации продукции со склада будет содержать итоговую информацию на определенную дату о количестве упаковок, массе реализованной продукции, себестоимости 1 кг продукции в разрезе номенклатур и исполнений (сорт, цвет), но без детализации по единицам упаковок. Бухгалтеры избавлены от необходимости разносить по счетам первичные документы, это происходит автоматически в ответ на соответствующие операции в операционном учете.

Необходимо отметить, что после внедрения системы регламентированного учета изменились требования к набору аналитических признаков операционного учета. Например, потребовалась корректировка учета отдельных потоков ТМЦ, возвратов в производство, услуг вспомогательных производств. Повысилась точность учета расхода вспомогательных материалов и расчета себестоимости основных рабочих смесей сырья.

Вопросы расчета себестоимости

Для решения одной из основных задач – расчета себестоимости полуфабрикатов и продукции по переделам и маркам – пришлось пересмотреть методику формирования себестоимости. Если раньше себестоимость рассчитывали в разрезе укрупненных позиций (номенклатурных групп, отличающихся геометрией продукции, как например, «Блок», «Лист»), то теперь введены так называемые «фантомы» себестоимости. На предприятии общее количество номенклатурных наименований составляет примерно 15 тыс. Чтобы сократить объем вводимых и обрабатываемых данных, были выделены номенклатурные группы (или «фантомы» себестоимости, около 100 единиц), каждая из которых соответствует определенной марке поролона. Поскольку относящаяся к одной группе продукция отличается лишь размерами (рабочая смесь одна и та же), то, следовательно, для каждой марки возможно подсчитать себестоимость 1 кг полуфабриката на каждом переделе и готовой продукции в целом. Расход смеси на изготовление партии полуфабрикатов фиксируется автоматически. Аналогично при списании полуфабриката в производство на любом переделе в системе автоматически отображается информация о том, на какую марку продукции этого передела нужно произвести списание. Распределение происходит пропорционально весу продукции по всей номенклатуре, принадлежащей данной марке.

Высокая степень детализации данных в базе производственного учета позволяет контролировать в базе финансового учета себестоимость продукции и полуфабрикатов на всех этапах изготовления в разрезе номенклатуры и исполнений продукции. Для этой цели формируется отчет «Анализ себестоимости наработки», раскрывающий себестоимость выпускаемой продукции за месяц в разрезе номенклатурных единиц и порядок ее формирования (из каких компонентов состоит) по статьям затрат, – материальных (сырье и вспомогательные материалы), амортизации, услуг вспомогательных производств, затрат на оплату труда, распределенных общепроизводственных расходов. Есть возможность выделять из себестоимости переменные производственные (на любом переделе) и коммерческие расходы (по операциям отгрузки), а также ранжировать продукцию по маржинальной рентабельности.

Сложности

Реализация проекта автоматизации в компании «РИФ «Аметист» не обошлась без сложностей. Так, через два месяца после внедрения блока операционного учета пришлось модернизировать компьютерную технику – прежняя не справлялась с объемом задач, в результате чего программы работали со сбоями. В связи с некорректностью учета части операций потребовалась доработка программы.

Личный опыт

Ольга Павлова, главный бухгалтер компании «РИФ «Аметист»
После проверки корректности результатов конвертации и ввода начальных остатков в бухгалтерском учете было выявлено несколько моментов, связанных со спецификой деятельности предприятия и учетом некоторых операций в старой программе ( например, учет производства экспортной продукции при одновременном наличии толлинговых услуг, ведение раздельного учета входного НДС ). Эти вопросы потребовали доработок.

Рафат Киямов, директор по экономике и финансам компании «Нижнекамсктехуглерод»
В нашей компании большинство проблем , возникших в процессе автоматизации, были связаны с персоналом. Во – первых, специалисты предприятия, в том числе IT – отдела, не имели опыта работы с «1С» – потребовалось дополнительное время на их обучение. Во – вторых, мотивация оказалась недостаточно эффективной. Система стимулирования была на 100% увязана с результатами проекта, однако разрыв во времени между началом проекта и планируемой выплатой премии снижает действенность подобного стимула. В-третьих, под проект не было выделено дополнительных трудовых ресурсов . Не избежали и традиционных проблем для проектов автоматизации – высокой текучести кадров (в бухгалтерии сменилось три специалиста по налоговому учету) и консервативного отношения работников к новому программному обеспечению («привычное лучше нового»).

Также необходимо отметить, что наш проект автоматизации был для разработчика программы по сути «пилотным», поэтому потребовалось много доработок по ходу его реализации.

Предварительные итоги

Задачи, поставленные перед участниками проекта автоматизации, в основном были решены. Сложные многопередельные процессы трансформации исходного сырья в готовую продукцию корректно отображены в схеме детального расчета себестоимости. Товарно-материальные потоки стали полностью прозрачными для финансовой службы и руководства предприятия. В процессе отладки программы ее финансовый блок был перегружен неизбежными для этого этапа неоднократными повторными проведениями и закрытиями. Однако благодаря разделению базы данных на операционную и финансовую удалось избежать остановки производства.

Личный опыт

Ольга Павлова, главный бухгалтер компании «РИФ «Аметист»
К преимуществам реализованного проекта автоматизации процессного производства можно отнести следующее. Теперь продукция отражается на счетах производства в разрезе номенклатуры. Есть возможность проверки корректности введенных данных на каждом этапе процесса производства, операции или переделе. Новая система позволила учитывать ТМЦ на складах и в производстве в нескольких единицах (единица хранения , единица производства и дополнительная учетная единица). Закрытие отчетного периода осуществляется автоматически в соответствии с заданным алгоритмом, при этом сообщается о найденных ошибках и их типе. К недостаткам системы детального учета можно отнести длительность процедуры закрытия – до пяти часов.

Рафат Киямов, директор по экономике и финансам компании «Нижнекамсктехуглерод» Нам пока сложно оценить преимущества реализованного проекта, поскольку внедрены только модули учета хозяйственных операций, управления сбытом и закупками, производственного учета и расчета себестоимости, учета денежных средств и управления финансовыми ресурсами. То есть нет пока цельной комплексной системы планирования, бюджетирования и учета. Могу отметить, что по сравнению с предыдущей системой («БЭСТ – ПРО»), у новой шире возможности для анализа финансово – хозяйственной деятельности.

Проект автоматизации в компании «РИФ «Аметист» продолжается: в дальнейших планах внедрение модулей производственного планирования, управления закупками и резервирования продукции под заказы покупателей.

Автор: